Booking af lokale

For at booke lokale skal vi kontakte SCIENCE Lokaleadministration. Det gøres ved at udfylde formularen for lokalebooking her: <Link>
Umiddelbart er de eneste to lokaler der giver mening

• Biokantinen i biocenteret
• Vandrehallen på HCØ

Brandplan

Vi anvender allerede eksisterende brandplaner også kendt som “Pladsfordelingsplaner”, som er udarbejdet i samarbejde med KU, for biokantinen og HCØ. Det tager flere måneder at få godkendt en ny plan. Så vi bruger som udgangspunkt dem som Kröll har fået lavet.

• Plan for HCØ: <link>
• Plan for Biokantinen: <link>

Studentervagter

Kravet fra SCIENCE er 1 studentervagt pr. 50 deltagere eller 3 betalte vagter. Normalt samarbejder vi med Kemi-Galla, hvor de samtidig står i bar for os.
Vores kontakt person fra Kemi-Galla er:

Vi sælger billetter igennem Billetto og anvender armbånd som adgangskontrol til arrangementet. Armbånd kan købes hos jmband.dk eller på aliexpress.

Biokantinen

Biokantinen laver god mad og det er mega nemt, når eventet holdes i biobygningen.
De kan kontaktes på mail:
519110@foodandco.dk
Derudover kan man også kontakte Dean på mail:
Dean.Svendsen@compass-group.dk

Dean har taget over de sidste to år, så måske det er bedste bare at kontakte ham.

Vi plejer at bestille 3 retters menu:
Forret anrettet
Hovedret som buffet
Dessert anrettet

Der følger tallerkener, bestik og vandglas med til buffeten, men husk også at bede om vinglas.

Budget 2024:

Vores budget til maden er 66.000 kr., hvilket er 220 kr. pr. person.
Vores budget til service er 12.000 kr, hvilket er 35 kr. pr. person.

Budget 2023:

Vores budget til maden er 57.000 kr., hvilket er 190 kr. pr. person.
Vores budget til service er 12.000 kr, hvilket er 35 kr. pr. person.

Vin købes gennem supervin.dk. Vi planlægger at købe en prøvepakke (3 rød, 3 hvid) for at smage og vælge de bedste muligheder til arrangementet. Man kunne overveje at prøve noget nyt ift velkomstdrinks da rengøring og transportering af champagne glasene er meget vanskelig og besværligt. Ved ikke om vi kunne låne glas af bio evt, men ihverfald sådan at vi ikke skal fragte så skrøbelige glas og feje glas op hele dagen efter til oprydningen. Lad vær med at stille alt vin med prop i ud på bordene inden de er blevet åbne fordi i år samlede vi dem alle sammen sammen igen for at åben dem. Spild af tid.

Barhold

Vi plejer at indgå en aftale med Kemi-studerende for at bemande baren under gallafesten. De skal stille 8 personer.

Leje af udstyr

Vi har en eksisterende udstyr aftale med Carlsberg. Kontakte RKG indkøbsansvarlig for at arrangere leje af udstyr. Carlsberg aftalen gør at udstyr ikke koster ekstra.

Til galla i 2024 havde vi:

• 2 Stks høje køleskabe
• 2 Stks rullebar med 2 haner
• 2 Stks stilladsbar

Indkøb

Vi vil arrangere indkøb af drikkevarer og snacks gennem vores samarbejdspartnere, herunder Carlsberg, Drinx, Nemlig og Dagrofa.

Lageroptælling

Planlæg og udfør lageroptælling før og efter galla. Det er vigtigt at folk ikke bruger lokalet mellem de 2 optællinger. Se Lageroptælling

Vi lejer udstyr gennem Zonic Music eller låner udstyr fra revyerne, hvis det er tilgængeligt.

Bordpakker fungerer altså ikke:

• Der var for mange ting der manglede i hver enkelt bordpakke dvs man rendte frem og tilbage for at skaffe de ting der manglede fx. 4 servietter eller bordklemmer.
• Der skal være styr på dugene. Det endte med der lå duge over det hele på galla dagen fordi de var blevet mixet så der var to meget forskellige typer duge.
• Det var ikke effektivt sammenlignet med at man gjorde alle tingene efter hinanden på alle bordene dvs duge, bordløbere… etc.
• Bordpakkerne fyldt super meget når vi skulle opbevarer.
• Svære at gøre det bordpyntningen ens fordi alle sætter tingene på forskellige måder.

Eksempel mail:

Liste over tidligere & mulige sponsorer:

Link til regnskabs templates: