Bestyrelsesmøde 04-10-2023 - Dagsorden

Referent:
Fremmødte:Fie, Bella, Bastian, Seb, Kröll, Shun, Friis, Andreas, Julie Bagger, David, Charlotte
Afbud:
Udeblevede:

1. Formalia
   1. Valg af referent
   2. Valg af ordstyrer
2. Godkendelse af sidste bestyrelsesmøde
   1. Godkendt
3. Action items
   1. Done: Stefan skriver til KU og melder at vi holder fest alle dage vi har aftalt
4. Siden Sidst
   1. Beslutninger siden sidste møde
      1. Lånt soundbokse & fadølsanlæg til Caféen? førstefrebar
      2. Lånt soundboks til Caféen? oktoberfest
      3. Lånt soundboks til Morten Meldahl tale
      4. Låner 2 soundbokse til KogDat rustur (en 2 og en 3)
   2. Eval af arrangementer
      1. Introdag
         1. Mange tilmeldte, men knap så mange dukkede op.
         2. Der var en del forvirring om hovedformålet ved arrangementet, samt hvem der stod for oplæg etc.
         3. Skal meldes ud meget tidligere hvis det skal gøres igen
         4. PROSA & IDA har fået tilbud om at deltage til værgeaften.
         5. IDA har sendt en række spørgsmål de gerne vil have svar på Hvordan tænker I, at vi næste år kan få flere til at dukke op?

Vi skal ud til de nye studerende meget tidligere, helst i studiestarten.

Kunne man eventuelt afholde oplægget i samme auditorium hvor rus alligevel er til forelæsning?

Rus havde ikke forelæsning før oplægget i år. Det bliver meget svært i god tid at finde ud af hvornår forelæsninger ligger før efter uge 35. Vi kan måske regne ud hvornår POP er.

Kan man sørge for (kontrollerer) der ikke lægger andre forelæsninger/mentormøder etc. som gør at de studerende ikke kan prioritere oplægget? Mentor møder var planlagt til at slutte før oplægget, det lykkedes så ikke. Vi notere at man skal koordinere med dem næste år.

Kan i som tutorer / medstuderende gøre mere for at få folk til at møde op? Vi vil nævne det i studiestarten

I kunne måske også hverve til RKG denne dag, og dermed gøre det mere attraktivt? Så skal arrangementet ligge meget senere på året. Det skærer også i målgruppen, da det så kun er folk der er interreseret i RKG der dukker op.

  0. **Bannerfest**
    0. Lidt tarveligt at stille KogDat med et mindre banner end vores eget
    0. Der var ikke særligt mange tutorer under malingen, herunder ingen fra DatØk. DIKUGiftes havde planlagt et andet arrangement samtidig. 
    0. Vi kan prøve at være tidligere ude med arrangementet, specielt at forklare tutorerne hvornår det er.
    0. Bastian er sur over at matematik vandt. 
    
  0. **DIKUBar bar**
    0. Blev ikke til Oktoberfest, da vi delte datoen med DM i programmering (pre-event). Gjorde også at vi startede senere.
    0. Vi solgte vildt mange Jägerbombs
    0. Okay fremmøde givet den sene udmelding. 
    0. En stor del af vores salg ligger under happy hour, hvor vores indtægt er 0. Vi skal overveje at sætte priserne op eller skære ned på rabatten.

0. Kommende Arrangementer

0. **Førsteårsfesten**
  0. Der er bestilt spiritus, kommer fredag formiddag. Der burde være øl nok, hvis det ikke blev stjålet i weekenden
  0. Er meldt til driften & vagterne. Jens har vagt den dag. 
  0. Planlægningen går godt.
    0. Julie har bestilt pynt
    0. Der er planlagt aktiviter
    0. Martin Mulla er DJ.
    0. DIKU giver pizza. Planlægningsgruppen bestiller imorgen.
  0. Shun spørg rus om de vil stå i bar. 
0. **EvalNar**
  0. d. 13-15 Oktober. Samme hytte som vi altid holder evalNar i.
  0. Vi har den tidligere end normalt, men vi ved faktisk ikke hvornår. 
  0. Næsten ingen tilmeldte. 10 tilmeldte ud af 27 pladser.

0. Status på sponsorat ansøgninger

0. DIKU giver pizza til førsteårsfesten

0. Momsregistrering af foreningen

0. Kröll har været dårligt til at få sendt anmodning om momsfritagelse, men realistisk kommer det ikke til at ske uanset. Vi bør overveje at bide i det sure æble og få os registreret mens vi har folk til at hjælpe
0. Kröll skal nok hjælpe med overgangen de første par gange, hvis nødvendigt.
0. Vi tager den til GF og lader den nye kasser tage den endelige beslutning.

0. Indkaldelse til GF

0. Det er d. 26 Oktober. Bestyrelsen indkalder i dag, med standard dagsorden + momsregistrering.
0. **Kontingent**
  0. Vi skulle have sendt deadline for kontingent ud for længe siden. Er ikke gjort. Eventuel lad os sætte deadline til dagen før GF. Så vi kan have en oversigt over hvem der er stemmeberettiget. 
  0. Det bliver planen. Kröll skriver ud.
0. **Vedtægtændringsforslag**
  0. Kröll vil stadig gerne have ændret "dværge" til "hverve"
  0. Seb vil gerne have ændre §3 stk. 5 (mindst halvdelen af medlemmerne skal stemme for en ekstraordinær generalforsamling). Der stilles forslag om 10, 15 & 20 personer. 
  0. Andreas fremlægger forslag om tilføjelse til §3 stk. 8, at straffen for brud på CoC, vedtægter etc. er hårdere for personer med ansvar, feks bestyrelsesmedlemmer. 

0. RKApp v17

0. Bastian har lavet en App! Stort fremskridt!
0. Den har fire knapper: 42/43, Adam & Eva (kompass der peger på adam & eva), Kalender (Google Kalender), Voucher (DIKUBar vouchers).
0. Vi vil gerne opensource den. RKG har en Github. 

0. Næste møde

0. Bestyrelsen mødes internt før GF, men der afholdes ikke flere almene bestyrelsesmøde før der er valgt ny bestyrelse. 

0. Indkomne punkter

0. **DIKUBar Optimering**
  0. Vi mangler information til vores almene bartendere til hvordan man gør ting. Vi har meget info til arrangører.
  0. Blandt andet er der ingen indlysende måde at vide hvilken side der er til rense og beskidte kopper.
  0. Fie laver skilte til baren og hænger op. 
  0. Bestyrelsen haste udarbejder cheatsheets og andre hjælpe midler til bartenderne inden fredag. 
  0. Vi skal huske at hænge barvagter op. Det bliver den baransvarliges opgave at printe vagtskemaet. 

0. Evt.

0. Vi skal blive bedre til ikke at blokere brandveje når vi holder DIKUBar. Specielt dørerne i kantine må ikke blokeres (de skal kunne åbne/lukke)
0. Vi skal være opmærksomme på at der er mange nye regler omkring afvikling af arrangementer. Det er stadig meget uklart hvad reglerne er og hvordan vi opretholder. 
0. Friis er igang med at leje Caféen? til DatØk julefrokost. Vil RKG være afsender hertil? Det vil vi gerne. Det giver en god mulighed for at nå ud til DatØk. Vi vil også gerne give til en evt. ML julefrokost eller lign. arrangement
0. Friis skal giftes og vil derfor gerne låne ting fra RKG lokalet. Selvfølgelig må han det.
0. Udflytningen er yderligere udskudt. 

0. Lukketpunkt

1. Stefan skal søge om penge til lydudstyr og kroketsæt - evt nogle af de sponsorpenge vi får fra Prosa
2. Stefan undersøger mulighed for pantskur (det skal reevalueres, da vi er ved at overtage kantinelokaler)
3. Stefan forsætter kontakt med institut vdr. rengøring af DIKUbar - igangværende (de har glemt vi findes)
4. Bastian laver en RKalenderG APP’en - Den er pt i betaV2 mode (der er ikke sket en skid, vi regner med v4)
5. Kasserne skal sende kvitteringer for mad til 0. møde, 10 kander og piberensere til ølbong + mad fra futur
6. Stefan søger penge fra instituttet til mad ved bestyrelsesmøder
7. Stefan og/eller kasser skriver til Virk
8. Fie skriver på Julefrokost wiki / fikser stregregnskab
9. Kröll sender faktura til caféen for udlånt udstyr
10. Kröll og kasserne skal finde en dag, hvor de kan lave noget kasse arbejde
11. Bella laver event for næste møde
12. Stefan printer nye priser til øllokalet