Bestyrelsesmøde 2024-12-10 - Referat

Ordstyrer: Seb
Referent: Sofus
Fremmødte: Seb, Julie, Sofus, Sune, Tobias, David, Ida, Mikkel, Andreas, Mark og Shun (kom senere)
Afbud: Ingen

1. Formalia
   1. Valg af ordstyrer
      1. Seb
   2. Valg af referent
      1. Sofus
2. Godkendelse af referat fra sidst
   1. Godkendt
3. Underskrift af referat fra GF
   1. Vi plejer og gøre det normalt vil banken have det men ikke i år hvis nogen ber om det så gør vi det
4. Status på overdragelse af bestyrelse
   1. Lokale-adgang
      1. Mail er sendt Julie og Sofus mangler men burde komme
   2. Skift af koder
      1. Koder til indkøb
         1. alle koderne er skiftet undtagen nemlig.com som vi har valgt og beholde fordi nogen indkøbsansvarlige ikke er en del af bestyrlsen men vi mangler stadig og ændre det til en anden kode
      2. Adgang til regnskabet for indkøb/folk uden for bestyrelsen
         1. Krøll har fået adgang til vores regnskab alle indkøbsansvarlige skal have adgang til regnskab (krøll er den eneste som ikke er en del af bestyrelsen)
   3. Bankadgang og betalingskort
      1. Har fået adgang til banken og kort er på vej
   4. Overdragelsesmiddag
      1. Der skal laves en gruppe måske februar efter skiferie
5. Siden sidst
   1. Beslutninger siden sidste møde
      1. Evalnar sciencepulje er trukket tilbage fordi pengene er skaffet igennem DIKU. Lavet aftale med kantinen i forbindelse med julefrokost (Shun snakker med Krøll og David og er bestilt). Der er blevet oprettet en gratis canva non-profit profil, galla har også fået adgang
   2. Evaluering af arrangementer
      1. Værgeaften d. 14/11
         1. Rimelig fint fremmøde 19-20 mødt op, meget loyale også selvom der ikke kom super mange. Ret få nuværende medlemmer af RKG(5-10 udover bestyrelsen). Løbet var lidt rodet tom post i ret langt tid. Academy posten var lidt kritisk. Mere fokuseret på Rus, der var få der snakkede med rus da der blev spist pizza. Bedre tid ude med værgeaften. Der blev valgt og bruge 600kr på æblekageshots. Pengene kunne have brugt smartere men også vigtigt og forstå der skal blive signaleret til rus.
      2. BioRevy d. 28/11-30/11
         1. Der blev tjent penge krøll klarede det.
      3. Filmaften d. 6/12
         1. Blev aflyst. Vi regner stadig med at holde det på et tidspunkt. Måske ikke en fredag eller lørdag. Måske et godt torsdags angegement. Eventet blev bare slettet som gør at folk ikke for besked om at det er aflyst. Næsten gang man aflyser et event så skal man ind og aflyse det og skrive ud t det er aflyst. Muligvis holde det som en marathon med en filmserie. Muligvis lidt oftere. Sidst holdt 2019. Finde en dato inden 0. møde så der kan blive fundet tovholdere. Måske fundet flere datoer. Måske holde nogen arbejdsdage hvor folk kan komme og få gjort nogen ting.
      4. Julefrokost d. 7/12
         1. Rimelig succesfuld folk var gode til at hjælpe til og gøre rent tit folk der bare var oppe og gøre rent (NP). Der blev sagt der var nogen problemer men vi vurdere at det ikke er så dybt. Måske fokusere på at rydde lidt op helt til sidst specielt dem der blev helt til sidst. Purch blev gjort og folk blev smidt ud men ca 10-12 har fået en ekstra chance fordi der er nogen der har sagt de regner med de betaler snart. Der er blevet skidt og brækket i en håndvask men det var fysikerne. Drukkultur måske lidt for meget specielt priserne var måske lidt for meget måske laves nogen lidt mindre alkohol fokuseret konkurencer. Men måske også lidt mere generelt stemningen. Normalt er det kun årets dranker der har noget med alkohol og gøre. Bare generelt tænker over og tænker på hinanden. Måske sløjfe eller ændre lidt på tørstmester. Hvis nogen fx føler det er nødvendigt og have en brækspand frem så er det måske ikke sikkert at de skal drikke mere. Påvirker også festen. Måske også overveje og rykke julefrokosten lidt fordi når vi starter kl 11 og spiser kl 16 så dør man bare lidt tidligere. De andre år har maden først været klar kl 18. Sidste år var maden også klar kl 16 men det var fordi de var så stive at det var nødvendigt at få maden ud. Måske skal der først skåles efter forretten. Måske gøre så det kun er tørstmesteren der kan skåle og ikke blive skålet til
   3. Status på sponsorat-ansøgninger
      1. Immeo
         1. Der er ikke så meget super meget konkret og sige. Vi ville gerne have sponsoret mad til begivenheder og soundboks med logo. mad til 0. møde eller nytårsfest eller lignende. Muligvis popcorn til filmaften. Flyers til drinkbilletter. Får muligvis mail. Prøvede og undersøge os men vores hjemmeside siger ikke rigtig noget
      2. IDA
         1. Sponsorede mad til værgeaften. Vi har fået en soundframe til soundboks go'en. Mangler stadig og sende faktura for pizzaer til værgeaften.
      3. PROSA
         1. Bad dem om og tage i mod vores regning. Problemet var til studiestarten sponsorede Ida 25kr og prose gav kun 15kr per billet, men vi har brugt dem som om det var 25kr's billetter, de holdte fast i de 15kr og sagde til os vi skulle bruge de årlige penge til at erstatte det. Vi mangler deres årlige penge. Har sendt for drinksbilletter.
