referater:bestyrelsesmode:2021_02_13 [RusKursusGruppen]

Dette referat er blevet afvist af et eller flere bestyrelsesmedlemmer og vil blive rettet ved næstkommende bestyrelsesmøde

Bestyrelsesmøde 13/02-2021 - Referat

Referent: Freddy
Fremmødte: Patrick, August (aka. supreme), Gustav (kom senere), JAcob, Stefan, Trine, Freddy, Youran, Casper, Jonatan, Sebastian Giovanni, Phillip
Afbud:
Udeblevede: De voksne

Formalia
1. Referent:
  1. Freddy
2. Ordstyrer:
  1. August
3. Godkendt: Referat fra sidst 0.1/møde
Siden sidst:
1. Follow up på beslutninger fra sidste møde
  1. Vi har ikke haft beslutninger \ ingen beslutninger er blevet taget siden sidste møde (0./1.)
2. Eval af arrangementer:
  1. (D)værgeaften
    1. Trine:
      1. Positiv, glad og synes det vellykket (sidste arrangement)
    2. Stefan:
      1. Har kørt på sidelinjen
      2. synes vi skal have en fast template (af hvad der skal siges)
      3. Præsentationen af powerpoint måtte gerne være gennemgået med resten af arrangørerne af eventet. Så alle var med på hvad der skulles siges
      4. Vi skal stille op som samlet RKG
      5. Det skal være klart, hvad der skal lægges vægt på
    3. Supreme (Rusgust):
      1. Bekræfter Stefan, synes det er en god idé, så alle er sikre på hvad der skal ske
      2. Foreslår at template’n skal lægges op på wiki (så vi kan samle erfaringer)
    4. Stefan:
      1. Legene var klar bedre i år
      2. Ligesom med feedback til julesjov-extravaganza skal det være endnu mindre internt
    5. Casper: (om kommentar (for internt) (Dværg Aften)
      1. primært møntet på det slutsjov (til sidst)
      2. “hørte om folk der blev smidt ud fra chats”
        
        Chat, to store grupper (de gamle, de nye)
    6. August:
      1. Synes det lyder godt med introduktion til legene
      2. Ked af at høre folk er blevet smidt ud
    7. Stefan:
      1. Kendskab til vores lege, får man på rusturene og vores andre arrangementer
    8. Jonatan:
      1. God íde med introduktion
      2. God íde med mindre rum
      3. “Det helt f at folk blev smidt ud”
    9. Youran (Kommentar til dværgeaften(
      1. Vi sidder i fællesrum, synes det var en hyggelig aften
    10. Casper:
      1. enig i mindre rum
      2. mere rettet mod introverte
      3. Folk som har svært ved at bryde isen, at spørge om at være med
    11. Trine:
      1. Vi skal have planlagt præcist hvad der skal ske efter i fri leg-delen
      2. Så det ikke bliver kaos
      3. og så vi har klare retningslinjer om hvordan vi behandler bl.a. nye medlemmer
    12. Casper:
      1. Pigerum, hvor én blev smidt ud
      2. Spillet racerbile
    13. Trine:
      1. “jeg sad i et pigerum”
      2. vi lavede sjov, ked af hvis det blev misforstået
    14. Løs diskussion i plenum:
      1. Hvordan vi planlægger med små rum og store rum
      2. Nogle synes det er fedt med store rum
      3. Hyggesnak
      4. Små rum:
        
        mere intimt
      5. man kan bedre høre hinanden
    15. Supreme:
      1. Opsumering:
        
        Mere struktur på efterleg
        
        Vi skal have gjort klart for vores medlemmer hvordan vi behandler de nye
        
        Vi skal være mere indkluderende
  2. 0. Møde
    1. Trine:
      1. Glad for folk er aktive
      2. Ansvarsposter
      3. Tale, komme med indspark
    2. Stefan:
      1. Fedt at folk var kritiske
      2. godt med konstruktive!
    3. Casper:
      1. Fedt at allerede fra start bliver hørt, at man føler der tages imod ens kritik
    4. Supreme:
      1. Strukturen var god
      2. Live demonstrationer (excel)
      3. Foreslår at tage formatet med så selv, hvis vi er live, så kan man have den digitale
    5. Sebastian Giovanni
      1. Spørger om det er normalt at mødet er så langt:
      2. svar: ja, (det var en blanding af to møder 0. og 1.)
        
        Grund: ansvarsposter blev uddelt
    6. Youran:
      1. Synes også det var langt
      2. Fedt med ansvarsposter
    7. Supreme:
      1. Lagde mærke til folk faldt fra til sidste
        
        nogle skulle spise
        
        nogle var trætte
    8. Jonatan:
      1. God idé at informere andre om at møde kunne blive langt, så medlemmer kan have forberedt mad
    9. Supreme:
      1. Anerkender Jonatans kommentar, så vil folk også deltage til efterhygge
    10. Stefan:
      1. Anerkender også
      2. Synes godt vi (bestyrelsen red) kunne have informeret om længden af mødet, fordi vi havde prøvet det før
      3. Anerkender også at han (Stefan) talte for meget, om ting som måske var ligegyldige
      4. Supreme foreslår at vi har et speedrun
    11. Sebastian (Idé):
      1. dejligt hvis der var pause at lufte hovedet, tissepause
      2. Svar:
        
        Vi plejer
        
        Vi var i flow, så vi havde gjemt det
        
        Men god pointe og kritik modtaget enstemmigt fra bestyrelsen
    12. Casper:
      1. Synes der er tendens til at tingene skal omstruktureres til at være digitalt. F.eks. tidspunkt
      2. Svar:
        
        Supreme. anerkender at vi bare har indført tidligere tidspunkter
    13. Stefan:
      1. Ting vi skubbede igennem:
      2. Tage aktivt valg om man kommer eller ej
    14. Trine:
      1. løsning:
        
        Går ind og aktivt sætte folk til at deltage så må folk selv gå ind og trykke ‘ikke deltager’
        
        Vi laver intro video, how to tryk ‘deltager
    15. Youran:
      1. ‘er okay med det’
    16. Supreme:
      1. vi gemmer til senere
Kommende arrangementer:
1. Oprydning af RKG-lokalet
  1. Skubber til efter lockdown (Covid-19)
Status på overdragelse fra den forrige bestyrelse
1. Bestyrelsesmiddag
  1. Stefan forklare hvad det er til de nye medlemmer
  2. Udskyder
Status på bank konto hos SCIENCERådet
1. Vi mangler kasser (Gustav)
  1. udskyder til han er med
2. Kassér tilsluttede sig mødet, (senere)
3. Skal vi ændre bank(?)
  1. Con:Ting vi skal overveje
    1. Vi får bogholder tilknyttet
      1. Gennemgår vores regnskab
    2. Vi skal sørge for at have kvitteringer, eller anden dokumentationer hvor pengene kommer fra (skulle vi i forvejen)
      1. Gennemgår vores regnskab
  2. Holtehøj:
    1. Overvejende enig
    2. kvittering for ølkøb bliver ikke et problem
    3. Redeligt regnskab:
      1. Vi skal ændre vores løse kontingentbetaling, til en mere officiel
      2. Svar, supreme:
        
