Bestyrelsesmøde 2026-05-25 - Referat

Ordstyrer: David
Referent: Lasse
Fremmødte: Victoria, David, Mark, Markus, Konrad, Lasse, Sofus
Afbud:

1. Formalia
   1. Valg af ordstyrer
      1. David
   2. Valg af referent
      1. Lasse
2. Godkendelse af referat fra sidst
   1. Det er godkendt og sendt ud.
3. Næste møde
   1. Næste møde er onsdag d. 10/06 kl. 17.
4. Siden sidst
   1. Beslutninger siden sidste møde
      1. Vi har valgt at håndhæve, mere end vi plejer, aktivitetskravet til Tour Di Frebar, jf. vores nu klarere vedtægter.
      2. Vi har opdateret beskrivelsen af RKG og Kantinen inde på KUnet-siden med DIKU-foreninger.
   2. Evaluering af arrangementer
      1. Oprydningsdag d. 15/4
         1. Det gik godt.
         2. Vi havde et passende antal mennesker til at dele os op i de forskellige lokaler.
         3. Materiale lokalet blev mere ryddet op end gjort rent.
         4. Der blev bestilt tidlig aftensmad. Der var måske lidt mange småting til sent.
         5. Kantinen var meget flot.
         6. Fedt at bestille mad for at der er en gode ved det.
         7. Der blev smidt gamle Kantine-dokumenter ud fra 80'erne. Mark syntes ikke det var relevant.
            1. Dette blev dobbelttjekket af Markus Bjørn der har haft arkivkundskab på historie.
      2. FUTur d. 17/4-19/4
         1. Det gik godt.
         2. Rengøring var mega fucked. Der var opkast i 3 håndvaske. Kloakken var ødelagt, så vi kunne ikke bruge nogen håndvaske.
         3. Vi kan godt eksplicit sige, at man ikke må kaste op i håndvaske sammen med generelle regler på hytteture.
         4. Temaet var fint.
         5. Vi kunne godt have fået 1. års til at hjælpe mere til med oprydning.
         6. Drikkevareoptællingen kunne godt have været bedre, da nogle streger blev talt forkert, selvom de var mange (nye) om at tælle.
         7. Mindre fysisk aktivitet, da tømmermændsramte deltagere ikke var så glad for langt stafetløb.
         8. Vi skulle have aktiveret arrangørerne lidt bedre, og få dem til at gå i gang i god tid.
         9. Vi har fået en regning for rengøring. Det kunne godt tyde på hytten har været for klam, da det ikke var specificeret fra start, men de lyder ikke sure, så det er måske normalt nok med efterbetaling af det.
      3. IT Karrieredag d. 24/4
         1. Vi skulle ikke på TDF samme dag, så det var lidt mere simpelt at afholde. Der var også 1. års der hjalp til med oprydningen.
         2. Folk drak væsentligt mindre end normalt. Vi drak 2 fustager, normalt drikker vi 6.
         3. Til gengæld drak vi meget sukkerfrit sodavand og Somersby osv.
         4. Vores overskud var 4395 kr. inkl. moms.
      4. Karaoke d. 24/4
         1. Det gik godt.
         2. Det største interne event som David har været med til (udover Tour de Frebar).
         3. Enormt hyggeligt. Meget sjovt.
         4. Vi glemte at dele præmier ud. Awards trak lidt ud.
         5. Vi startede med at pynte op lidt sent, fordi FysikRevy skulle spise.
         6. En quiz mindre måske. Folk ville gerne i gang. Der var også enormt mange mennesker til quizzen - det fungerede ikke super godt.
         7. Teknikken gik rigtig godt.
         8. Vi skulle have startet med at ryde op lidt før. Selvom folk stadig var i gang. Så kan man tage på Cafeen sammen.
         9. Overall enormt god begivenhed. Vi vil gerne lave den igen.
         10. Vi skal have fundet noget med danske sange.
      5. GeoRevy d. 30/4-2/5
         1. Det gik meget godt (Rock on).
         2. Overskudet var 3.976 kr. cirka. Revyens overskud var 2.569 kr.
         3. Vi sætter måske prisen lidt ned, men vi tager også de udløbne genstande på os (som ikke er trukket fra i vores ovenstående overskud).
         4. DRS gør vi får næsten dobbelt så mange penge per pantpose. Det er ret nice.
         5. Vi skal have skåret vores vilkår ud i pap. Der mangler detaljer om mad og billetter til lørdag aften, så de revyansvarlige står for at forhandle eksplicitte (individuelle) aftaler med hver revy.
         6. Vi skal måske have 1-2 nye revyansvarlige til N. Møde.
      6. 1. Maj d. 1/5
         1. Hyggeligt arrangement. Meget fedt i lidt mindre skala.
         2. Det var ret kort. Vi lukkede kl. 16.
         3. Vi havde måske ikke behøvet at tage en grill frem.
            1. Det var dog ikke nær så svært som forventet at hente grillen. Det gik ret nemt på sækkevogn.
         4. Der kom mange der ville have mad fra andre studier - de købte vores alkohol så det var meget fedt.
         5. Meget uheldigt at alle der havde meldt sig på til at planlægge ikke kunne komme.
         6. Grillen skal renses.
         7. Vi solgte for 2.049 kr. Det plejer at være mere, men vi plejer også at være meget senere åbent.
      7. DIKUrevy d. 14/5-16/5
         1. Det gik også godt.
         2. Selve skemaet var fyldt op inden vi lavede FB gruppen. Det var ikke så godt.
         3. Vi gør sådan så skemaet først kommer når messenger gruppen kommer.
         4. Pænt overskud. 4.268 kr. overskud. Revyens overskud var 3.156 kr. Det er ikke helt lavet endnu. Sofus dobbelttjekker tallene.
      8. Tour de Frebar d. 22/5 0. Det var mega sjovt.
         1. Bussen lignede slet ikke den vi havde bestilt. Den var enormt varm.
         2. Bussen var fin nok ift. at vi var sent ude.
         3. Vi skal være ude i bedre tid næste år.
         4. Vi fik alle minutter der var betalt for. Tidsplanen fungerede super godt.
         5. Folk skal lige følge reglerne næste gang. Der blev bonget lidt for hårdt.
         6. Rus synes det var sjovt.
         7. Vi skal lige se på hvem der må komme med. Vi vil gerne overholde de aktive medlemmer.
            1. Man skal have været aktiv inden tilmeldingen.
            2. Selv hvis du har været på udveksling har du rig mulighed for at nå det.
            3. Generelt er vi blevet enige om, at tovholdere og bestyrelsen skal sørge for at holde eventlisten opdateret med dem der faktisk har hjulpet til med et arrangement, inkl. dem der har stået i bar til et pågældende arrangement.
            4. Man skal huske at skrive sig på hvis man har hjulpet og ikke har meldt sig på.
            5. Det omvendte skal også gælde. Dem der ikke var på og hjalp til skal skrives på.
   3. Kantinen
      1. DIKU Fagråd har stillet udstillingsskærm (opslagstavle) op i Kantinen.
         1. Vi har selv købt knappenåle til den.
      2. Vi har opdaget at nogen under FysikRevy havde smidt madaffald i vores ELIS-pose.
         1. Det er deres ansvar at få ryddet op, selvom de påstar det ikke var dem der smed dem ud.
         2. De havde også glemt at booke Kantinen. Det var ikke så godt. Vi giver dem en bøde, medmindre de kan bevise, at affaldet ikke skyldtes dem.
      3. Vi har godkendt at købe 5 røreskåle til Kantinen. Det var det sidste vi ville have købt for alle de overskydende penge i studiestarten. IKEA havde dem ikke på lager dengang.
      4. Vi besluttede at vi ville lukke ned for drikkevarebuffet under KU Festival.
      5. På dagen til KU Festival, havde KU inddraget hele bygningen til KU Festival. De havde ikke informeret os. Vi skulle have haft et alternativ eller som minimum fået besked.
         1. Vi sagde til dem de ikke måtte bruge vores køleskabe da de givetvis er vores. Det blev ikke taget godt imod. Sikkerhedschefen for KU, Tommy, endte med at være truende overfor David. Vi klager over diverse ting.
      6. David har givet lov til, at Caféen? må låne vores displaykøleskab, da det er magen til C?s nuværende specialøls-køleskab. Vi har ikke selv brugt det i 3-4 år.
