Bestyrelsesmøde 2024-09-23 - Referat

Ordstyrer: Seb
Referent: David
Fremmødte: Seb, Julie Prescott, Mikkel, David, Kröll og Shun (online)
Afbud: Maltze, Fie og Bella

1. Formalia
   1. Valg af ordstyrer Seb
   2. Valg af referent David
2. Godkendelse af referat fra sidst Godkendt.
3. Siden Sidst
   1. Beslutninger siden sidste møde
      1. RKG har lånt 6 flasker Gin af Caféen?, mens Caféen? har lånt 6 flasker Jägermeister af os. David efterspørger, at vi får en ordentlig procedure for lån af varer mellem RKG og Caféen? fremover, evt. som minimum bare med et dokument hvori vi skriver lånte varer ned i. Vi har også udlånt nogle Soundbokse og beer-pong-borde til Caféen?, hvor bordene desværre er gået i stykker, så vi får dem eller tilsvarende værdi erstattet af Caféen?.
   2. Evaluering af arrangementer
      1. Immatrikulation Immatrikulationen gik relativt okay i år med i hvert fald en god DIKUBar afholdt af RKG. Tutorerne har evalueret yderligere ift. problemer med at få tutorerne til at hjælpe med rengøring til DIKUBar. Stikket til vores højttalere er måske gået i stykker.
      2. Bar i introdagene Vores barer gik okay. Meget med studiestarten bliver anderledes fra næste år, når alt skal streamlines på tværs af institutterne.
      3. Halv times oplæg kl 14:00-14:30 tirsdag i introdagene Det gik fint, men det var et meget kortere oplæg om RKG og lidt om andre foreninger ift. foreningsmarkedspladsen.
      4. Introfest / markedsplads Sociale foreninger fik lov til at deltage i markedspladsen i introugen alligevel, så de var lige pludselig til stede to gange og virkede derfor måske ikke så oplagte til vores markedsplads for sociale foreninger. Vi kan overveje rent faktisk at rykke hele den sociale del ud af introugen næste år. Der kom dog okay mange deltagere alligevel, idet der blev uddelt omkring 70 madbilletter, og alle bordene var udfyldt i starten i kantinen. Næsten lige efter servering af den gratis mad tog folk videre (til Caféen? eller andre steder), hvilket er problematisk for DIKUBar, da det er et gentagende mønster. Der blev måske sagt af tutorer til rus i introbarerne, at det er federe at være på Caféen?. Vi kunne overveje at droppe introfesten eller baren i introugen, så der ikke ligger så mange DIKUBarer i træk (som i princippet kun er for rus), og så kunne førsteårsfesten evt. rykkes til tidligere (hvis den ikke så ligger oveni Caféen?s oktoberfest). Vi tænker at droppe introfesten og flytte førsteårsfesten til uge 38. Andre institutter afholder introfest om lørdagen, så det kunne også overvejes.
   3. Kommende arrangementer
      1. Førsteårsfest Der er fundet 6 rus med nogle fra alle bortset fra ét hold. PR er sat i værk; der er fordelt ansvarsposter om at lave aktiviteter osv.; og der er søgt penge til pizza fra DIKU. SaTyR har dog booket kantinen den fredag, så vi skal lige finde ud af, om de er okay med det. Vi får præciseret, hvem der er førsteårsaktører og dermed inviteret til (første del af) festen. Det kunne overvejes at holde et planlægningsmøde med de ansvarlige fra RKG (som minimum de baransvarlige) også, da der også kunne bruges mere hjælp til eventet.
      2. EvalNar Mikkel har booket hytten mandag til onsdag, da den (for første gang nogensinde) allerede var booket i weekenden (Kröll har fuldtidsarbejde og kan derfor desværre ikke komme). Vi bestiller noget mad osv. Vi tænker et symbolsk tilmeldingsbeløb på 50 kr. igen, da det ser ud til, at vi har plads i budgettet til interne aktiviteter fra studiestarten.
      3. Revy? Vi står for barer til SaTyR, hvor Kröll har styr på at få vagtskemaer ud. Vi skal dog også stå for baren til efterfesten om lørdagen i sydenden af vandrehallen (da de har valgt at holde det der i stedet for på Caféen?).
