referater:bestyrelsesmode:2026-03-02 [RusKursusGruppen]

This page is read only. You can view the source, but not change it. Ask your administrator if you think this is wrong.
# Bestyrelsesmøde 2026-03-02 - Referat

**Ordstyrer:** David  
**Referent:** Lasse  
**Fremmødte:** Mark, Lasse, David, Sofus, Konrad, Vic, Nasrudiin  
**Afbud:** Markus

0. **Formalia**
  0. **Valg af ordstyrer**
    0. David
  0. **Valg af referent**
    0. Lasse
0. **Godkendelse af referat fra sidst**
  0. Godkendt og sendt ud.
0. **Overdragelse af bestyrelse**
  0. **Bank og betalingskort**
    0. Markus har endelig fået bankadgang, og hans betalingskort burde som minimum være på vej.
  0. **Overdragelsesmiddag**
    0. Lækker mad. Det må Kipp godt gøre igen.
    0. Alternativ underholdning. Måske mere RKG-tema.
0. **Næste møde**
  0. 15/04/2026 kl. 8:00 (!) om morgenen lige før oprydningsdag.
0. **Siden sidst**
  0. **Beslutninger siden sidste møde**
    0. Vi har givet Kröll lov til at se vores korrespondence med Skat.
    0. Vi har godkendt at låne vores bordfodbold til Cafeen? til en større turnering på et tidspunkt.
    0. Vi har godkendt at stille bar til kandidatmiddag.
    0. Vi har godkendt nye priser på vores drikkevarer for 2026. Næsten ingen har ændret sig.
    0. Vi har godkendt, at karaoke og academy-aften har byttet dato.
    0. RKGården har slået sig sammen med en DAT-øk-camp. De er næsten 40 mennesker nu.
  0. **Evaluering af arrangementer**
    0. **1. Nar d. 6/2-8/2**
      0. Det var hyggeligt. Stille og rolig tur. Ikke super mange med.
      0. Dag 2 var lidt kedelig siger nogen.
      0. Mange af dem der deltog har søgt som tutor.
    0. **KemiRevy d. 19/2-21/2**
      0. Den gik rigtig godt, bemandingen var god. Det var fedt der var så mange.
      0. Vi har talt op og lavet kreditnota, så vi skal bare have sendt penge.
      0. Vores overskud var 5700 kr., og deres overskud var 5025 kr. Vi ser på at skubbe den fordeling lidt i fremtiden.
      0. Det har klart hjulpet, at vi skrev det på til værgeaften og 0. møde og på eventlisten. Det fungerer godt for at skaffe frivillige.
  0. **Sponsorat-ansøgninger**
    0. Vi har et møde med Red Bull om LAN, men også generelt om samarbejde med mulighed for en kickbackaftale.
0. **Kommende arrangementer**
  0. **Filmaften d. 11/3**
    0. Der er ikke blevet lavet meget PR. Der er dog en FB begivenhed.
    0. De har rykket det en uge (det var før d. 5/3).
  0. **MSc Dinner d. 20/3**
    0. Vi skal have bestilt udstyr ASAP.
    0. De skal bare have standard øl og lignende drikkevarer. Vi skal stille bar som til DIKUs julefrokost.
      0. Der behøves ikke 4-5 bartendere, et par stykker er fint. 
        0. Lasse og Vic kan godt bemande baren, sætte op og pakke ned.
    0. Der er fri bar til eventet. 
    0. Vi vil helst sætte op dagen før, men efter er også ok. 
  0. **SCIENCE LAN d. 20/3-22/3**
    0. 2 møder indtil videre. Der er 2 møder de to følgende mandage.