      7. Vi havde ikke givet lov til at DIKUrevy måtte bruge panderne som props i revyen. Vi skal lige huske at have skrevet.
      8. Generelt er revyer ikke super gode til at rydde op i kantinen. Der skal laves en kontrakt på, hvordan Kantinen skal stå efter revy. Eller rettere vi skal følge mere op på at der faktisk bliver ryddet op, fordi der står allerede, at vi giver bøder ud.
      9. Vi skal oppe dosen af Maté Maté ret meget. Vi skal også blive lidt bedre til at fylde op i køleskabet.
      10. Vi kunne godt have 2-3 opfyldningsansvarlige på runde med ansvar for en uge ad gangen. Udover det er det nemmere at fylde op løbende.
   4. Sponsorat-ansøgninger
      1. Red Bull er interesserede i at lave endnu et samarbejde omkring studiestarten. Det kunne være 1. års festen. De må måske også til selve studiestarten.
         1. Vi vil høre om de kunne give vouchers til Red Bulls.
         2. Det ville give mening med noget vi også kunne tjene penge på.
      2. Vi må ikke have fagforeninger ude til studiestarten. Vi må snakke om dem hvad de kan til 1. års festen.
5. Kommende arrangementer
   1. Mystery Event d. 29/5
      1. Det kommer ret tæt på. Vi er i lidt dårlig tid.
      2. Vi bliver nok nødt til at rykke start til kl. 18 på grund af DatØK vs. FC Sparc.
      3. Vi skal filme. Meget af det i morgen.
   2. DIKUs sommerfest d. 12/6
      1. Gorm vil vide om vi kunne stå i bar.
      2. Sofus vil gerne stå for det.
      3. Der skal købes meget cola-zero.
      4. Vi skal bruge 2-3 bartendere. Vi kan også godt have 4 hvis man har en gruppe.
      5. Der er drinks. Vi kommer til at have et mindre udvalg på omkring 4 drinks.
      6. Sofus holder David opdateret ift. Gorm.
   3. Temafest d. 20/6
      1. Der er møde i morgen.
      2. Der er kommet flere til at hjælpe.
      3. Vi holder studenterhue tema. - Gratis øl hvis du har hue på.
      4. Bemærk vi har ændret dato til lørdag pga. DIS-eksamen.
      5. Barskema skal nok snart ud. Vi ville starte relativt tidligt.
   4. N. Møde d. 21/06
      1. Vi har lagt det tidligere om søndagen søndagen efter sidste DIKUBar (selvom den i år er om lørdagen).
      2. Vi vil gerne holde det kl. 12 søndag d. 21/6.
      3. David laver udkast til aktiviteter for efteråret inden næste bestyrelsesmøde.
      4. Vi har nok ikke ekstraordinær generalforsamling den dag for en gangs skyld.
      5. Vi vil gerne (som minimum) have nye revy- og Kantineansvarlige.
6. Senere arrangementer
   1. Oprydningsdag d. 25/6
      1. Vi har rykket datoen nu til d. 25.
      2. Vi skal nok tømme det gamle Kantine-lagerlokale over i den ande ende af DIKU.
      3. Vi vil gerne have mange hænder.
      4. Gratis mad.
      5. David står for PR og at lave begivenhed etc.
      6. Der er ok mange der har skrevet sig på inde på event-listen.
   2. RKGården d. 27/6-5/7
      1. Der burde være styr på get-a-place. Vi er lidt i tvivl, da Roskilde har bøvlet lidt med kommunikation.
      2. Mark vil prøve at bytte så vi får 2 get-a-place.
      3. Vi skal have bestilt pavillion gennem RKG. Kopper osv. mangler vi også. Der er desuden ikke fælles alkohol.
      4. Måske skal RKG lægge ud for bord, gaffatape og andet praktisk.
   3. 2. Nar d. 10/7-12/7
      1. Der skal flere folk på.
      2. Sofus og Konrad vil også gerne hjælpe. David kan godt hjælpe med at afholde.
7. Fritagelse for oplysningspligt til Skat
   1. Vi har opgivet at efterindmelde selskabsskat for regnskabsårene 2022 og 2023.
      1. Det har vi gjort, fordi regnskabet for de 2 år stemmer ikke helt overens.
      2. Vi har desuden betalt vores store bøde til Skat, så vi har vurderet, vi har givet nok nu. Det var forvirrende nok i forvejen.
      3. Vi er stadig med at få godkendt skat for 24/25. SKAT mente vi har lavet vores skat forkert og at vi har betalt for meget.
