**This is an old revision of the document!**
Opdatering formattering m.m.
Erfaringer fra tidligere galla
How-to Galla
Nedenfor er en, for nu ret dårlig, trin-for-trin-guide til planlægning og gennemførelse af en succesfuld gallafest.
Booking af lokale, Rengøring, Brandplan m.m.
Booking af lokale
For at booke lokale skal vi kontakte SCIENCE Lokaleadministration. Det gøres ved at udfylde formularen for lokalebooking her: <Link>
Umiddelbart er de eneste to lokaler der giver mening
- Biokantinen i biocenteret
- Vandrehallen på HCØ
Brandplan
Vi anvender allerede eksisterende brandplaner også kendt som “Pladsfordelingsplaner”, som er udarbejdet i samarbejde med KU, for biokantinen og HCØ. Det tager flere måneder at få godkendt en ny plan. Så vi bruger som udgangspunkt dem som Kröll har fået lavet.
- Plan for HCØ: <link>
- Plan for Biokantinen: <link>
Studentervagter
Kravet fra SCIENCE er 1 studentervagt pr. 50 deltagere eller 3 betalte vagter. Normalt samarbejder vi med Kemi-Galla, hvor de samtidig står i bar for os.
Vores kontakt person fra Kemi-Galla er:
Billetsalg og Armbånd
Mad
Biokantinen
Biokantinen laver god mad og det er mega nemt, når eventet holdes i biobygningen.
De kan kontaktes på mail:
519110@foodandco.dk
Derudover kan man også kontakte Dean på mail:
Dean.Svendsen@compass-group.dk
Dean har taget over de sidste to år, så måske det er bedste bare at kontakte ham.
Vi plejer at bestille 3 retters menu:
Forret anrettet
Hovedret som buffet
Dessert anrettet
Der følger tallerkener, bestik og vandglas med til buffeten, men husk også at bede om vinglas.
Budget 2024:
Vores budget til maden er 66.000 kr., hvilket er 220 kr. pr. person.
Vores budget til service er 12.000 kr, hvilket er 35 kr. pr. person.
Budget 2023:
Vores budget til maden er 57.000 kr., hvilket er 190 kr. pr. person.
Vores budget til service er 12.000 kr, hvilket er 35 kr. pr. person.
Vin og Velkomstdrinks
Vin købes gennem supervin.dk. Vi planlægger at købe en prøvepakke (3 rød, 3 hvid) for at smage og vælge de bedste muligheder til arrangementet.
Man kunne overveje at prøve noget nyt ift velkomstdrinks da rengøring og transportering af champagne glasene er meget vanskelig og besværligt. Ved ikke om vi kunne låne glas af bio evt, men ihverfald sådan at vi ikke skal fragte så skrøbelige glas og feje glas op hele dagen efter til oprydningen.
Bar, udstyr, barhold, indkøb m.m.
Barhold
Vi plejer at indgå en aftale med Kemi-studerende for at bemande baren under gallafesten. De skal stille 8 personer.
Leje af udstyr
Vi har en eksisterende udstyr aftale med Carlsberg. Kontakte RKG indkøbsansvarlig for at arrangere leje af udstyr. Carlsberg aftalen gør at udstyr ikke koster ekstra.
Til galla i 2024 havde vi:
- 2 Stks høje køleskabe
- 2 Stks rullebar med 2 haner
- 2 Stks stilladsbar
Indkøb
Vi vil arrangere indkøb af drikkevarer og snacks gennem vores samarbejdspartnere, herunder Carlsberg, Drinx, Nemlig og Dagrofa.
Lageroptælling
Planlæg og udfør lageroptælling før og efter galla. Det er vigtigt at folk ikke bruger lokalet mellem de 2 optællinger. Se Lageroptælling
Scene, Lyd og Lys
Vi lejer udstyr gennem Zonic Music eller låner udstyr fra revyerne, hvis det er tilgængeligt.
Band og DJ
DJ Mulla var baaanger
Fotografer og Selfie-boks
Pynt, borddækning m.m.
Sponsorater
Eksempel mail:
Liste over tidligere & mulige sponsorer:
Regnskab
Link til regnskabs templates: