Bestyrelsesmøde 2025-10-02 - Referat

Ordstyrer: Seb
Referent: David
Fremmødte: Ida, Mark, Victoria, Jora, Shun, Christian, David, Julie, Seb, Mikkel (online)
Afbud: Sofus, Sune, Tobias

1. Formalia
   1. Valg af ordstyrer
      1. Seb
   2. Valg af referent
      1. David
2. Godkendelse af referat fra sidst
   1. Det er allerede godkendt.
3. Næste møde
   1. Vi har allerede planlagt det sidste møde i denne bestyrelse lørdag d. 8/11 kl. 13.
4. Siden sidst
   1. Beslutninger siden sidste møde
      1. Vi har ikke rigtig taget nogen beslutninger siden sidst, som ikke kommer senere relateret til andre punkter.
   2. Evaluering af arrangementer
      1. Foreningsmessen d. 12/9
         1. Sofus og David repræsenterede os til den fælles foreningsmesse. Der kom ikke særlig mange rus, godt nok nogle af vores, som vi vist fik lokket med til værgeaften, men det nye format virkede generelt virkelig ikke til at være det værd.
         2. Der dukkede over dobbelt så mange af vores egne rus op til vores egen foreningsmesse sidste år, så vi bør virkelig kæmpe imod at holde det samme fælles format næste år.
      2. Førsteårsfest d. 12/9
         1. Det virkede til, at rus havde det fedt, hvilket er det vigtigste. Der var dog ikke så godt styr på baren, hvor der virkede til at være meget spild. Der var heller ikke så mange RKG, og rus tog også videre i byen, så vi lukkede lidt tidligere.
         2. Der bør være mere fokus på antikaos i løbet af aftenen, når vi er i Kantinen i pavillonen kun med en almindelig opvaskemaskine, fordi der var virkelig mange kopper til oprydningsholdet dagen efter. Der arbejdes stadig på at få flyttet KEN (måske bare til hjørnet i Kantinen), men det er ikke sikkert, at det kan lykkes.
         3. Generelt bør der være bedre styr på oprydning. Skemaet bør opdateres til, at oprydning også skal foregå udenfor, fordi der ligger stadig kopper rundt omkring.
         4. Der blev solgt for 16766,5 kr., hvilket er mere end sidste år og vores bedstsælgende DIKUBar i lang tid udover nytårsfesten. Salget stoppede stort set bare, fordi der blev udsolgt af mange ting.
   3. Status på sponsorat-ansøgninger
      1. Immeo
      2. IDA
      3. PROSA
         1. Vi har snakket med PROSA om, at de umiddelbart (også) gerne vil sponsorere (mad til) vores værgeaften, så vi skal lige have skrevet officielt til dem. Hvis PROSA vil give det hele, takker vi bare nej til sponsoratet fra IDA.
      4. SCIENCEpuljen
         1. Vi har fået afslag fra SCIENCEpuljen for mad til førsteårsfesten, fordi vi har de mange penge til overs i studiestartsbudgettet, så vi selv godt kan betale for det. Vi ser også lige, om vi får pengene fra DIKUs institutmidler, som vi også har søgt, men det er bedst for os at få brugt studiestartsbudgettet, så vi ikke får væsentligt færre penge næste år.
      5. Caféen? Puljen
5. Kommende arrangementer
   1. EvalNar d. 13/10-15/10
      1. Der er kun 4 tilmeldte, og vi har kun hørt fra sådan 5 mere, som nok gerne vil med. Det er dog endnu færre personer end sidste år, så vi hører, om vi kan få pengene tilbage for hytten og aflyser i så fald.
      2. Fremadrettet bør vi overveje at rykke EvalNar tilbage til weekenden i starten af efterårsferien, fordi vi har hørt fra en del, at de bare ikke kan deltage.
      3. Hvis vi aflyser EvalNar, vil vi planlægge en alternativ evaluering af det sidste år i RKG i stedet.
   2. BonBon-Land d. 16/10
      1. Vi har kun hørt fra 4, der gerne vil med, men nogle interesserede kan på andre tidspunkter (weekenderne i efterårsferien i stedet). Vi prøver derfor at finde en bedre dato.
   3. Eksamensfrebar blok 1 d. 7/11
      1. Der er lavet et Facebook-event, og der skal laves PR. De ansvarlige har dog ikke afholdt et møde endnu om temaet, men vi regner med, at der skal købes juleøl uanset hvad, når det er på J-dag. Det får de gjort, og så laver de en plan for PR.
6. Senere arrangementer
   1. Værgeaften d. 13/11
      1. Det er primært den nye bestyrelse, der står for værgeaften. Der er dog lavet Facebook-event. Vi kan også skrive ud efter efterårsferien, om flere vil være med til at hjælpe, og vi har allerede skrevet nogle på nu.
   2. HKDFØPEAA d. 15/11
      1. De eneste ansvarlige Shun og Seb tænker at flytte det til det nye år.
7. Revy-samarbejde
   1. Olivia er kommet med som revy-ansvarlig, mens Sofus nu også er taget på udveksling, så Olivia er den eneste i Danmark nu. Flere vil (heldigvis) gerne hjælpe med at stå i bar.
   2. Vi finder lige ud af, om vi har fået svar på, om BioRevy gerne vil have os til at stå i bar for dem. Det er dog oven i kandidatrusturen, så en del af os kan ikke hjælpe med BioRevy om fredagen og lørdagen.
8. Resterende studiestartsbudget
   1. Vi har endnu ikke fået brugt alle de mange overskydende penge i studiestartsbudgettet, hvor vi tænker at købe for ca. 25.000 kr. udstyr til RKG, så vi kan afholde bedre DIKUBarer osv. i studiestarten og generelt støtte DIKUs studiemiljø bedre. Vi har allerede købt nye kopper for 3700 kr., og vi tænker at købe en ret god mixer til 3400 kr., så vi kan afholde bedre fester.
   2. I den forbindelse vil vi også gerne købe en DJ-pult, hvilket mange andre fester på campus ikke har. Vi har været en del i kontakt med DJ Oli for at finde ud af, hvilken giver bedst mening at købe. Vi har fået muligheden for at købe Olis egen XDJ-XZ, som vist er en ret standard og god pult, til 16.000 kr. inkl. flightcase, stikpanel og et stativ. Den vil vi gerne købe. Vi bør overveje, at vi nok ikke vil udlåne den slags meget dyre udstyr på samme måde, som vi gør nu med resten af vores udstyr.
   3. Vi fik også testet, at RKGs nuværende forstærkere og højttalere faktisk virker. Den mixer, vi tænker at købe, har også indbygget forstærker, hvilket også burde være fint til vores nuværende højttalere. Vi kan også undersøge, om vi må hænge vores højttalere permanent op og fastlåst (på en forsikringsgodkendt måde) på væggen i Kantinen i pavillonen.
9. Workshop for barer og caféer
   1. Vores ene tillidsrepræsentant Emilie deltog i den workshop, der blev afholdt for barerne på SCIENCE, hvor de lærte om relevant case-arbejde osv. Ifølge Emilie var det en ret god workshop, selvom hun var den eneste udover nogle folk fra Caféen?. Hvis det bliver afholdt igen, vil vi gerne sende vores tillidsrepræsentanter igen.
10. Kandidatrustur
    1. Kandidatrustur ligger d. 21/11-23/11, hvor de igen gerne vil låne RKGs udstyr og vores Nemlig-konto til at bestille alkohol. Det må de gerne.
    2. Booking af 1. Nar-hytte?
       1. Vi skal have booket en hytte til 1. Nar, som bliver d. 6/2-8/2.
11. Generalforsamling
    1. Vi holder generalforsamling søndag d. 9/9 kl. 12. Vi skal indkalde senest 2 uger før med vedtægtsændringsforslag osv., men vi får oprettet Facebook-eventet med det samme.
    2. Til generalforsamlingen skal vi snakke igen, om vi gerne vil have rus med til vores interne julefrokost, efter vi gik imod beslutningen fra sidste års generalforsamling til et bestyrelsesmøde.
