Bestyrelsesmøde 2026-05-25 - Referat

Ordstyrer: David
Referent: Lasse
Fremmødte: Victoria, David, Mark, Markus, Konrad, Lasse, Sofus
Afbud:

1. Formalia
   1. Valg af ordstyrer
      1. David
   2. Valg af referent
      1. Lasse
2. Godkendelse af referat fra sidst
   1. Det er godkendt og sendt ud.
3. Næste møde
   1. Næste møde er d. 10/06 om aftenen
4. Siden sidst
   1. Beslutninger siden sidste møde
      1. Vi har valgt at håndhæve mere end vi plejer aktivitetskravet til Tour Di Frebar.
      2. Vi har opdateret beskrivelsen af RKG og Kantinen inde på siden med KU foreninger.
   2. Evaluering af arrangementer
      1. Oprydningsdag d. 15/4
         1. Det gik godt.
         2. Vi havde et passende antal mennesker til at dele os op i de forskellige lokaler.
         3. Materiale lokalet blev mere ryddet op end gjort rent.
         4. Der blev bestilt tidlig aftensmad. Der var måske lidt mange småting til sent.
         5. Kantinen var meget flot.
         6. Fedt at bestille mad for at der er en gode ved det.
         7. Der blev smidt dokumenter ud fra 80'erne. Mark syntes ikke det var relevant.
            1. Dette blev dobbelttjekket af Markus Bjørn der har haft arkivkundskab på Historie.
      2. FUTur d. 17/4-19/4
         1. Det gik godt.
         2. Rengøring var mega fucked. Der var opkast i 3 håndvaske. Kloaken var ødelagt, så vi kunne ikke bruge nogen håndvaske.
         3. Vi kunne godt sige at man ikke må kaste op i håndvaske.
         4. Temaet var fint.
         5. Vi kunne godt have fået 1. års til at hjælpe mere til med oprydning.
         6. Drikkevareoptællingen kunne godt have været bedre.
         7. Mindre fysisk aktivitet.
         8. Vi skulle have aktiveret arrangørerne lidt bedre, og få dem til at gå i gang i god tid.
         9. Vi har fået en regning for rengøring. Det kunne godt tyde på hytten har været for klam.
      3. IT Karrieredag d. 24/4
         1. Vi skulle ikke på TDF samme dag. Så det var lidt mere simpelt at afholde. Der var også 1. års der hjalp til.
         2. Folk drak væsentligt mindre end normalt. Vi drak 2 fustager, normalt drikker vi 6.
         3. Til gengæld drak vi meget sukkerfrit sodavand og somersby osv.
         4. Overskud var 4395kr. inkl. moms.
      4. Karaoke d. 24/4
         1. Det gik godt.
         2. Det største interne event som David har været med til. (Udover tour de frebar).
         3. Enormt hyggeligt. Meget sjovt.
         4. Vi glemte at dele præmier ud. Awards trak lidt ud.
         5. Vi startede med at pynte op lidt sent. Fysikrevy skulle spise.
         6. En quiz mindre måske. Folk ville gerne i gang. Der var også enormt mange mennesker til quizzen - det fungerede ikke super godt.