    0. På begivenheden er der 88 der enten har trykket deltager eller interesseret.
    0. De har haft møde med IDA, mangler møde med Red Bull.
    0. Mark har skrevet til Steel Series
    0. Der skal være møde om LAN kabler osv.
    0. Mark og Sofus skal vide hvor mange penge de har i budget.
    0. Fri-bar er nok ikke muligt, men masser af sodavand og drikkevare er muligt. 
      0. Det bliver foreslået at de bare kan stille store flasker sodavand frem i bølger.
    0. Sciencepuljen skal også søges. De får kun 1x50 kr. pr. mand så man kan ikke søge til flere ting.
      0. Der bliver søgt for Drikkevarer og snacks + brunch.
    0. Vi har også prøvet at søge støtte fra DIKU.
      0. Vi ser på det senere.
    0. Vi satser på bygningen har nok strøm til at det går.
    0. Vi har endnu ikke tjekket alle internetstikkene.
    0. Overnatning og opbevaring af ting:
      0. Der bliver lavet et vagtskema så der altid er en person i hvert rum.
      0. Vi bliver nok nødt til at gribe ud til nogle flere, så der er nok mennesker til at der altid er én i hvert rum.
      0. Der er ikke mange der har købt endnu, men vi skal skrive ud. Der er cap på 60 personer.
  0. **HKDFØPEAA d. 27/3**
    0. Det er den 27. Der skal købes mange øl.
0. **Senere arrangementer**
  0. **Temafest d. 10/4**
    0. Der kommer påsketema.
    0. Bar-ansvarlige er fundet.
    0. PR skal laves snart.
    0. Alle baransvarlige er med til at lukke og sætte op.
  0. **Oprydningsdag d. 15/4**
    0. Vi skal have lavet en plan. Men vi kan godt vente til det på dagen.
    0. Vi skal have reklameret meget for det. Hvem går hvorhen og hvem skal bruges til hvad.
    0. Der er mad og drikke til dem der kommer. Gratis drikke hele dagen. Snacks osv.
    0. Vi skal bruge MANGE hænder. Vi kan godt nøjes med at gøre rent. 
    0. Nogle af tingene skal bare flyttes til et andet lokale til sommer.
    0. Vi skal finde ud af på dagen hvem der står for at printe sedler med ordensregler i kantinen.
      0. Reglerne skal være mere konkrete. Enten skal du bruge kantinen ordentligt eller også slet ikke bruge den.
  0. **FUTur d. 17/4-19/4**
    0. Vi har valgt tema.
    0. Der er møde igen næste uge. Arbejdsgrupper nedsat.
    0. Dem der står for mad skal lave budget snart, så vi kan søge sciencepuljen.
    0. Det bliver godt.
  0. **IT Karrieredag d. 24/4**
    0. Samme historie som kandidatmiddag, vi skal stille bar. Der skal bestilles udstyr.
    0. Vi skal bruge samme mængde mennesker som kandidatmiddag, det er dog oveni tutoruddannelsesdagen.
      0. Der skal først serveres øl fra 17. De kan godt sætte op.
      0. Vi vil gerne finde nogle der ikke er tutorer.
  0. **Karaoke d. 24/4**
    0. Det spiller.
    0. Vi har haft møde, alt er mere eller mindre planlagt.
    0. Der er tema.
  0. **GeoRevy d. 30/4-2/5**
    0. MBK Revy er ikke på event-listen, men vi burde skrive den slags på dagsordenen fremover alligevel, da vi stadig sælger til dem.
      0. Der er talt, vi skal bare lige have alkohol op. Palleløfteren virkede ikke i går.
      0. Vi skal lige finde flere sækkevogne, for at det bliver nemmere at stille alkohol op.
      0. Køleskabe burde komme onsdag.
      0. De står selv for salget på dagen. Øllene er vores, så folk skal sende til os når de køber øl, og ellers får vi bare MBK til at betale en faktura fra os.
    0. GeoRevy
      0. Vi kommer til at tælle efter MBK revy. De drikker meget. Vi regner med at vi har nok øl til geo også.
      0. Geo er kun 2 akter, vi sælger nok ikke lige så meget som Kemi eller MBK.
      0. Vi har allerede ok mange frivillige meldt til Georevy. Der er 2 måneder til.
  0. **1. Maj d. 1/5**
    0. Der er nok ikke holdt møde. Vi skal have et event ud relativt snart.
  0. **Tour de Frebar d. 22/5**
    0. Det bliver godt.
    0. Der er holdt møde og valgt tema.
    0. Der er lidt problemer med at mange barer er lukkede den dag. Det er for tæt på eksamener på HUM.
      0. Vi ved det ikke er eksamensperiode for science, så vi kan skrive til A-vej etc.
    0. Vi skal snart have skrevet til barer indenfor denne uge så vi ved om det kan lade sig gøre.
0. **Fritagelse for oplysningspligt til Skat**
  0. Vi kan ikke gøre så meget, og det vil koste penge at klage. Vi får nok ikke fritagelse for oplysningspligt og betaling af selskabsskat.
