Bestyrelsesmøde 2025-01-07 - Referat

Ordstyrer: Seb
Referent: Shun
Fremmødte: Seb, Julie, Mark, Sofus, David, Sune, Tobias, Shun, Ida, Mikkel
Afbud: Ingen

1. Formalia
   1. Valg af ordstyrer
      1. Seb
   2. Valg af referent
      1. Shun
2. Godkendelse af referat fra sidst
   1. Referatet fra sidste bestyrelsesmøde er godkendt.
   2. Nogle har ikke læst referatet fra 0. møde, så det godkender vi næste gang.
3. Næste møde
   1. 4. februar 2025 kl. 17.
   2. Random punkt, men mystery event-planlægning sker d. 3. februar 2025 kl. 17.
4. Status på overdragelse af bestyrelse
   1. Bankadgang og betalingskort
      1. Kasserer har fået bankadgang, men de har ikke modtaget betalingskort endnu, så de kontakter banken.
   2. Overdragelsesmiddag
      1. Datoen er valgt til 21. februar 2025.
5. Siden sidst
   1. Beslutninger siden sidste møde
      1. Prosecco er købt til nytårsbar, 36 flasker.
      2. Projektor-lærred er købt og blev brugt til 0. møde, det er godt.
      3. Vi tager imod et bordfodboldbord, som kommer til at stå i Kantinen.
   2. Evaluering af arrangementer
      1. Kantinens Julefrokost d. 13/12
         1. Kantinen lånte baren. Meningen var, at Kantinen skulle sælge og tjene, men Kantinen talte ikke varerne, så RKG har fået alle pengene.
         2. Rengøring og oprydning af RKGs ting var meget dårligt. Og det var stadig ikke ryddet op en uge efter.
         3. Mikkel pointerer, det er også svært at forvente for meget, når RKG heller ikke rydder tilstrækkeligt op i Kantinen.
         4. Begge forstærkere er umiddelbart i stykker, ifølge DJs der var der på aftenen.
      2. 0. Møde og BarioKart d. 4/1
         1. Seb vandt i BarioKart (rigged).
         2. Overordnet god længde på mødet.
         3. Mange rus blev efter mødet.
         4. Bedre fremmøde og afmelding end tidligere år.
         5. Men ikke lige så mange der skrev sig på, måske fordi det er lidt daunting for de nye. Derfor kan man måske opfordre dem til at melde sig på nogle af arrangementer. Arket sendes også ud. Det fungerede dog væsentligt bedre at gennemgå alle events i plenum frem for det totale kaos til sidste N. Møde.
         6. Godt at det ikke bare var et møde, men at der også var mad samt aktiviteter bagefter.
   3. Status på sponsorat-ansøgninger
      1. Seb har ikke hørt tilbage fra nogen af dem.
   4. Immeo
      1. IDA
         1. IDA har betalt for vores Soundboks Go though, nu vi endelig har modtaget vores Soundframe, som vi skal have sat på.
      2. PROSA
      3. SCIENCEpuljen
         1. David har rykket for at få flyttet en tildelt ansøgning fra RKG til Gala.
      4. Caféen? Puljen
6. Kommende arrangementer
   1. Nytårsfest d. 10/1
      1. Seb skriver til Jancey om DJ Oliver. DJ Oliver siger, han stadig er klar. Seb spørger, om han har udstyr m.m.
      2. Sarah og Jora tog initiativ til at købe pynt.
      3. PR laver noget mere PR.
      4. Der skrives på Discord for at minde ansvarlige om at komme tidligt.
   2. 1. Nar d. 7/2-9/2
      1. Vi har fået svar fra Stavnsbo om, at vi stadig godt kan være 40 i hytten med de ekstra madrasser (samt yderligere pladser på sofaen og i sheltere).
      2. Der er 31 tilmeldte lige nu.
      3. Vi vil gerne have flere tilmeldt, så vi skriver ud. De ansvarlige finder tid til at mødes til planlægning.
7. Senere arrangementer
   1. Filmaften d. 13/2
      1. Der skal laves event ASAP, og der skal prikkes til Kipp.
   2. Oprydningsdag d. 15/2
      1. Der er allerede event, med rigtig dato nu. Styr på det :)
      2. Der skal laves et møde for at lave en oprydningsplan.
   3. Mystery Event d. 1/3
      1. Der skal laves et event.
   4. DIKU Gala d. 14/3
      1. DIKU Gala hører under RKG som et selvstyrende arrangement. Der er styr på det for nu og ikke brug for specifik hjælp fra RKG-bestyrelse.
      2. Der bliver snakket om, om det giver mening fortsat at have Gala under RKG, og om der er en fremtid, hvor Gala er sit eget selvstændige. Der kunne være stort arbejde for en fremtidig RKG-bestyrelse med det, men de Gala-ansvarlige kan få adgang til RKGs regnskab osv. og dermed køre meget selv. Til gengæld giver tilhørsforholdet Gala adgang til RKGs udstyr, Carlsberg-aftale osv., hvormed Gala også udgør en stor del af RKGs årlige omsætning.
8. Status på Discord
   1. Lige nu linker Discord til den gamle event liste, så det skal opdateres.
   2. Shun foreslår, om PR kan få en farve.
9. RKalenderG-appen
10. Nyt udstyr system til lokalerne
    1. Ida har lavet et forslag til et nyt system:
       1. Det er et større sheet med alle items i samt noter, som skal bruges til udlån af ting udover vores eksisterende lånekontrakter og godkendelse af et bestyrelsesmedlem.
       2. Umiddelbart stor opbakning.
       3. Hvis det skal holde, så skal det også gøres ordentligt.
       4. Det foreslås at lave en lokale guide.
11. Indkomne punkter
    1. Fra Ida Marie: Forslag om mocktails på menukortet i DIKUBar; det gør vi ud fra vores eksisterende varesortiment.
12. Evt.
    1. Shun skal sende et billede til Seb.
    2. Der skal laves ny lokalechat på Discord og Facebook.
    3. Der er lavet en tråd på Discord for alt nytårsfest-TODO.
    4. Sofaerne i Kantinen kan evt. rykkes til fester.
13. Lukket punkt
14. Arbejdskvarter

• [ ] Lav events til kommende begivenheder.
• [ ] Fix ruskursusgruppen.dk, links til Facebook, Instagram, wiki, Google Calender, appen.