Bestyrelsesmøde 12-11-2023 - Referat

Ordstyrer: Rode
Referent: David
Fremmødte: Kröll, Rode, Fie, MaltZe, Bella og David
Afbud: Friis
Udeblevne: Ingen

1. Formalia
   1. Valg af referent David
   2. Valg af ordstyrer Rode
2. Godkendelse af GF referat Kan godkendes, når Friis er her. Rode sender mails med det underskrevne referat.
3. Godkendelse af eval referat Kan godkendes, når Friis er her.
4. Status på overdragelse af bestyrelse Punkterne på listen til overdragelse af bestyrelse er gennemgået.
   1. Lokale-adgang MaltZe og David sender deres studiekortnumre til Kröll.
   2. Overdragelsesmiddag! Er planlagt og afholdes på onsdag.
   3. Bestilling af kort Betalingskort er bestilt til David, Fie har stadig adgang, og Bastians kort deaktiveres.
5. Forventningsafstemning Bestyrelsesmøde den første onsdag i måneden har fungeret godt, så det fortsætter vi med. Vi prøver selv at lave mad til møderne for at spare nogle penge.
6. Siden Sidst
   1. Beslutninger siden GF Vi har fået den bedste bestyrelse. Vi har lånt Soundbokse ud og mistet en. Vi prøvede en ny opstilling til DIKUBar, der fungerede ret godt.
   2. Eval af arrangementer
      1. General forsamling Der var ikke mange erfarne til GF, men der plejer ikke at være mange fremmødte til GF. Vi skal have en bedre stemmetæller næste år. RKG er efterhånden blevet stort, så vi har brug for ansvarlige til forskellige områder.
      2. Værgeaften (d. 2 november) Det blev en succes, hvor der rent faktisk dukkede mange op på trods af sen reklame. Vi skal have bedre guides med forventede opgaver for planlægning af DIKUBar og andre events ift. at være tovholder, at lave god PR osv. Der findes allerede gode guides på wiki'en, men de skal forbedres, og så skal de rent faktisk bruges. Vi overvejer at flytte værgeaften til mellemugen fremover, så det ikke ligger lige op til eksamen. 28 RKG-aspiranter har tilmeldt sig. Vi lukker de nye ind efter næste bestyrelsesmøde.
      3. Eksamensfrebar (d. 10 november) Der var ikke så mange mennesker, selvom vi stadig er i blok 1. Vi har brug for bedre PR. Vi løb tør for nogle drikkevarer.
7. Kommende Arrangementer
   1. HKDFØPEAA Planlagt til på torsdag.
   2. Silent Disco (d. 24 november) Udskydes, da ikke engang Kröll kan d. 24.
   3. Julefrokost (d. 2 december) Fie er ansvarlig, så der er selvfølgelig styr på det, også ift. streglister. Hun laver løbende PR og skemaer til fordeling af poster, fordi alle skal hjælpe til. Vi skal have brandgodkendt bordopstillinger i kantinen på forhånd pga. de nye regler, så vi burde få godkendt en masse forskellige opstillinger.
   4. Bariocart? Rode og Julie Brinch er ansvarlige. Vi skal have de nye med til det. Det bliver nok midt januar.
   5. Bestyrelsens Mystery Event? Vi overvejer forskellige idéer. Det bliver nok slut februar.
8. Status på sponsorat ansøgninger
   1. PROSA penge Vi har penge fra PROSA, vi skal nå at have brugt.
   2. SCIENCEPuljen
   3. KU Trivselspulje
9. Kontingent
   1. “Deadline” til The Purge 2k23? Vi laver nok purge til julefrokosten. Rode laver et opslag for at minde folk om at betale kontingent på forhånd.
10. Fastsættelse af møder Vi fortsætter med bestyrelsesmøder den første onsdag i måneden.
11. Næste møde Næste møde bliver onsdag d. 6/12. Der er oprettet et event.
12. Indkomne punkter Ingen indkomne punkter.
13. Evt.
    1. Oprydning efter DIKUBar Vi vil gøre det mere tydeligt, at de baransvarlige har ansvaret for oprydning, så vi skal måske have mere officielle DIKUBar-ansvarlige. Det har været svært at få folk til at blive til DIKUBar i den her blok, så vi kan overveje at lukke tidligere, men vi prøver først at lave bedre PR til næste almindelige bar. Vi kan lave en god DIKUBar-playliste for at få folk til at blive på floor (efter Ulovlig har været på).
    2. RKG's Facebook-bannerbillede Det er meget gammelt, så vi skal have et nyt.
    3. Oprydning i RKG-lokalet Vi skal have gjort rent i lokalet.
    4. Mad til overdragelsesmiddag Rode og Fie mødes og køber ind.
14. Lukketpunkt

1. Rode skriver til Signe med de nye medlemmer i bestyrelsen og godkendelse af referatet
2. Stefan skriver til KU og melder alle vores planlagte fester for blok 2
3. Stefan forsætter kontakt med institut vdr. rengøring af DIKUbar - igangværende (de har glemt vi findes)
4. Kröll sender faktura til Netcompany for DM i programmering
5. Bastian laver en RKalenderG APP’en - Den er pt i betaV2 mode (der er ikke sket en skid, vi regner med v4)
6. Stefan søger penge fra instituttet til mad ved bestyrelsesmøder
7. Stefan og/eller kasser skriver til Virk
8. Fie skriver på Julefrokost wiki / fikser stregregnskab
9. Kröll sender faktura til caféen for udlånt udstyr
10. Stefan printer nye priser til øllokalet
11. Fie, David og Kröll finder en dato til kassearbejde
12. Rode står for at lave et nyt Facebook-bannerbillede