      4. Der var nogle udgifter som de mente var erhvervsmæssige som vi altså kan få trukket fra.
8. Minecraft-server for SCIENCE
   1. Vi skal stadig sætte (nye) plakater op.
   2. Vi må ikke komme ind på Frederiksberg gruppen på FB. Det er lidt åndssvagt.
   3. Vores hjemmeside linker nu til dokument med IP-addresse til MC-server. Det passer sig selv.
9. Prisstigninger på drikkevarer
   1. Cafeen har hævet deres priser på Grøn og Guld på flaske til 17 kr. og 20 kr. (mens Classic på fad stadig koster 20). Guinness koster nu 35 i stedet for 30.
   2. Vi har været presset på andre drikkevarer som f.eks. Somersby.
   3. Vi har ikke lige så mange finansielle problemer som Cafeén. Så vi vil ikke sætte prisen op selvom vi normalt følger deres priser.
   4. Vi skal nok hæve prisen på et tidspunkt.
10. RKG-tøj og -merch til alle medlemmer
    1. Før plejede alle at kunne bestille RKG-merch osv. Vi kan måske få det delvist sponsoreret.
    2. Vi vil lave et Excel-ark med bestillingsnumre fra 'trykpåtøj.dk', så kan folk ønske RKG merch inde på det ark.
    3. David står for det som sommerferie projekt. Der går nok noget tid.
11. RKalenderG-appen / RKG-appen
    1. Vi vil gerne snakke med Bastian om at overtage appen. Det eneste der mangler er at API nøglerne skal fjernes fra koden.
    2. Vi vil gerne gøre så man nemmere kan få kalenderen direkte ind i ens egen kalender.
    3. David skriver til Bastian.
12. Indkomne punkter
    1. Udlån af Soundbokse til Roskilde
       1. Vi har allerede skrevet lidt om det. Tidligere har vi været imod at udlåne. Sidste år lånte vi soundboks ud.
       2. Vi kræver depositum igen i år med en særskilt kontrakt, der eksplicit skriver, hvornår Soundbokse skal erstattes. Vi vil nemlig ikke mangle SB til studiestart.
       3. Vi skal lige have styr på, hvor alle vores batterier er henne. Måske er de blevet hapset.
    2. RKGammel-event
       1. Casper Larsen har skrevet. Han vil gerne lave et 'RKGammel-event', hvor vi inviterer gamle røvhuller til en slags gammel elevfest.
       2. Han foreslår vi gør det lige inden panikuge. Vi inviterer både gamle røvhuller og nye.
       3. Hvis de planlægger det, kan vi godt facilitere indkøb, udstyr osv.
       4. Vi skal blive bedre til løbende at få alle medlemmer med ind i RKGammel (det plejer kun at blive gjort på EvalNar).
13. Evt.
    1. David vil lave reklame for at DIKU Fagråd har lavet en hjemmeside med hvordan man kan afholde et studenterarrangement på DIKU. Vi kan give den til RKG-medlemmer, f.eks. når nogle har en fed idé og spørger om hjælp.
       1. Der er links til samtlige puljer, hvordan man booker lokaler, hvordan man laver PR etc. Den findes her: https://diku-fagraad.github.io/stoette
       2. DIKU Fagråd har nu tilbudt at indkøbe rollup-banner med print om ens forening eller særligt arrangement, så det kan vi også få.
14. Lukket punkt
15. Arbejdskvarter

• [x] Fix ruskursusgruppen.dk med links til Facebook, Instagram, wiki, Google Calendar og appen.
• [ ] Mark laver temafest-event.
• [ ] Mark og David laver PR for Minecraft-servere.
• [x] Mark spørger om hjælp til 2. Nar i tutorgruppen.
• [ ] Sofus betaler regning for rengøring på FUTur.
• [x] Sofus og David kigger på IT Karrieredag-regnskab.
• [ ] Sofus kigger på revy-regnskaber.
• [ ] Sofus bestiller udstyr og drikkevarer til DIKUs sommerfest.
• [x] Opdatér dato for næste DIKUBar.
• [ ] David skriver til Bastian om RKG-appen.
• [x] Mark tjekker SB-batterier og opladere, og så skriver han antal i chatten.
• [ ] David får folk ind i RKGammel.