        Vi kan give gave ved tilmeldning
        
        Foreslag: lave kontingentfest!
  3. Casper:
    1. Arbejder i Economics
    2. Vil gerne hjælpe med regnskab eller support i forhold til economics
Vedtægter:
1. Vedtægtsændringer, henviser til foreslagsændringer-dokumentet på internt drev (skriv til bestyrelsen, ved efterspørgsel),
2. Stefan “jeg linker” til vedtægter fordi I nok ikke har set dem:
  1. Det er feks ting som banken får
  2. virk.dk (CVR register)og Virksomhedder
3. Vi taler om ændringer af vedtægter
4. Trine overtager ordstyrer (August gået kort)
5. Stefan:
  1. Henviser til Vedtægtsændringsforslag (link og screenshareses på wiki)
6. Trine:
  1. KU kan afholde folk fra at blive vejleder
  2. Men ikke hyttebumser
  3. Kan omgås ved at give folk æresmedlemskaber
7. Paten:
  1. Det er ikke kritisk
  2. Men det skal ændres
8. Supreme:
  1. Synes det er godt at væres detaljeret
9. Stefan:
  1. Vi kan godt ændre i forslaget under GF
  2. Feks, tekniske detaljer, fejl, ord
10. Supreme:
  1. efterspørg, adskilning af foreslag
11. Stefan:
  1. Jo flere foreslag
  2. Jo mere har vores medlemmer mulighed for at præge RKG
12. Stefan (næste forslag, foreslag 4.1)
  1. Fortæller at alle er æresmedlemmer
  2. Ellers kunne ingen stemme
  3. Et loophole fundet af trine
13. Trine:
  1. skal teknisk ændres
14. Supreme:
  1. enig med forslag,
  2. ændring:
15. Stefan:
  1. Taler om tekniske detaljer
16. Referant, henviser til Vedtægtsændrings-dokumentet:
  1. Baggrund: bedre forklaret, uddybet
  2. Løbende opdateret
    1. Referant kan ikke nå at skrive om alle ændringer
      1. alligevel redundant, hvis det står i et andet dokument, der i sidste ende indholder de vedtaget ændringsforslag
      2. Tekniske detaljer og løse kommentare kommer i flæng: 71. struktur mangler
17. Opsummering:
  1. Skal følges op på:
    1. Vi skal sætter møde op med adminstrationen om hvilken rolle og ansvar hyttebumser
      1. ift. om RKG står for udbyde hyttebumser
      2. eller om det er noget ruskoordinatorerne står for
  2. Accepterede forslag ændringer:
    1. Ingen, det bliver først vedtaget ved generalforsamling
Studiestart skriftlig høring:
1. Dokumenter fra studiestart
2. Opfølgning:
  1. Vi var enige i udkast fra KU
  2. Næstformand, Stefan læser mail op sendt til studiestart omhandle KUA-dag, (ses forklaret i 0./1.-møde)
  3. Bestyrelse:
    1. Glad for at vi bliver hørt og set fra ledelsen på DIKU
  4. Philip:
    1. Må vi medlemmer få punkterne/udkast/dokumenteren at se
    2. Svar:
      1. Supreme:
      2. Nej, det er sendt til formandsskabet
Fagråds møder:
1. Blokmøde for fagrådet sidste uge (8)
2. De efterspørger at sociale og faglige foreninger medlemmer deltager:
  1. RKG, vi stiller allerede med medlemmer
  2. Stefan: Synes det er godt vi er med, og vi skal forstætte med at stille op
3. Stefan:
  1. Jens fra fagrådet
  2. Spørg ind til om hvilke kriterier skal opfyldes for at deltage til science råds-møde
Ansvarsposter
1. Stefan:
  1. Der skal lægges dato for hvornår arrangementer senest må lægges, for at skabe struktur
  2. Alle er enstemmigt enige
2. Supreme:
  1. Vi skal efter bestyrelsesmøde opfølgende spørge ind til status på hyggeposterne:
3. Stefan: Foreslår at det vil være bedre at bede om status før
4. Supreme: Bedre forslag, godtaget
5. Endeligt:
  1. Bestyrelsen skriver ud én uge forud for kommende bestyrelsesmøde
6. Youran:
  1. Hvad indebærer rollen som torvholder:
  2. Svar:
    1. Du skal ikke alve mere end de andre
    2. Det er dig bestyrelsen kontakter
  3. Kan torvholder selv vælge dato:
  4. Svar: ja
    1. Bestyrelsen skal ikke godkende indhold eller dato, men vi følger op
7. Sebastian Giovanni:
  1. Hvad er en hyggegruppe? (Casper vi mangler grundlæggende information)
  2. Svar:
    1. Skal lave interne arrangementer
    2. Vi plejer at stille med mindst 5 arrangementer
    3. Skaber internt fællesskab
      1. Vigtigt til når rusturerne kommer
8. Youran:
  1. Når man laver arrangement:
  2. Skal man så selv betale?
    1. Svar: nej
  3. Skal man ansøge først inden man betaler?
    1. Svar: Som hyggegruppe skal I komme med et udlæg inden i betaler, så ja.
9. Supreme:
  1. Afstemning, skal Caroline Alsing have adgang til RKG i kraft af at hun skal være ansvarlig for lokalet (Referant henviser til Ansvarspostfordelings-dokumentet, ligger på drev)
    60. Anonym afstemning: nej
  2. Svar: Ja
10. Opfølgning:
  1. Bestyrelsen inviterer Caroline Alsing til møde om hvad ansvarsholderposten indeholder.
    1. For at sikker på sin rolle og beføjelser
Slagplan for synliggørelse af RKG:
1. Som opfølgning af Caspers spørgsmål under 0./1.-mødet
2. Hvordan bliver vi en standard omgangskreds på DIKU
  1. Hvilke midler skal vi tage imod:
    1. Sociale medier
      1. Supreme:
        