  0. Vi mener, at vores medlemskreds er hele SCIENCE eller KU, men det er stadig ikke en stor/åben nok medlemskreds for at være almennyttige.
  0. De siger, at når vi sælger til ikke-medlemmer (som i revy eller galla etc.), så har vi erhversmæssig indkomst, hvilket dog er okay, så længe overskuddet kun går til et almennyttigt formål.
  0. Hvis vi åbner op for, at det er en forening for alle f.eks. studerende, alumner og ansatte på videregående uddannelser som Caféen?, så risikerer vi at blive overtaget af andre studier, selvom vi realistisk set stadig vil være fokuseret på DIKU.
  0. Vi vil tage det op til generalforsamling. Det haster dog ikke nok til at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling.
  0. Vi har dermed mistet pengene fra den bøde, vi skulle betale, og vi kommer til at betale skat for nu af vores overskud.
0. **Overtagelse af Kantineforeningen**
  0. Tirsdag d. 17/3 kl. 17 er der generalforsamling i Kantinen. Det skal være midt i marts pr. vedtægterne.
  0. Vi vil gerne have lavet skilte om rengøring og ordensregler i Kantinen.
  0. Vi vil gerne have driften ind i RKG. Kröll har sendt et dokument til David om Kantineforeningen som underforening af RKG.
  0. Hvis vi skal stå for den, så skal Kantinen ikke have deres egne indkøb, men vi ville bare stå for at sælge drikkevarer i Kantinen.
    0. Kantinen har nuværende minimalt overskud.
    0. Hvis vi overtager salg, så får vi væsentligt mindre arbejde ift. regnskab.
    0. Hvis vi overtager salg, vil vi også bare selv direkte lægge penge til indkøb af inventar (såsom kaffemaskine).
  0. Kantinen kommer nok til at være et udvalg i RKG - dermed skal man ikke være medlem af RKG for at være medlem af kantinen.
  0. Vi vil gerne ændre Krölls forslag om at kantinen har separat regnskab. Det er ret meget arbejde for os.
  0. Vi kan evt. også bare sige vi lukker for salg gennem kantinen og overtager det selv. I så fald bliver regnskabet nemt at vedligeholde. Dette ville også indebære at lukke Kantinens MobilePay, men ellers kan der bare laves et meget minimalt regnskab med de få udgifter, som Kantinen stadig måtte have.
  0. Der bør stadig afholdes separat generalforsamling i Kantinen, så almindelige medlemmer har mulighed for at overtage driften af foreningen igen på et tidspunkt.
