Bestyrelsesmøde 2026-04-15 - Referat

Ordstyrer: David
Referent: Lasse
Fremmødte: Victoria, David, Mark, Markus, Konrad, Simon Thrane, Lasse
Afbud: Sofus

  1. Formalia
    1. Valg af ordstyrer
      1. David
    2. Valg af referent
      1. Lasse
  2. Godkendelse af referat fra sidst
    1. Det er godkendt og sendt ud.
    2. Vi har også godkendt referatet fra Kantinens generalforsamling.
      1. Kantinen kommer ikke til at holde eksplicitte bestyrelsesmøder, men det bliver bare en del af vores bestyrelsesmøder.
  3. Næste møde
    1. Næste møde er d. 19/05/2026 kl. 17.
  4. Siden sidst
    1. Beslutninger siden sidste møde
      1. Godkendt at købe speak-on kabler og en Bluetooth-adapter til mixeren.
      2. Vi har godkendt at starte op på vores DRS-aftale igen. Drinx ville ikke hente så meget pant.
      3. Vi har godkendt at galla måtte købe flere drinksbilletter til indkøbspris.
      4. Vi har sponsoreret frysepizza til Kantinens generalforsamling.
      5. Vi har godkendt at udlåne vores DJ-pult til Cafeen?. Lol.
      6. Vi har hængt flere plakater op for at få folk til at gøre rent efter sig i Kantinen.
      7. Man må også tage Maté Maté (ligesom andre (almindelige) drikkevarer), når man rydder op efter frebar.
      8. Vi har godkendt, at Caféen? måtte købe os en ny brugt DJ-pult, efter vores blev stjålet i deres varetægt.
    2. Evaluering af arrangementer
      1. Filmaften d. 11/3
        1. De var 3. Ingen af de fremmødte til dette møde var der.
        2. Det er et billigt arrangement, så det er fedt at have, også så der er arrangementer uden alkohol.
      2. MSc Dinner d. 20/3
        1. Det gik godt. Folk var glade for baren. Det var et nemt setup.
        2. Vi fik overskud på ca. 2000 kr. for 3 timer, det er meget fornuftigt.
        3. Det var oveni MOFO fest, som også havde forsøgt at booke HCØ-kantinen, så det var lidt presset.
      3. SCIENCE LAN d. 20/3-22/3
        1. Banging!
        2. Alt gik godt. Der kunne godt have været bedre styr på turneringerne - der manglede struktur.
        3. Næste gang skal der laves flere ansvarsposter. Nogen med ansvar for flere konkrete områder.
        4. Der er internt evalueret. Der er et referat fra evalueringen på eksternt arrangement på Drevet.
        5. Online PR var godt, men det kunne have været en god idé at stå i HCØ og reklamere for det. Det havde været en god idé at købe rollup-bannere til det.
        6. Vi kunne købe et rollerbanner til SCIENCE LAN og et bare til RKG, som også kan bruges til f.eks. foreningsmesser.
        7. Hardware-mæssigt gik det også godt. Strømmen gik ikke, og internettet fungerer godt. Vi antager vi kan være omkring 60 i Kantinen i pavillonen til LAN.
        8. Vi skal have flere switches, mange af dem virkede ikke. Vi skal også have købt højhastighedskabler til kablerne i væggen.
        9. Overordnet virkelig fedt arrangement. Det bliver foreslået at vi kunne lave SCIENCE LAN én gang om året, og DIKU LAN en anden gang.
      4. HKDFØPEAA d. 27/3
        1. Ingen af de fremmødte til bestyrelsesmødet var der.
        2. Vi har hørt det var fedt og hyggeligt. Folk blev ikke overraskende meget fulde.
        3. Der var 12-13 mennesker.
      5. Påskefest d. 10/4
        1. Det gik godt. Faktisk. Overraskende godt fremmøde.
        2. Der var ingen til at starte med, men der kom vildt mange, og folk gik ikke igen efter de var der.
        3. Mark synes det var fedt at mødes kl. 12 og sætte op, nogle mener det godt kunne have været lidt senere.
        4. Mangelfuld PR.
        5. Møderne var lidt whack op til.
        6. Dem der står inde på det store Excel-ark skal som minimum skrive sig på en barvagt, men skal ikke nødvendigvis være med til at planlægge. Det er en god idé at forventningsafstemme, hvem der vil være med til selve planlægningen i en chat med alle på eventet, hvor man så også kan bede alle om at skrive sig på vagterne.