      4. SCIENCEpuljen
         1. ikke fået svar endnu
      5. Caféen? Puljen
         1. Fået palleløfter
6. Kommende arrangementer
   1. 0. Møde og BarioKart d. 4/1
      1. Vi afholdte et møde men ikke andre end bestyrelsen der har mødt op resten hørte vi ikke fra eller sagde noget. Det er ikke fedt at det mest er bestyrelsen der skal stå for events. Der skal være andre aktiviteter end bariokart, muligvis Ølstone, Academy, Exploding Kittens, Curve Fever eller racerbile. Måske også lige fokusere på at have nogen aktiviteter i gang som ikke handler om alkohol. Muligvis holde det oppe i kantinen mere hyggeligt og meget nemmere fordi det hele er der oppe og det er meget nemmere og gøre rent. Der skal findes en projekter. Holde selve mødet nede i bib og så rykke op i kantinen. Eller måske holde mødet oppe i kantingen der skal bare bruges en projekter og et lærred. Komunikere ud hvad der kommer til at sker før dagen før. Frokostpausen 12/12-2024 mødes
   2. Nytårsfest d. 10/1
      1. Der skal laves plakat inden kantinens julefrokost (så folk til julefrokosten ser der). Vi skal have kigget på flere videoer. Og instagram stories efter jul. Muligvis have 50% på ting der er ved at blive for gamle som cocio og malibu
   3. 1. Nar d. 7/2-9/2
      1. Stavnbo eller hvad den hedder er booket og Grom har godkendt den så den er good. Der skal blive valgt planlæggere til 0. møde
7. Baransvarlige og bartenderrabat i DIKUBar
   1. Der skal blive taget endelig beslutninger efter alle de gode forslag der var blevet sagt til GF så det kan være klar til nytårsfesten. Streglister er rigtig uoverskuelige. Det kan være rart og have et nogenlunde overblik. Streglister med navne på kunnne måske stoppe folk fra at drikke alt for meget. Tobias siger at 20% hele aftenen er lidt for meget. Mikkel siger vi generelt har haft et problem med at fylde hele barskemaet ud, hvis vi holder en fest hvor halvdelen af menneskerne er bartendere så går det kun i minus. Ida snakker om og fokusere mere på større fester med tema. Rode snakker om heller ikke og gøre det ikke alt for uatraktivt. Rode snakker om og insnævre ting man kan få gratis som bar ansvarlig. Ida snakker om at der er ved at blive lavet et drev med regler og generelt information om rabatter og det bliver også lagt ud på discorden og wikien. Vi laver streglister til baransvarlige, bartender rabat hele aftenen, jagerbombs skal måske begrænses det skal gøres med måde. Lidt sørgeligt for dem som bare gerne vil have et par jagerbombs. Ingen begrænsing. Måske sige at man skal sigte efter 2 genstanden i timen og så resten skal købes med rabat. Måske bare skriv drik med måde. Baransvarlige skal holde øje med det kun er bartendere der drikker med bartenderrabat. Rode nævner også om dj's som normalt også for fri bar hele aftenen. Ida nævner en ny rus der gerne vil være DJ en datøker god investment. de endelige regler bliver skrevet ud.
8. Status på Discord
   1. Rode mener det går meget godt. Ida og Julie mener ikke de får så mange notifikationer fra discord. Action item med at fjerne roller der ikke længere er nødvendige så de ikke ophober sig. Lave en folder til tidligere events som er afholdt så det ikke bliver for rodet.
9. RKalenderG-appen
   1. Vi skal stadig snakke med Bastian om og få den open-source
10. Næste møde
    1. I januar lige før nytårsfesten 7/1-25 kl 17
11. Indkomne punkter
    1. ingen har skrevet noget
12. Evt.
    1. Hjemmesiden
       1. Måske lave lidt der fortæller om os eller linker til wikien så folk udefra kan se hvem vi er
    2. Projekter i kantinen
       1. Muligvis og holde værgeaften oppe i kantinen.
    3. Mystery event
       1. Slut februar bliver holdt af bestyrelsen tar vi til mellemmøde til datoer kigger på det på 12/12
    4. DIKU Bar
       1. Måske lidt mindre anti-kaos (de første 2 timer er det nok ikke nødvendigt). Vælger kun og have 1 boks til anti-kaos så folk kan skrive sig på sammen
    5. AKtive medlemmer
       1. Rykke folk der ikke laver noget
    6. Kantinens julefrokost bar
       1. Bartendere til kantinen er lidt presset (kun mikkel der er skrevet sig på)
    7. Lokale oprydning
       1. Krøll gør nogen gange rent. Er stadig ret kaos. Der skal findes en dato. Skal det gives noget for at komme og hjælpe. Ida snakker om og lave et facebook event så andre fra RKG kan komme og hjælpe. Muligvis noget gratis mad bokke et bord på en bar eller en pissefed bariokart eller bare generelt kombinere det med noget sjovt. Ida snakker om og søge nogen penge til noget pizza. Mødes kl 14:30 den 11/1-25
    8. Soundsboks
       1. Der er en del soundboks oplader der ikke virker
13. Lukket punkt
14. Arbejdskvarter

• [ ] Lav events til kommende begivenheder.
• [ ] Lav Kantine-bookinger om til kommende events.
• [ ] Skift alle indkøbskoder til en ny kode
• [ ] Skift kode til regnskab til indkøbskoden
• [ ] Send faktura til IDA
• [ ] Fix ruskursusgruppen.dk, links til facebook, instagram, wiki, google calender, appen