  0. Ekstern julefrokost vil vi gerne holde ved lige. Vi kan bare bestille mad, så det er mindre arbejde.
  0. Vi hører nok, Prosa om vi kan få omkostningen for at få fikset kaffemaskinen op.
0. **Skilte om rengøring i Kantinen samt viskestykker**
  0. Vi har allerede snakket om skiltene.
  0. Elis, der leverer viskestykker, kan ikke finde os.
    0. De har skrevet til DIKUs administration, men de kan ikke finde ud af, hvad det er for en bygning.
    0. De burde have leveret i dag. De har ikke ringet. Vi ved ikke, om vi nogensinde får viskestykker igen.
0. **Minecraft-server for SCIENCE**
  0. Vi åbner den på dagen for LAN.
  0. Vi skal have plakater op på Frederiksberg for både dette og LAN.
    0. En dynamisk QR kode kunne være en løsning.
    0. De skal nok laves inden onsdag, hvis David skal hænge op.
0. **Foreningsmesse i februar**
  0. Den var hyggelig, da der kom en okay mængde men ikke super mange.
  0. Vi snakkede kun om LAN.
  0. Det var et dårligt sted at afholde det, dårligt tidspunkt, og ikke mindst ikke særlig meget PR.
  0. Vi vil hellere have foreningsmesse ind i studiestart-igen. Det giver meget bedre mening for os.
0. **Dialogforum på DIKU**
  0. Vi er et af 2 institutter hvor den øverste ledelse mødes med repræsentanter for foreninger.
  0. Vi kan få gode ressourcer fra dem, så vi vil gerne have repræsentanter med.
  0. Vi har lige nu kun én fra RKG. Rode skal erstattes, og Kantinen kommer heller ikke længere til at bruge sin plads. 
  0. Vi vil gerne finde 2 repræsentanter, der dækker mere end ét udvalg.
  0. Sofus vil gerne, og det vil Konrad også.
    0. Vi spørger også lige Markus. Ellers er 2 fundet.
0. **Møde med Carlsberg**
  0. Vi har haft møde med ny repræsentant i Carlsberg.
  0. Hun kommer med til revyer og deltager nok. Hun virker nice. 
  0. Vi har set nogle slides om de nye ting de laver i Carlsberg.
  0. Vi har snakket om at få rabat med hende. Vi får rabat på alt vi køber baseret på hvor meget vi køber.
  0. Vi har fået aftale om spiritus. Vi har fået ret meget rabat på vodka, gin og hvid rom.
  0. Vi forhandler nye aftaler på øl og sodavand til efteråret.
  0. De laver månedens øl, det kan være vi kan købe det til en DIKUbar. Vi køber 2 fustager og får en gratis.
  0. Her er nogle ideer fra Carlsberg:
    0. Tu-banko
    0. Tuborg-sprød (de sælger ud for sprød ophører).
    0. Carlsberg experience - VR headset, så skal man konkurrere i at skænke fadøl. Kunne være internt.
  0. Vi vil gerne have flere breezere nok. De sælger ret godt.
0. **Førsteårsfesten og hvervning**
  0. Der kom ikke så mange til hverveaften.
  0. Der var nogle rus, der synes, at måden vi valgte folk til førsteårsfesten på, er for udemokratisk.
  0. Vi kan evt. lave en Discord eller bare Messenger-gruppe, hvor vi tilføjer alle, der viser interesse i at være med til førsteårsfesten. På den måde har vi en god kontaktmulighed til at få rus ind i RKG. 
  0. Evt. få alle tutorer til at få folk til at joine den her Messenger-gruppe. Det vil give et bedre førstehåndsintryk til rus, så der ikke opstår en følelse af ikke at være "god nok."
0. **Indkomne punkter**
  0. Der er ikke noget.
0. **Evt.**
  0. RKGs projektor virker ikke. Kantinens eneste fungerende projektor er forsvundet.
    0. Vi behøver ikke en selv, der er i lokalerne.
  0. Bestyrelsen vil fremover have et tre dages vindue til at sende rettelser til referat.
0. **Lukket punkt**
0. **Arbejdskvarter**

## Action items

* [ ] Fix ruskursusgruppen.dk med links til Facebook, Instagram, wiki, Google Calendar og appen.
* [x] Tour de Frebar skal lave en gruppe.
* [x] Indkald til regnskabsmøde.
* [x] Vic opretter NemTilmeld til FUTur.
* [ ] Sofus, Konrad og Lasse sætter alt pant frem på onsdag, inden galla får levering på torsdag.
* [x] Opdater RKG kalender for filmaften
* [x] Prik til Kipp vedr. PR til filmaften
* [x] Få styr på HKDFØPEAA
* [ ] Lasse kigger på Påskebryg og -merch til DIKUBar.
* [x] Lav en event, PR, evt. plan til oprydningsdagen. Vi giver mad og drikke. Der skal laves klare ordensregler for kantinen til oprydningsdagen.
* [x] Få styr på bar til MSc Dinner 20/3, find bartendere (fri bar).
* [x] Sofus bestiller udstyr (køleskab og rullebar) til MSc Dinner, til IT Karrieredag, til DIKUBar i april og i juni.
* [x] Lav et heads up til 1. maj holdet om at der skal laves et event
* [ ] David deler indkaldelsen til Kantinens generalforsamling gennem RKGs kanaler.
* [ ] Mark og David skal have forberedt plakater til Frederiksberg, og David prøver at hænge op på onsdag.
* [ ] David skriver i bestyrelses-Messenger-gruppen vedr. dialogforum.