        Uges Meme
    2. Arrangementer
    3. Discord:
      1. Virtuel frebar
      2. Små rum, hvor folk kan spille hygge og mødes
  2. Youran:
    1. Vi skal have nedskrevet hård deskriptiv information om hvad RKG er
    2. Svar: ja, men det er kun en side af mønten, det bliver svære at få folk til at se.
  3. Casper:
    1. I har været usynlige (“Forstår ikke I ikke har haft det (sociale medier red.) tidligere):
    2. Lav frebar:
      1. Aktivt online:
        
        Snapchat & Instagram
        
        f.eks. Månedens rus
        
        skrevet om fester
      2. Supreme:
        
        PR-folk:
        
        Ansvarspost til sociale medier
      3. Sjov videoer:
        
        “Tage pis på de videoer”
        
        Hvad er datalogi, udlagt af KU
      4. Freddy:
        
        For at svare på spørgsmål
    3. GDPR:
      1. Vi kan godt lægge billeder op, rent juridisk
    4. Foreslår:
      1. Mere tradition
        
        I form af lege
        
        F.eks. Tequila Tights Tirsdag
      2. Det er sindssygt vigtigt nu under Corona
      3. Det er nu der skal tages stilling til om at vi skal være den store gruppe der omfavner fællesskabet og hjælpe de studerende gennem den her periode
      4. Eller om vi skal være gruppen der af og til lave arrangementer
  4. Youran:
    1. Roser Casper:
    2. Før, troede du var druk og hamring
    3. Nu, der er mere indhold (fællesskab følelsen)
    4. Synes også det er nu vi skal tage stilling!
  5. Casper:
    1. Takker!
  6. Arrangementer:
    1. PR-udvalg:
      1. Instagram & Snapchat
        
        Youran vil gerne stå for kameraet
      2. Video til RKG-siden på facebook
        
        Lokationer på KU, præsenteret af RKG
        
        Minder kan knyttes
    2. Tequilla tights tirsdag skal lægges under RKG
    3. Hvad med RKG tequila tights tirsdag
  7. Frebar:
    1. Lad det eksisterer også efter corona er væk
    2. Lad det være hele dagen
      1. Så kan folk joine, når de vil
      2. Dato: planlægges internt af tovholder
  8. Games:
    1. Guild i WOW
    2. Alliance i Travian
    3. League-team
    4. Vi har allerede minecraft, så hvorfor ikke de andre
Næste møde:
1. Lørdag d. 6 Marts 2021
Indkomne punkter:
1. Ingen
Evt
1. Seriøs evt.
  1. Youran:
    1. Hvad er forskellen på vejleder og hyttebumser?
    2. Svar:
      1. Vejleder planlægger, arrangerer lege
      2. Hyttebumser: Møder op, laver mad og hygger
      3. Baggrund:
        
        Fordi datalogistudiet blev større og efterspørgslen efter vejleder blev for stor, så man lavede en hygge rolle men med dels ansvar.
  2. Kan vi få en opsætning og uddybende forklaringer af?:
    1. Vejlederrollen
    2. Hyttebumsposten
    3. Bestyrelsen
      1. Rollerne indbyrdes
    4. Ansvarsposter:
      1. f.eks. Fundraising
  3. Casper:
    1. En panflip vil være brugbare
      1. I forlængelse af og som forventningsafstemning for hvad der sker ved 0. , 1. møde og andre store
      2. f.eks. tidsestimering
  4. Supreme:
    1. svar: enig
    2. Vigtigt for gennemsigtighed
    3. og indkludering
    4. Vi følger op på det i Bestyrelsen og siger tak for feedback!
  5. RKG-logo:
    1. Sendes til bestyrelsen, til Zoom-baggrund
    2. Identitet:
      1. Vi skal have ækvivalent til arbejdsuniform, så folk kan genkende os, når vi er digitalt
2. skørt evt (bunde = drikke ¹⁾
  1. Philip skal bunde
  2. Supreme skal bunde
  3. Paten skal bunde Te
Lukketpunkt

¹⁾

selvfølgelig også vand