        7. Vi solgte for ca. 10.500 kr.
        8. Oprydning efter frebar var perfekt.
        9. Rengøring var også helt som den skal være.
        10. Overordnet set godt. Folk kom tilfældigt og det var fedt.
        11. Påskeferien inden og eksamensugen gjorde det lidt svært at reklamere.
    3. Sponsorat-ansøgninger
      1. Vi har søgt om sponsorat af Prosa (lokalstøtteordning). Den giver et beløb pr. PROSA-medlem, som studererer på DIKU/KU. Vi får alle pengene. Vi gav det til Kantinen sidste år, men nu får vi det.
        1. De kræver umiddelbart, at det bruges på et arrangement, ikke på inventar. De vil gerne have det i studiestarten. Vi vil dog se på, om vi kan købe en Soundboks med PROSA-logo på.
        2. Vi holder møde med dem engang, når vi finder ud af flest kan.
  5. Kommende arrangementer
    1. Oprydningsdag d. 15/4
      1. Vi skal have planlagt, hvad der skal ske om 1,5 time.
      2. Vi ville rydde op i alle lokaler i vores varetægt. Lokalerne ovre i gamle DIKU skal tømmes løbende under renovation, men for nu skal vores materiale-lokale lige ryddes op en lille smule.
      3. Vi skal ikke tage for store projekter. Drikkevarene ovenpå skal dog sorteres. Drikkevarene skal også lige ordnes. Vi skal have nogle skilte til hver hylde.
      4. Vi skal have et hjørne med plads til pant.
      5. Vi skal have købt nogle nye stativer til festlys.
      6. Ellers bare generel oprydning.
      7. Salt og afspændingsmiddel og andre ting skal købes til Kantinen.
      8. Vi skal have fundet ud af hvor mange vi er. Alt efter hvor mange vi er, skal vi finde ud af, hvilket mad der er.
      9. Vi vil gerne have lavet flere skilte nu.
      10. Vi vil gerne, at plakaterne på skabene og omkring køkkenet kun er ordensregler. Plakaterne skal også være meget mere simple.
    2. FUTur d. 17/4-19/4
      1. Det går godt med planlægning.
      2. Der er 36 tilmeldt nu, sidste tilmeldingsdato er i morgen. Det er 11 flere end sidste år.
      3. Vi mangler at bestille mad. Victoria og Lasse går hurtigt fra for at hjælpe med det.
      4. Vi skal have bestilt lidt mere alkohol også.
    3. IT Karrieredag d. 24/4
      1. Vi har ret mange arrangementer den her dag. Der er også tutor-uddannelsesdag.
      2. Sofus har os bekendt ikke fundet nogen bartendere endnu.
      3. Konrad og David kan nok godt stå i bar.
      4. Udstyr er bestilt.
    4. Karaoke d. 24/4
      1. Det bliver banger.
      2. Victoria har brugt hele budgettet på pynt, ikke så smart.
      3. Vi har sygt godt udstyr.
      4. Vi holder et til møde næste gang.
      5. Præmierne bliver nok bare en drinksbillet eller noget.
    5. GeoRevy d. 30/4-2/5
      1. Der burde være styr på det. Der skal måske bestilles lidt.
      2. GeoRevy sælger vi nok Underberg-shots for at komme af med dem.
    6. 1. Maj d. 1/5
      1. Event er oprettet, men der skal laves lidt mere PR.
      2. Tovholder Markus kan ikke være der.
      3. Hvem end der kan møde op på dagen skal møde relativt tidligt op. Vi bruger i hvert fald bænkene, som allerede står i Uniparken.
