Bestyrelsesmøde 16-08-2023 - Referat

Referent: Bella
Fremmødte: Mikkel, Kroll, Rode, Maltze, Bella & angiveligt Shun (på zoom)
Afbud: Fie, Bastian, shun? Udeblevede: Ingen - god stil

1. Formalia
   1. Valg af referent Det blev Bella
   2. Valg af ordstyrer Kroll
2. Godkendelse af sidste bestyrelsesmøde Ja og det er godkendt
3. Action items 0. Siden Sidst
   1. Beslutninger siden sidste møde Seb solgte øl til RKG fra deres 3.nar (kasser skal overføre til ham) Vi vil gerne give pizza til Introdag til Rus Vi har gjort DIKUBar tiptop-spitze (Det fungerede rigtigt godt! Mikkel har kommentar til DIKUBar i evt.) Vi har lånt c?'s fadølsanlæg til intromiddag Vi solgte øl til hyttebumsene, og sprut til eventet (hyttebumseaftenen)
   2. Eval af arrangementer
      1. studiestart/panikuge Folk er for dårlige til at låse soundbokses inde om aftenen når de går. Man tog først noget ud af lokalerne når man havde betalt (det fungerede rigtigt godt). Folk var virkelig dårlige til at rydde op efter de kom hjem fra rusturen. Mikkel, Maltze og Seb hjalp med at sætte ting ind i RKG lokalet - det gjorde at lokalet ikke sejler nu. Men de andre tutorere var ikke særlig gode allesammen til at rydde op efter sig selv ift RKG's ting og rod ude foran vores lokale. Subwooferen er åbenbart gået i stykker tror vi? vi må lige dobbelt teste den. Hvordan fungerede den nye materialefordeling? Folk synes det fungerede helt fint ift at alle kunne være med og at man ikke skulle drikke - men måske man kan kombinere det? Det skal måske også gå lidt hurtigere? alt i alt meget fint.
         0. immatrikulation Immatrikulationen var virkelig dårlig - men vi fik reddet vores rus ved at åbne DIKUBar tidligere (kl. 20) og det fungerede rigtigt godt. Der var mange mennesker og folk synes det var fedt. vi solgte for 12.500 kr. og 111 RedBulls, hvilket var ret godt. Vi solgte også øl til Rus nede i logisk inden som også er med på budgettet. Folk holdt ved længere de forrige år, men der var også meget varmt oppe i kantinen.
         Vi var gode til at rydde op og vi var gode til at lave antikaos - alle RKG'er var nice og hjalp bare til uopfordret og det kørte smooth
      2. middag om mandagen Der var kaos fra KU's side. Men DIKUBar fungerede fint, der var lidt problemer med fadølsanlægget men ellers var det fint. Vi løb tør for gas. Men ellers fint. OG VI GIK IKKE I MINUS PÅ FADØL WOOP. Det lykkedes os at lukke med alle fustager tomme. Vi tog et køleskab ned i bib og det fungerede godt. Det var lidt kaos da vi skulle merge baren. Men ellers fint. Der var en smule kaos da vi gik fra mad til bar - det gik ikke op for folk at det fortsatte (vi kan godt være bedre til at promovere at DIKUBar fortsætter efter).
         0. Kommende Arrangementer
   3. Førsteårsfesten Vi mangler en mild RKG-Takeover fra bestyrelsen (Maltze og Shun vil gerne være med til takeover). Der skal søges pizza. Der er nomineringer. Vi laver et event og teaser for det.
      0. Bannerfest Mikkel køber ting ind også til kogdat. Bio får minuspoint. Vi mødes nede ved dyrestalden kl. 13.00 (tutorere kl. 12.00) og maler vi banner og vi skal være på C? senest 15.45 ved den røde fister(murstens klods) da vi skal råbe af fysik. Der bliver solgt medlemskort derhenne.
      0. Introdag
      1. Dagsplan Den er lavet.
      2. Virksomhedsdeltagere/sponsorater Prosa og IDA kommer og snakker. Ingen andre kunne. Vi gør det for RKG, kroll og Seb snakker lidt om studiejobs og studiemiljø osv.
      3. Aktiviteter Der skal laves stjerneløb Bella er tovholder. Vi står alle for det. og sådan er det. Der er spil
      4. DIKUbar Bliver sat op så den åbner kl. 18.00 (rabat i starten 18.00-20.00). Der spises pizza kl. 17 i logisk. Seb ligger barskema op.
   4. Eval Nar Der er booket hytte. Det bliver den normale (Hesselbjerg). Det bliver 3.500 kr. dato er d. 13 - 15 oktober. Vi skal lave et event på Facebook.
4. Status på sponsorat ansøgninger Vi har ikke nogen ansøgninger ude lige pt.
5. Code of conduct på hytteturer Vi venter stadig på den for tutorere bliver godkendt af VILU, herefter skal vi bare offentliggøre det. Mest for 1 og 2 nar at dette er relevant.
6. Næste møde Onsdag d. 04.10 kl. 17.00 er der næste møde.
7. Indkomne punkter Ingen
8. Evt.
   1. skal vi rykke RKGs julefrokost? pls Vi rykker ikke julefrokosten. Dem der skal til koncert må bare tage fra julefrokost og til koncert og tilbage igen.
      0. PURGE Vi giver folk til 1. oktober til at betale og så purger vi - der bliver opdateret et ark en gang om ugen så folk ved om de mangler betaling.
      0. Regler i DIKUBar mm. Man får 30% i baren hele aftenen hvis man er bartender eller antikaos. Baransvarlig har fri bar i deres tidsrum og 30% udover. Vi printer barskemaet op så vi kan se hvem der skal stå i baren. (hvis man bliver bedt om ikke at stå i baren men har skrevet sig på, så får man stadig rabat) Kun baransvalig (eller en der ved ligeså meget som kan supplere), antikaos og bartendere i det tidsrum hvor de har vagt, som er bag baren. vi prøver evt at skærme af for indgagen til DIKUBar.
      0. Oktoberfest er nu hackathon tema DIKUBar Fedt Fedt. 0.Afslutning på budget fra Ros23 Vi har fået depositum tilbage alle skal overføre 8 kr til RKG, så passer det. Dem sluger vi det er 102 kr. Rode skal have mellem 1000- 1300 tilbage. Rode laver roskilde24 event RKGården - gerne clean out loud.
9. Lukketpunkt

1. Stefan skal søge om penge til lydudstyr og kroketsæt - evt nogle af de sponsorpenge vi får fra Prosa
2. Stefan skriver til KU og melder at vi holder fest alle dage vi har aftalt
3. Stefan undersøger mulighed for pantskur (det skal reevalueres, da vi er ved at overtage kantinelokaler)
4. Stefan forsætter kontakt med institut vdr. rengøring af DIKUbar - igangværende (de har glemt vi findes)
5. Bastian laver en RKalenderG APP’en - Den er pt i betaV2 mode (der er ikke sket en skid, vi regner med v4)
6. Kasserne skal sende kvitteringer for mad til 0. møde, 10 kander og piberensere til ølbong + mad fra futur
7. Stefan søger penge fra instituttet til mad ved bestyrelsesmøder
8. Stefan og/eller kasser skriver til Virk
9. Fie skriver på Julefrokost wiki / fikser stregregnskab
10. Kröll sender faktura til caféen for udlånt udstyr
11. Kröll og kasserne skal finde en dag, hvor de kan lave noget kasse arbejde
12. Bella laver event for næste møde
13. Stefan printer nye priser til øllokalet
14. Rode skriver til forskellige firmaer vdr. introdag på DIKU/RKG - er gjort (der var ingen der gad)