Bestyrelsesmøde 28/03/2021 - Referat

Referent: Stefan
Fremmødte: August, Stefan, Påbøl, Giovanni, Trine, Laust, Anthon, Sia, Jonatan, JAcob, Anna Frederikke, Freddy, Alexander, Flach, Philip, Casper, Mikkel, Pooke(?)
Afbud:
Udeblevede:
Kom senere: Caroline, Paten

Referat

1. Formalia
   1. Valg af referent
      1. Stefan tager den
   2. Valg af ordstyre
      1. August er som altid
   3. Godkendelse af referat fra sidste møde
      1. Referat er godkendt. Gustav og Paten mangler at godkende.
2. Siden Sidst
   1. Follow up på beslutninger fra sidste møde
      1. Bank
         1. Stefan har snakket med Sune fra SCIENCErådet. Kontoen er oprettet, og de bestyrelsesmedlemmer der skal have adgang har adgang.
         2. Kort, MobilePay og E-conomic afventer
      2. PR
         1. Påbøl har taget ansvaret og er godt igang med stories osv.
            1. Køre den sammen med Patrick og Trine
         2. Så gerne at vi havde 100 følger før studiestart. Alle skal lige følge os.
         3. Vi har fået en OnlyFans… for hvorfor ikke…
      3. Vedtægtsændringer
         1. Vi kigger på det til næste møde
   2. Beslutninger taget siden sidste møde.
      1. Godkendt udlån af Soundbox til Casper.
3. Ekstraordinær Generalforsamling
   1. Vi skal beslutte om vi gerne vil indkalde til ekstraordinær generalforsamling.
      1. Bestyrelsen er opmærksom på at der er noget vedtægts problemer i forhold til kontingent og definition på et aktivt RKG medlem.
   2. Beslutningen om at anbefale en ekstraordinær generalforsamling kommer på baggrund af at et RKG medlem har til en RKG begivenhed, ytret sig kritisk om en rolle på instituttet (specifikt “koordinator eller diktator”). Hvorefter denne person er blevet bandlyst fra at deltage i studiestarten som rusvejleder. Konsekvensen var kun mulig da personen er ansat på instituttet. Flach stiller gerne frem med navn.
      1. Belægget er at udtalen er om en ansat af en ansat.
      2. Han er ikke blevet fyret fra KU.
   3. RKG/Rusvejlederne er ikke blevet informeret om dette af instituttet.
   4. Der bliver anbefalet at afholde et ordinært møde, før vi besluttet os for at afholde en ekstraordinær generalforsamling.
      1. En løsning er at indkalde til ekstraordinær generalforsamling nu, og så afholde et ordinært møde i mellemtiden.
      2. Vi er tidspresset da deadline for ansøgninger er d. 28 april.
   5. Der er lang “dårlig” historik mellem instituttet og RKG, så det er ikke noget nyt der opstår.
   6. Flere stiller spørgsmål til om mødet er forhastet, kunne det give mening at indkalde instituttet til dialog, før vi tager beslutninger.
      1. Der skal som udgangspunkt indkaldes til en række møder, da dette bestyrelsesmøde er indkaldt for at diskutere end evt. Generalforsamling, derfor skal der umiddelbart også afholdes et ordinært møde hvor vi diskutere specifikke løsninger som skal stemmes om til en evt. Ekstraordinær generalforsamling.
   7. Studiestarts koordination ved umiddelbart ikke noget.
   8. Bestyrelsen bør indkalde til dialog med VILU, om situation. Så har vi taget dialog og kommunikere om vores utilfredshed.
      1. Mødet skal ligge tidligst muligt, altså starten af ugen efter påske.
      2. Der er en ekstra værdi i at afholde ekstra møder med instittutet. RKG kommer på talebordet, og evt. Udgifter ved afholdelse af møder kan tvinge instittutet til at lytte, hvis ikke andet bare for at vi stopper med at indkalde til møder.
   9. Umiddelbare kommentarer om løsningsforlag osv. Venter til et ordinært møde.