      4. Pølser og brød. Vi bestiller snart drikkevarer hjem til 1. Maj også.
    7. DIKUrevy d. 14/5-16/5
      1. Der er styr på det. Vildt mange er tilmeldt.
  6. Senere arrangementer
    1. Tour de Frebar d. 22/5
      1. Der er lidt dårlig stemning.
      2. Bussen skal bestilles.
      3. Vi har flere end nok barer nu. Jubi.
      4. Ruten skal planlægges senere. Der er uddannelsesdag for tutorne på dagen indtil kl. 17 (vist heldigvis kun kl. 16:15) på Frederiksberg.
      5. Der skal drikkevarer med på bussen.
    2. Mystery Event d. 29/5
      1. Vi skal snart have lavet noget PR og et FB-event. Vi skal snart have fundet ud af, hvad det er vi laver.
      2. Onsdag d. 29. i frokostpausen finder bestyrelsen på noget sjovt.
      3. Brainstorm forinden.
      4. Eventet behøves ikke vare længe, når vi har valgt at gøre det på en (almindelig) fredag igen, så vi bare kan tage på C? efter.
    3. Temafest d. 19/6
      1. Mark og NP er ansvarlige. Så bliver det nok godt. Der mangler lidt frivillige.
    4. RKGården d. 27/6-5/7
      1. De ser på at nå at købe Get A Place, for vi har fået afslag både på Clean Out Loud og nu også på Common Ground.
      2. Måske er der nogen der sælger camps i east.
      3. Lasse kommer på en endagsbillet. Så der bliver god stemning.
  7. Fritagelse for oplysningspligt til Skat
    1. Vi har stadig ikke fået fritagelse. Vi tager op til GF, om vi skal åbne os op som forening for alle på uni for så forhåbentlig at blive fritaget.
    2. Vi skal derfor betale skat (for nu). Det er nok kun ca. 2000 kr. om året, vi skal betale, idet vores mål ikke er at lave et egentlig overskud, men det skal bruges til gavn for vores medlemmer.
      1. Det rammer nok ikke alt for hårdt.
    3. David har derfor forsøgt at indberette skat for de seneste år. Det er ikke muligt at aflæse vores erhvervsmæssige udgifter i vores regnskab, så han har forsøgt at beregne ud fra samme fordeling som vores erhvervsmæssige indtægter. Det er bestyrelsen okay med, at han nu sender som dokumentation til Skat. Vi er enige om, at han gør det så langt tilbage som muligt, så dvs. fra 2022 og frem.
  8. Overtagelse af Kantineforeningen
    1. Vi har nu overtaget driften af Kantineforeningen efter generalforsamlingen. Vi har fået overdraget Facebook-siden osv. Mails til Kantinen bliver videresendt til vores mail, så man fortsat kan leje Kantinen osv. på samme måde som tidligere, men så får man bare svar fra RKG.
    2. Vi har også beholdt Kantinens kalender over udlejninger på dens hjemmeside.
    3. Vi skal have valgt Kantine-ansvarlige i RKG, hvilket for nu er vores bestyrelse, og så spørger vi senest ud blandt vores medlemmer til N. Møde.
    4. Vi har fået overdraget Kantinens wiki, som er god ift. ift. kontaktinformation, hvis man skal bestille kaffe etc.
    5. Vi har nogle beslutninger, vi skal have taget.
      1. Drikkevarebuffeten. Vi beholder drikkevarersalget, som er her nu. Vi har også tilføjet Red Bull i forsøg på at øge vores tal, så vi måske kan få en kickbackaftale på sigt. Vi vil gerne have flyttet salget over til RKGs MobilePay, så vi ikke skal flytte alle pengene over. Kort fortalt, så pauser vi Kantinens salg, og overtager det selv. Det hedder stadig K@ntinens Drinks.
      2. Vi vil gerne have, at nogle separate overtager Kantinen igen på sigt. Ellers frygter vi, at Kantinens CVR-nummer osv. ophører, og foreningen går i glemmebogen, men det er rart at have adskilt ansvaret for vores hjemstavnslokale og køkken osv. væk fra vores festforening RKG.
      3. Oprydning: Vi skal have ordensregler op at hænge. Vi vil også gerne have de Kantine-ansvarlige til at prikke til folk og minde om, at man skal tage opvasken.
      4. Kalenderen og booking. Lige nu skal man sende en mail om hvornår man skal bruge den, så tjekker vi om bookingen er der i kalenderen. En af de Kantineansvarlige skal stå for de udlejninger.
        1. Konrad gør det.
      5. Kaffebestilling og rengøringsmidler. Skal nok bestilles engang omkring hver 2. måned.
        1. Lasse bestiller kaffe og rengøringsmidler. Vi har en aftale med Lyreco til bestilling af rengøringsmidler på DIKUs regning. Vi har en aftale med Frellsen til kaffe, mælk, te osv. på PROSAs regning.
      6. Primære ansvarlig for opfyldning af drikkevarerbuffeten er Mark. Andre der hjælper med det eller hjælper på andre måder som Kantineansvarlige får volunteer discount i drikkevarerbuffeten.
      7. Køleskabene. Vi skal have et bruger-køleskab, og et free food-køleskab. Vic er ansvarlig for at fjerne gammel mad fra køleskabet. Skud ud.
      8. Vi vil gerne stadig som minimum afholde intromiddag i Kantinen, ekstern julefrokost og nok klippeklisterdag. Der kan vi hverve både til RKG og Kantinen.
        1. Intromiddag bliver nok midt september.
      9. Kantinehjemmesiden skal lige opdateres.
  9. Minecraft-server for SCIENCE
    1. Den/de kører. Bare gå derind. Den åbner automatisk.
      1. Vi skal printe plakater og opdatere ruskursusgruppen.dk/minecraft, så den linker til et docs med IP'en på, så andre end RKG-medlemmer også kan finde den.
  10. Ødelagt betalingsterminal
    1. Der blev tabt og ødelagt en betalingsterminal til påskefesten.
    2. David har taget den med hjem og prøver at fikse den.
    3. Der er en 'tampering detector', som er gået ned. Vi skal kontakte PayPal. Garantien er dog udløbet.
    4. Vi overvejer at få et nyt betalingssystem. Zettles gebyr er lidt højt ift. andre services, og der findes en del tilsvarende.
    5. Mobilepay har dog lavet et simpelt POS-system, hvor alle telefoner kan blive terminaler. Der er kun 1% gebyr.
      1. Vi prøver at skifte over til det, hvis David ikke kan fikse terminalen.
  11. Stjålet DJ-pult
    1. Pulten blev stjålet, da vi lånte den til Cafeén?, hvor der var indbrud.
    2. Det var meget uheldigt, men vi har fået en erstatningspult. Cafeén har desværre ikke fået forsikringspenge.
    3. Husk generelt at lave lånekontrakter og altid at passe på vores ting.
  12. Gamle forstærkere/gammelt udstyr
    1. Vi har noget gammelt udstyr. Adventure Camp på Ros (bl.a. gamle folk fra Caféen?) vil gerne låne vores ene gamle forstærker og Cola-køleskab. Det er ok, især for vi bruger det ikke.
    2. De vil måske gerne købe det. Hvis de vil det, så må de gerne det. Vi er enige. Generelt er vi okay med at sælge vores gamle udstyr, som vi ikke længere bruger, til fair priser, så det ikke bare står og fylder.
  13. Indkomne punkter
    1. Der er ingen.
  14. Evt.
    1. Forslag om at man skal have mødt op til en rengøringsdag for at komme med til Tour de Frebar.
      1. Der er generel enighed, men der er risiko for, at folk ikke både vil skulle betale og arbejde (specifikt til en rengøringsdag).
      2. Vi opfordrer til N. Møde og 0. Møde til, at man skal møde op til rengøringsdagene.
    2. Carlsberg månedens øl: DET ER GULD TUBORG!!!!
      1. Fustagen kan bruges til studiestart osv., da den nok holder op til ca. 8 måneder.
      2. Vi køber det i hvert fald i et eller andet format.
  15. Lukket punkt
  16. Arbejdskvarter

Action items