Bestyrelsesmøde 2024-08-19 - Referat

Ordstyrer: Seb
Referent: David
Fremmødte: Seb, Kröll, MaltZe, David og Bella
Afbud: Fie og Shun
Udeblevne: Ingen

1. Formalia
   1. Valg af ordstyrer Seb
   2. Valg af referent David
2. Godkendelse af referat fra sidst Godkendt.
3. Siden Sidst
   1. Beslutninger siden sidste møde
      1. Studiestart Vi har købt en masse drikkevarer hjem til panikugen, som vi har ladet hver hold bestille og købe af os til nærmest indkøbspris.
   2. Evaluering af arrangementer
      1. RKGården Det var en success med 50% flere deltagere end sidste år, og vi købte en masse drikkevarer dertil. Næste år overvejer vi at være i Clean Out Loud i stedet for Get A Place.
      2. 2. nar Det var en success. Vi skal være opmærksomme på, at når vi handler (især) spiritus, så skal vi først bruge af vores nuværende lager.
      3. Øl croquet Det var et lille men hyggeligt arrangement, hvor der blev bestilt pizza til alle.
      4. Københavnerløb De ansvarlige havde problemer med at få planlagt arrangementet, så det endte med at blive “aflyst” på dagen, men det blev så overtaget af de fremmødte. Vi valgte dog bare at tage på Caféen? og spille kortspil og hygge i stedet, hvor vi bestilte mad. Det var ærgerligt, så vi skal have begivenheder meget tidligere op.
   3. Kommende arrangementer
      1. Immatrikulationsdag Immatrikulationen bliver endnu mere kaos med venteværelser på Nørre Campus efter ceremonien på Frue Plads og inden festen her. Vi har ikke rigtig plads til alle de 200-300 mennesker i f.eks. kantinen, så har overvejet at gå i Fælledparken, tage på Caféen? eller være i logisk have. Vi vil gerne køre DIKUBar samtidig med og efter velkomstfesten i uniparken, da det plejer at være en af vores allerstørste salgsdage om året. Efter immatrikulationen regner vi med at sende de nye studerende på Caféen? med tutorer, og kl. 17 åbner vi så DIKUBar i kantinen samtidig med festen i parken, hvilket vi sørger for at give de nye ordentlig besked om. Alle tutorer hjælper enten de nye på Frue Plads og her, og resten rydder op i kantinen og gør klar til DIKUBar.
      2. Studiestart Vi skal holde DIKUBar mandag aften i introugen, og vi skal have en mindre bar under middagen, som i år ligger tirsdag aften. Der skal derfor bestilles en masse hjem til studiestarten.
      3. Markedsplads / introdag d. 13 september Vi holder en markedsplads for sociale foreninger fredag d. 13. september, inden vi holder introfest i kantinen. Vi skal have skrevet rundt til alle foreninger og finde ud af, hvem kan komme. Der serveres mad til dem, der kommer tidligere på dagen til markedspladsen og får en billet til pizza, som vi først bestiller til senere på aftenen, så folk ikke bare kommer til den gratis mad. Markedspladsen varer en time fra kl. 16, så der kan åbnes DIKUBar lige efter.
   4. Status på sponsorat-ansøgninger
      1. PROSA-penge PROSA har afsat mange af deres penge i budgettet, og vores introarrangement med dem sidste år gik desværre ikke så godt, så i år vil de give os for mindre end en Soundboks (mens de sidste år gav os 2 Soundbokse). Vi vil gerne bruge de senere penge fra dem på julefrokosten, ligesom vi plejer. De har en stand til velkomstfesten efter immatrikulationen, hvor de primært vil tiltrække DIKU-studerende, så de vil gerne vide, hvis vi regner med at tage vores nye studerende til vores egen DIKUBar i stedet. Vi overvejer at invitere dem til at stå til vores DIKUBar efter immatrikulationen i stedet/også, og de er inviteret med til markedspladsen d. 13/9.
      2. IDA Vi har møde med IDA på onsdag, som Seb forbereder til i morgen.
      3. SCIENCEpuljen
      4. CaféenPuljen Vi har fået Caféen? Puljen for galla og nye RKG-kopper. Kröll har også (personligt) fået Caféen? Puljen til en palleløfter, som vi tænker at købe til RKG. Vi får bestilt nye DIKUBar-kopper med både DIKUBar- og RKG-logo snarest. Indkøb af nye RKG-t-shirts er gået i stå i kommunikationen med Signe.
4. Revy-samarbejde Kröll har fået solgt alt den gamle revy-øl. Han er ved at planlægge baren til SaTyR.
5. RKalenderG-appen
6. Vagtskema“ til RKG-status 64 medlemmer har ikke udfyldt event-listen over arrangementer, som de kan hjælpe med. Vi kan dog ikke smide folk ud alene baseret på det, hvis de ellers er aktivt medlem ved f.eks. at være tutor. Vi har lavet sat tutorkoordinatorer som ansvarlige for DIKUBar på fredag og på mandag og tirsdag. Seb er ansvarlig for introfesten; Shun er ansvarlig for førsteårsfesten, og Mikkel Willén har vi valgt som ansvarlig for EvalNar, men vi skal lige spørge de to sidste.
7. Halv times oplæg kl 14:00-14:30 tirsdag i introdagene
   1. Introduktion til kommende arrangementer Vi skal præsentere en masse vigtige ting for de nye: basically alle arrangementer for det næste halve år, hvad RKG er osv. Vi kan tage udgangspunkt i vores slides fra værgeaften. Tutorkoordinator-RKG-medlemmerne tager sig af at få det forberedt.
8. Næste møde Vi tager et kort statusmøde på lørdag d. 24/8 kl. 12:00 (efter brunch) for at sikre, at vi har styr på studiestarten ift. DIKUBar osv.
9. Indkomne punkter
   1. Bumse-aften Hyttebumserne til årets hytteture har spurgt, om de må få lidt sprut til deres bumse-arrangement på onsdag. Det må de gerne for op til maks. 500 kr.
10. Evt.
    1. Panikuge-auktion Vi får tutorerne til at hjælpe i morgen efter brunch med at få alting ud af RKG-lokalet, og så kommer Kröll for at afholde auktionen fra kl. 16 i Store UP1.
11. Lukket punkt

• [ ] Kröll fortsætter kontakt med instituttet vedr. rengøring af DIKUBar - igangværende (de har glemt vi findes).
• [ ] Bastian laver en RKalenderG-app - den er næsten færdig.
• [ ] Fie skriver på julefrokost-wiki'en.
• [ ] Seb står for at lave et nyt Facebook-bannerbillede.
• [ ] Friis Seb søger om T-shirts.
• [ ] Kröll søger om lyd/lys-udstyr til DIKUBar.