      1. Det er et beslutningsreferat ikke et “hvem sagde hvad” referat
   10. Der er en masse tvivl om formalia ved afstemninger ved en ekstraordinær generalforsamling
       1. Kan vi indkalde til generelt “Vi skal diskutere løsninger og stemme møde” eller skal vi indkalde med premade stemme muligheder?
   11. Anklaget nævner at det er en farlig præcedens at man ikke kan være ansat og rusvejleder samtidig, uden at være bekymret over evt. Konsekvenser.
   12. Muligheder herfra
       1. Bestyrelsen indkalder til generalforsamling, hvor vi diskutere løsninger og diskutere på dette møde.
          1. Kan være imod vedtægterne. Vi skal overholde vores egne regler.
       2. Bestyrelsen indkalder til et ordinært møde, hvor vi diskuterede evt. løsninger og indkalder til generalforsamling på baggrund af disse.
          1. 2 møder giver 2 store diskussioner. Der er altså mulighed for at folk ikke dukker op, når man skal diskutere det samme igen og igen.
       3. Bestyrelsen indkalder ikke til generalforsamling men i stedet til et ordinært møde. Arbejdet med at kommunikere og implementere eventuel løsning fundet på dette møde overlades 100% til bestyrelsen.
   13. Bestyrelsen vedtager med 100% af stemmerne, at indkalde til ekstraordinært generalforsamling.
       1. Bestyrelsen finder internt ud af om behovet for at indkalde til ordinært møde.
       2. Bestyrelsen indkalder VILU til møde lige efter påsken.
4. Næste møde
   1. 10. April
5. Indkomne punkter
   1. Ingen indkomne punkter
6. Evt.
   1. Første runde
      1. Der bliver spurgt om bestyrelsen ved hvem der har indsendt beskeden om Flach.
         1. Bestyrelsen ved ikke hvem det er, vi ved det er en studerende, men vi går umiddelbart ikke op at lave “hekse-jagt” blandt vores medlemmer.
         2. Det virker meget “nuclear” at gå direkte til KU, uden at snakke med bestyrelsen først. Det er brandærgerligt at vi ikke internt har kunne tage en dialog og finde en løsning.
            1. Man kan være bange for at være den eneste med en mening.
            2. Bestyrelsen lægger tryk på at man altid kan snakke med bestyrelsen. Også anonymt.
      2. En intern reaktion kan være at bestyrelsen skriver ud at det muligt at tage en dialog internt. Kommuniker til medlemmer at vi er til at tale med.
         1. Evt. skriv enkelte bestyrelsesmedlemmer personlige mail, så man kan tage fat i et enkelt bestyrelsesmedlem.
      3. Fra formanden. Det er brandærgerligt at dialogen til et introarrangement, gik så skævt at en deltager følte sig nødsaget til at skrive til instituttet. RKG, her specielt bestyrelsen, bør kigge inad og se på hvordan vi opføre os osv. Til eksterne arrangementer.
         1. Der bliver nævnt at når vi køre digitalt ofte er 2 kommunikationsspor, chat og mundtligt, hvor chatten ofte er sjov/dum.
         2. Igen vi skal have kommunikeret klart ud at man altid kan gå til bestyrelsen.
      4. Bestyrelsen så gerne at KU også brugte muligheden at gå i dialog med bestyrelsen, om hvad der sker til vores arrangementer.
      5. Hele situationen er blevet meget indviklet, hvem har gjort hvad, hvornår og hvorfor. Hvorfor er vi sure på hinanden? Det er vigtigt at få konkretiseret konflikten, mellem RKGs medlemmer og ansatte på instituttet.
      6. Freddy roser resten af bestyrelsen
         1. Bestyrelsen klapper sig selv på skulderen.
   2. Anden runde
      1. … referent giver op…
      2. I går var et godt arrangement
7. *Lukketpunkt