         7. Teknikken gik rigtig godt.
         8. Vi skulle have startet med at ryde op lidt før. Selvom folk stadig var i gang. Så kan man tage på Cafeen sammen.
         9. Overall enormt god begivenhed. Vi vil gerne lave den igen.
         10. Vi skal have fundet noget med danske sange.
      5. GeoRevy d. 30/4-2/5
         1. Det gik meget godt (Rock on).
         2. Overskudet var 3.976 kr. cirka. Revyens overskud var 2.569 kr.
         3. Vi sætter måske prisen lidt ned, men vi tager også de udløbne genstande på os.
         4. DRS gør vi får dobbelt så meget pant per pose. Det er ret nice.
         5. Vi skal have skåret vores vilkår ud i pap. Der mangler detaljer om mad og billetter til lørdag aften.
         6. Vi skal måske have 1-2 nye revyansvarlige til N. møde.
      6. 1. Maj d. 1/5
         1. Hyggeligt arrangement. Meget fedt i lidt mindre skala.
         2. Det var ret kort. Vi lukkede kl. 16.
         3. Vi havde måske ikke behøvet at tage en grill frem.
            1. Det var dog ikke nær så svært som forventet at hente grillen. Det gik ret nemt på sækkevogn.
         4. Der kom mange der ville have mad fra andre studier - de købte vores alkohol så det var meget fedt.
         5. Meget uheldigt at alle der havde meldt sig på til at planlægge ikke kunne komme.
         6. Grillen skal renses.
         7. Vi solgte for 2.049 kr. Det plejer at være mere, men vi plejer også at være meget senere åbent.
      7. DIKUrevy d. 14/5-16/5
         1. Det gik også godt.
         2. Selve skemaet var fyldt op inden vi lavede FB gruppen. Det var ikke så godt.
         3. Vi vil gerne gøre sådan så skemaet først kommer når messenger gruppen kommer.
         4. Pænt overskud. 4.268 kr. overskud. Revyens overskud var 3.156 kr.. Det er ikke helt lavet endnu. Sofus dobbelttjekker tallene.
      8. Tour de Frebar d. 22/5 0. Det var mega sjovt.
         1. Bussen lignede slet ikke den vi havde bestilt. Den var enormt varm.
         2. Bussen var fin nok ift. at vi var sent ude.
         3. Vi skal være ude i bedre tid næste år.
         4. Vi fik alle minutter der var betalt for. Tidsplanen fungerede super godt.
         5. Folk skal lige følge reglerne næste gang. Der blev bonget lidt for hårdt.
         6. Rus synes det var sjovt.
         7. Vi skal lige se på hvem der må komme med. Vi vil gerne overholde de aktive medlemmer.
            1. Man skal have været aktiv inden tilmeldingen.
            2. Selv hvis du har været på udveksling har du rig mulighed for at nå det.
            3. Torvholdere og bestyrelsen skal sørge for at holde eventlisten opdateret med dem der faktisk har hjulpet til.
            4. Man skal huske at skrive sig på hvis man har hjulpet og ikke har meldt sig på.
            5. Det omvendte skal også gælde. Dem der ikke var på og hjalp til skal skrives på.
   3. Kantinen
      1. DIKU fagråd har stillet udstillingsskærm op i kantinen. (Opslagstavle).
         1. Vi har selv købt knappenåle til den
      2. Vi har opdaget at nogen under fysikrevyen havde smidt madaffald i vores ELIS pose.
         1. Det er deres ansvar at få ryddet op selvom de påstar det ikke var dem der smed dem ud.
         2. De havde også glemt at booke kantinen. Det var ikke så godt. Vi synes vi skal give dem en bøde.
      3. Vi har godkendt at købe 5 røreskåle til kantinen. Det var det sidste vi ville have købt i studiestarten. IKEA havde dem ikke på lager dengang.
      4. Vi besluttede at vi ville lukke ned for drikkevare buffet under KU Festival.
      5. På dagen til KU-festival, havde KU inddraget hele bygningen til KU Festival. De havde ikke informeret os. Vi skulle have haft et alternativ eller som minimum givet os besked.
         1. Vi sagde til dem de ikke måtte bruge vores køleskabe da de givet vis er vores. Det blev ikke taget godt imod. Sikkerhedschefen for KU, Tommy, endte med at være provokerende overfor David. Vi kommer til at klage over diverse ting.
      6. David har givet lov til at Cafeen må låne et display køleskab. Ligesom cafeens specialøls køleskab. Det har vi ikke brugt i 3-4 år.
      7. Vi havde ikke givet lov til at DIKU revy måtte bruge panderne som probs i dikurevyen. Vi skal lige huske at have skrevet.