   4. Status på sponsorat-ansøgninger
      1. PROSA-penge PROSA ville ikke give os nok penge til en Soundboks eller lignende i år, men de gav drinksbilletter til DIKUBar efter immatrikulationen. Vi misforstod dog, at de kun ville give en øl til 15 kr. pr. drinksbillet, mens vi troede, at det var 25 kr. pr. billet, ligesom IDA ville give. De ville også give billetter, hvis folk meldte sig ind til vores markedsplads, men de aflyste så på dagen. Seb kontakter dem og spørger, om de er okay med at betale 25 kr. pr. stk. for de (vist præcis) 100 billetter, da vi ellers vil have mistet penge på aftalen.
      2. IDA Vi kontakter dem for at finde ud af status på Soundframe til vores Soundboks Go, som vi har fået sponsoreret af dem.
      3. SCIENCEpuljen
      4. CaféenPuljen Vi skal have bestilt vores DIKUBar-kopper med pengene fra Caféen? Puljen.
      5. Seb skriver til Signe igen for at høre status på sponsorat fra DIKU til nye RKG-trøjer.
4. Revy-samarbejde Se punktet under kommende arrangementer.
5. Netcompany DM i programmering d.5 oktober Vi plejer at sætte bar op til dem med fadøl osv., men vi skal lige finde ud af, om de gerne vil give gratis øl til alle (som tidligere har været mange) igen, så vi skal have et budget og en mere præcis bestilling. (Vi forstår ikke mysteriet med kaffen i kantinen.)
6. RKG Intern filmaften? For nogle år siden var det en del af RKGs fundraising-events, hvor der blev solgt popcorn og sodavand. Julie vil gerne gøre det til en ting igen, nok i et auditorie på HCØ. Vi kan evt. gå efter en lille fortjeneste, da RKG generelt ikke har super mange penge bare at give væk til arrangementer, så vi kan også prøve at få sodavand osv. sponsoreret af DIKU. Det kan nemt skaleres, så vi tænker, det fint kan være et eksternt event (og så kunne det evt. ændres til internt senere for at lokke medlemmer til). Julie er i tvivl, om det bør være én film eller et maraton; før i tiden har det vist været maraton, men det kan også sagtens være oftere med én film. Det lyder som en fed idé, og Julie går videre med det.
7. RKalenderG-appen Der er ikke sket det store. Vi vil gerne have den open-sourced, så flere kan bidrage, og den rent faktisk kan bruges til noget. Seb og Mikkel tager en voksensnak med Bastian. Det hjælper forhåbentlig også med, at der kommer nok testere på Android.
8. “vagtskema” til RKG status Seb har ikke skrevet til nogen, men der er styr på vores næste par events. Vi skal bare have styr på det inden næste eksamensfrebar. Vi får booket kantinen til alle vores kommende fester. Vi kontakter også campus service osv., selvom de aldrig svarer os.
9. Næste møde Næste møde bliver det sidste i den her bestyrelse. Det bliver mandag d. 21/10 kl. 17:00.
10. Indkomne punkter
11. Evt.
    1. Vores momsregnskab er næsten færdigt, da de sidste bilag er blevet fundet.
    2. David spørger, om vi skal have underskrevet vores referat fra den ekstraordinære generalforsamling. Det skal ikke bruges til noget, så vi lader være med at bruge tid på det.
    3. Mikkel spørger, hvornår purge bliver. Vi tænker at gøre det igen til julefrokosten. Seb forbereder et Python-script til at udvælge medlemmer i tilfældig rækkefølge, og David/vi/næste bestyrelse laver en liste over medlemmer, der har betalt.
12. Lukket punkt

• [ ] Kröll fortsætter kontakt med instituttet vedr. rengøring af DIKUBar - igangværende (de har glemt vi findes).
• [ ] Bastian laver en RKalenderG-app - den er næsten færdig.
• [ ] Fie skriver på julefrokost-wiki'en.
• [ ] Seb står for at lave et nyt Facebook-bannerbillede.
• [ ] Friis Seb søger om T-shirts.
• [ ] Kröll søger om lyd/lys-udstyr til DIKUBar.