    3. Derudover skal vi kigge på vedtægtsændringer. David foreslår, at vi rykker definitionen af aktive medlemmer ud af vedtægterne; at vi retter, hvornår generalforsamling skal afholdes; at vi gør det mere løst, hvordan man melder sig ud af RKG; og at vi opdaterer vores formål til at være nutidigt. Det vil vi gerne.
    4. Vi får rettet i vedtægterne, at indkaldelse til generalforsamling også skal ske på Discord, for det burde bare være sket som den godkendte konsekvensændring sidste år. Vi får også alle kigget vedtægterne igennem for evt. flere ændringer at lave.
12. DIKUBar-formalia + oprydningsretningslinjer
    1. Alle deltagere skal hjælpe. Husk at spørge om hjælp til oprydning.
    2. Vores oprydningsretningslinjer skal opdateres til, at vi er rykket over i pavillonen. Hvis vi låner en fadølsrullebar igen, skal vi også have informeret om, at der ikke skal sættes tape på den osv.
    3. Der plejede at være en uskreven regel om, at når RKG-medlemmer deltager til en fest, så hjælper de med oprydningen. Vi risikerer dog, at færre dukker op på den måde. Der skal være en plan på forhånd med tilstrækkelig hjælp til oprydning, så ingen bliver sure på aftenen.
    4. Den primære oprydning har også før været dagen efter, hvor der blev bestilt mad, og så havde man bare udfyldt et vagtskema for oprydningen. Vi fik vist bare mindre overskud til vores DIKUBarer, men hvis vi gør mere ud af dem igen, kan vi også godt lave oprydningen på den måde igen. Det vil vi gerne prøve igen, så vi melder ud til næste eksamensfrebar, at der bestilles mad til oprydningsholdet dagen efter osv.
13. T-shirts
    1. DIKUBar-t-shirts i forskellige farver + til ansvarlige (ikke tag dem med hjem), revy-t-shirts med SaTyR-logo.
    2. Vi har snakket om også at købe DIKUBar-t-shirts i andre farver til de ansvarlige og bartendere, så vi kan genkende dem i baren på aftenen, hvorfor de trøjer skal ikke tages med hjem. Vi har også snakket om at købe revy-t-shirts til de revy-ansvarlige, fordi det vil være fedt med mere RKG-merch.
    3. Vi har dog lige købt trøjer til DIKUBar-anvarlige, og det vil være besværligt med disse trøjer til deling fordi vi skal have vasket dem mellem hver DIKUBar. I stedet vil vi gerne købe gule og orange veste til baransvarlige og bartendere (eller omvendt), hvilket også kan købes med RKG-logo.
    4. Revy-t-shirts virker ikke helt så relevante for studiestarten, så vi undlader at købe dem i det budget. Det ville dog være nice med mere RKG-merch, så vi kan bestille dem med, når vi tænker gerne at ville give RKG-medlemmer en mulighed for at bestille valgfrit tøj fra TrykPåTøj med RKG-logo.
14. Indkomne punkter
    1. Vi har ikke modtaget nogen indkomne punkter.
15. Evt.
    1. Vi har ikke nogen punkter til evt.
16. Lukket punkt
17. Arbejdskvarter

• [ ] Fix ruskursusgruppen.dk med links til Facebook, Instagram, wiki, Google Calendar og appen.
• [x] Opret EvalNar-event.
• [x] Shun og Ida laver plakater.
• [x] Lav PR på Facebook om foreningsmessen og førsteårsfest.
• [x] David fjerner kontingent-kategorien på MobilePay.
• [x] Ida og Mark skal fjerne RKG-kopper fra taget og under trappen.
• [x] David undersøger, om vi kan afbestille hytten til EvalNar.
• [ ] David laver en afstemning på Discord om en ny dato til BonBon-Land.
• [x] Seb skriver til Andreas og Magnus ift. mødet om eksamensfrebaren.
• [x] David skriver til DJ Oli, at vi gerne vil købe hans DJ-pult.
• [ ] David booker Stavnsbo til 1. Nar.
• [ ] Ida prøver at omskrive vores formål i vedtægterne.
• [ ] Alle læser vores vedtægter igennem.
• [x] Seb opretter event på Facebook til generalforsamlingen.
• [x] Julie bestiller RKG-veste til baransvarlige og bartendere.