      8. Generelt er revyer ikke super gode til at ryde op i kantinen. Der skal laves en kontrakt om hvordan kantinen skal stå efter revy. Eller rettere vi skal følge mere op på at der faktisk bliver ryddet op.
      9. Vi skal oppe dosen af maté ret meget. Vi skal også blive lidt bedre til at fylde op i køleskabet.
      10. Vi kunne godt have 2-3 opfyldningsansvarlige på runde. Udover det er det nemmere at fylde op løbene.
   4. Sponsorat-ansøgninger
      1. Red Bull er interesserede i at lave endnu et samarbejde omkring studiestarten. Det kunne være 1. års festen. De må måske også til selve studiestarten.
         1. Vi vil høre om de kunne give vouchers til Red Bulls.
         2. Det ville give mening med noget vi også kunne tjene penge på.
      2. Vi må ikke have fagforeninger ude til studiestarten. Vi må snakke om dem hvad de kan til 1. års festen.
5. Kommende arrangementer
   1. Mystery Event d. 29/5
      1. Det kommer ret tæt på. Vi er i lidt dårlig tid.
      2. Vi bliver nok nødt til at rykke start til kl. 18 på grund af DatØK vs. FC Sparc.
      3. Vi skal filme. Meget af det i morgen.
   2. DIKUs sommerfest d. 12/6
      1. Gorm vil vide om vi kunne stå i bar.
      2. Sofus vil gerne stå for det.
      3. Der skal købes meget cola-zero.
      4. Vi skal bruge 2-3 bartendere. Vi kan også godt have 4 hvis man har en gruppe.
      5. Der er drinks. Vi kommer til at have et mindre udvalg på omkring 4 drinks.
      6. Sofus holder David opdateret ift. Gorm.
   3. Temafest d. 20/6
      1. Der er møde i morgen.
      2. Der er kommet flere til at hjælpe.
      3. Vi holder studenterhue tema. - Gratis øl hvis du har hue på.
      4. Bemærk vi har ændret dato til lørdag.
      5. Barskema skal nok snart ud. Vi ville starte relativt tidligt.
   4. N. Møde d. 21/06
      1. Vi har lagt det tidligere om søndagen efter sidste dikubar.
      2. Vi vil gerne holde kl. 12. søndag. d. 21.
      3. David laver udkast til aktiviteter inden næste bestyrelsesmøde.
      4. Vi har nok ikke ekstraordinær generalforsmaling den dag.
      5. Vi vil gerne have nye revy og kantine ansvarlige.
6. Senere arrangementer
   1. Oprydningsdag d. 25/6
      1. Vi har rykket datoen nu til d. 25.
      2. Vi skal nok rydde det gamle kantine lokale over i en ande ende af diku.
      3. Vi vil gerne have mange hænder.
      4. Gratis mad.
      5. David står for PR og at lave begivenhed etc.
      6. Der er ok mange der har skrevet sig på inde på sheets.
   2. RKGården d. 27/6-5/7
      1. Der burde være styr på get-a-place. Vi er lidt i tvivl roskilde har bøvlet lidt med kommunikation
      2. Mark vil prøve at bytte så vi får 2 get-a-place.
      3. Vi skal have bestilt pavillion gennem rkg. Kopper osv. mangler vi også. Der er desuden ikke fælles alkohol.
      4. Måske skal RKG lægge ud for bord, gaffatape og andet praktisk.
   3. 2. Nar d. 10/7-12/7
      1. Der skal flere folk på.
      2. Sofus og Konrad vil også gerne hjælpe. David kan godt hjælpe med at afholde.
7. Fritagelse for oplysningspligt til Skat
   1. Med tanke på det skal huskes internt: Vi har opgivet at efterindmelde selskabsskat for regnskabsårene 2022 og 2023.
      1. Det har vi gjort fordi regnskab for de 2 år stemmer ikke overens. Der er 2-3 regnskab pr. år i dinero der ikke stemmer overens.
      2. Vi har desuden betalt stor bøde til skat. Vi har vurderet vi har givet nok nu. Det var forvirrende nok i forvejen.
      3. Vi er stadig ved at få godkendt skat for 24/25. SKAT mente vi har lavet vores skat forkert og at vi har betalt for meget.
      4. Der var nogle udgifter som de mente var erhvervsmæssige som vi altså kan få trukket fra.
         0. Minecraft-server for SCIENCE
   2. Vi skal sætte plakater op.
   3. Vi må ikke komme ind på Frederiksberg gruppen på FB. Det er lidt åndsvagt.
   4. Vores hjemmeside linker nu til dokument med IP-addresse til mc-server. Det passer sig selv.
8. Prisstigninger på drikkevarer
   1. Cafeen har hævet deres priser på grøn og guld på flaske. Det er op til 18 og 20. Classic på fad koster 20. Guinness koster nu 35 i stedet for 30.
   2. Vi har været presset på andre drikkevarer som f.eks. Somersby.
   3. Vi har ikke lige så mange finansielle problemer som Cafeén. Så vi vil ikke sætte prisen op selvom vi normalt følger deres priser.
   4. Vi skal nok hæve prisen på et tidspunkt.
9. RKG-tøj og -merch til alle medlemmer
   1. Før plejede alle at kunne bestille merch osv. Så alle kunne få rkg merch. Vi kan måske få det delvist sponsoreret.
   2. Vi vil lave et excel ark med bestillingsnumre fra 'trykpåtøj.dk'. Så kan folk ønske RKG merch inde på det ark.
   3. David står for det som sommerferie projekt. Der går nok noget tid.
10. RKalenderG-appen / RKG-appen
    1. Vi vil gerne snakke med Bastian om at overtage appen. Det eneste der mangler er at API nøglerne skal fjernes fra koden.
    2. Vi vil gerne gøre så man kan få kalenderen ind i ens egen kalender.
    3. David skriver til Bastian.
11. Indkomne punkter
    1. Udlån af Soundbokse til Roskilde
       1. Vi har allerede skrevet lidt om det. Tidligere har vi været imod at udlåne. Sidste år lånte vi soundboks ud.
       2. Vi kræver depositum i år. Vi vil ikke mangle SB til studiestart.
       3. Vi skal lige have styr på hvor batterierne er henne. Måske er de blevet hapset.
    2. RKGammel-event
       1. Casper Larsen har skrevet. Han vil gerne lave et 'rkgammel event' hvor vi inviterer gamle røvhuller.
       2. Han foreslår vi gør det lige inden panikuge. Vi inviterer gamle røvhuller.
       3. Hvis de planlægger det kan vi nok godt facilitere indkøb osv.
       4. Bestyrelsen skal ind i RKGammel.
12. Evt.
    1. David vil lave reklame for at DIKU FAGRÅD har lavet en hjemmeside med hvordan vi afholder event på DIKU. Vi kunne godt give den til nye RKG medlemmer.
       1. Der er links til samtlige puljer, hvordan man booker lokaler, hvordan man laver pr etc.
       2. DIKU Fagråd har nu tilbudt at indkøbe rollup banner med print om din forening eller særligt arrangement.
13. Lukket punkt
14. Arbejdskvarter

• [ ] Fix ruskursusgruppen.dk med links til Facebook, Instagram, wiki, Google Calendar og appen.
• [x] Konrad og David køber nye stativer til festlys.
• [x] Lasse køber salt og afspændingsmiddel, samt rengøringsmiddel til kaffemaskinen (har vi allerede).
• [x] Vic bestiller bus for kæresten til Tour de Frebar.
• [x] Mark opretter Mystery Event-event.
• [ ] Mark laver temafest-event.
• [x] Lasse laver en enormt let-læselig plakat til Kantinen.
• [x] David laver en Kantine-chat for at kunne lokke folk ind som medansvarlige nu.
• [x] David opdaterer Kantinens hjemmeside.
• [ ] Mark og David laver PR for Minecraft-servere.