Bestyrelsesmøde 16/06-2022 - Referat

Referent: Matilde
Fremmødte: LeeAnn, Iben, Fie, Mikkel, Matilde, Hanehøj, Malthe, Anders, Sebastian, Flach, Shun, Casper
Afbud: Stefan
Udeblevede:

1. Formalia
   1. Valg af referent Matilde
   2. Valg af ordstyrer Iben
2. Godkendelse af referat fra sidst: JA!!
3. Siden Sidst
   1. Opfølgning på beslutninger taget på sidste møde
      1. Ingen beslutninger at følge op på (andet end action items).
   2. Action items
      1. Se den opdaterede liste i bunden af referatet.
   3. Beslutninger siden sidste møde
      1. Ingen beslutninger siden sidste møde.
   4. Arrangementer
      1. H.K.D.F.Ø.P.E.A.A
         1. Vi har ikke lavet ølregnskab…
         2. Arrangementet gik godt
         3. Der var god opbakning til oprydning
      2. DIKU revy after-bar
         1. Kæmpe success
         2. Vi fik ikke solgt helt så meget som vi havde forventet, men det giver nok sig selv når folk er så stive når de ankommer
         3. Til gengæld var oprydningen lort, der var omkring 7 der havde meldt sig på, og kun 4 dukkede op
         4. Vi skal lige være bedre til at lukke tilmeldingen, og sørge for at det er den ansvarlige der siger om baren kan lade sig gøre eller ej
      3. Ikke druk arrangement
         1. Der var ikke særlig mange der dukkede op
         2. Det var ærgeligt at det blev lagt oveni andre arrangementer, og i en periode/weekend hvor der sker rigtig meget
         3. Der var ting der ikke var blevet sat ordentlig ind i lokalet, man skal huske at snakke med nogle af dem med rkg adgang
         4. Måske PR var lidt low, det var ærgeligt
         5. Fremover (til alle events) husk mere PR og en save-the-date
      4. Galla
         1. Mega fedt arrangement
         2. Stefan og Matilde skal ordne regnskab
4. Kommende Arrangementer
   1. Eksamensfrebar
      1. Casper er ansvarlig
      2. Der er blevet skrevet ud mht baren (juhu)
      3. Lageret er fint
      4. Så vi er klar, hvis folk skriver sig på vagter
      5. Casper skal sige til hvis han har brug for hjælp
   2. 2. Nar
      1. Casper, Malthe, Fie og Mikkel er ansvarlige
      2. Det går godt, der mangler bare at folk melder sig til
      3. Vi skal have en (symbolsk) egenbetaling så man er lidt mere sikker på at folk melder sig til
      4. Arrangementet er som udgangspunkt kun for dem der skal være tutorer
      5. Instituttet ser helst at turen kun er for tutorer
      6. Det ville give mening at turen skal betales af instituttet
      7. Beslutning Der bliver ikke givet nogen penge til 2. Nar (før i stiden har det altid kunne fungere med egenbetaling)
      8. RKG kan gå i dialog med instituttet hvis der er behov for økonomisk støtte, men som udgangspunkt støttet vi med hjælp og arbejdskraft og kærlighed (som det normalt er)
   3. Generelle events?
      1. Der er snart et smadderarrangement (i sommerferien, måske uge 28 eller 29)
      2. Der er også snart et andet sommerarrangement
      3. Hvis folk har lyst til at flytte deres arrangement til efteråret er det fint, fordi vi har så mange events
      4. folk er gode <3
      5. Vi tager de næste arrangementer til 2. møde
   4. 2. møde
      1. Matilde står for brunch delen
      2. Stefan står for at lave en dagsorden, som resten af bestyrelsen så kan godkende
      3. Flach er nu stand in referant
      4. gennerel diskussion om kriterier for medlemsskab.
      5. Vi drikker for punktskål og spiser mad.
5. DIKUBar
   1. Vi skal købe låse - Lee eller Hane står for det
6. Vedtægter
   1. De er ikke blevet uploadet endnu
7. Regnskab
   1. Stefan er her ikke, så det bliver næste gang
   2. Moms
      1. Ikke noget videre at sige lige nu
8. Rollebeskrivelse
   1. Fie og Iben har ikke taget den videre endnu, det sker snarest
9. Lokaleoplæring status
   1. Iben har været god og koordineret lokaleoplæring
   2. Vi skal finde nye lokaleansvarlige på 2. møde (undtagen for Casper, som bliver i DK)
10. Status på sponsorat ansøgninger
    1. Stefan er her ikke så vi finder ud af mere på næste møde
    2. SCIENCEPuljen
    3. KU Trivselspulje
11. RKG medlemskaber
    1. Vi indkræver kontingent i forbindelse med 2. møde
    2. Folk der ikke har betalt bliver smidt ud (så vi får ryddet lidt op)
    3. Vi tager diskussionen op på 2. møde
    4. Vi skal have gang i flere store foreningsarrangementer, fordi det skal være sygt fedt at være med (især hvis folk lægger mange kræfter i DIKUbar)
    5. Stefan har kontakt til REKOM, så vi kan holde en RKG appreciation bar fest (hvor ingen skal rydde op)
    6. Det kunne være rart med et overblik over hvem der rent faktisk er med til at arrangere DIKUbar, fester, ture osv
    7. Det skal være nemmere at hive fat i dem der ikke deltagere, så de kan blive inddraget
    8. Vi kunne lave en liste over folk der er oplært i DIKUbar (og hvad de er oplært i), så det er nemmer at få folk oplært, og få fat i folk til barerne
    9. Vi skal have badges til dikubaren, og vi får måske nogle t-shirts snart? og vi skal have præmier for alt muligt i baren. og vi skal have spejderbælter, som man kan få duelighedsmærker på
12. Næste møde
    1. Tirsdag den 9 august kl 17:00 (vi skal have Aperol Spritz i solen bagefter - Matilde køber ind. Vi skal også spille spikeball - Iben fikser det)
13. Indkomne punkter
    1. Der er ingen indkomne punkter.
14. Evt.
    1. Dårlig traction på FB
       1. Det kunne være fedt med en platform der ikke er facebook
       2. Det er både en god og dårlig ide
       3. Mange platforme gør folk forvirrede
       4. Først og fremmest for internt i RKG
       5. Kunne Discord eller Slack bruges
       6. Indtil videre kunne man også bare lige sige til medlemmer at de skal slå notifikationer til for RKG gruppen
15. Lukketpunkt

1. [ ] Hane og Mikkel skal skrive wiki om 1. Nar
2. [ ] Lee skal sørge for at Tour de Frebar arrangørerne får skrevet en wiki
3. [ ] Stefan kontakter tutorkoordinatorne mht. kuadag og intromiddag (inden næste bestyrelsesmøde)
4. [ ] Stefan skal uploade de rigtige vedtægter
5. [ ] Fiben er tovholdere på at vi får rykket på rollebeskrivelsen
6. [ ] Stefan skal søge om penge til lydudstyr og kroketsæt
7. [ ] Stefan og Fiben står for at fikse faktura fra Tour de Frebar
8. [ ] Shun, Lee og Matilde skal sørge for at der bliver lavet ølregnskab for HKDFØPEAA
9. [ ] Stefan skal lave dagsorden til 2. møde (med hjælp fra venner)
10. [ ] Lee og Hane står for at der bliver købt kodelåse til køleskabene
11. [ ] Stefan skal følge op på REKOM (og hverve nogen til at hjælpe sig)