Bestyrelsesmøde 2025-04-22 - Referat

Ordstyrer: Seb
Referent: David
Fremmødte: Ida, Mikkel, Mark, Sofus, Julie, Seb, Sune, Tobias, Shun, Andreas, David
Afbud: Ingen

1. Formalia
   1. Valg af ordstyrer
      1. Seb
   2. Valg af referent
      1. David
2. Godkendelse af referat fra sidst
   1. Vi har allerede godkendt det.
3. Næste møde
   1. Næste møde bliver mandag d. 19/5 kl. 17.
4. Status på overdragelse af bestyrelse
   1. Betalingskort
      1. Tobias har stadig ikke fået sit betalingskort, men det er også noget tid siden, han sidst snakkede med banken. Lån & Spar har ellers været væsentlig bedre i år end tidligere.
5. Siden sidst
   1. Beslutninger siden sidste møde
      1. Vi har besluttet, at Jacob og Mathilde (Bro) må låne vores udstyr til deres bryllup.
      2. Hvis nogen hjælper hele dagen med både at sætte baren op, stå i bar og rydde baren op til IT-karrieredagen, så får de gratis billet til Tour de Frebar og taxa ud til bussen. Samia, Casper og Bintou har allerede skrevet sig på til hele dagen, så de får gratis billet.
      3. Vi udlånte et af vores fadølsanlæg og solgte en fustage til Fysisk Fagråd til deres symposium. Anlægget er tilbage på Caféen?.
   2. Evaluering af arrangementer
      1. 1. Nar d. 7/2-9/2
         1. Vi ville snakke om dette arrangement igen, fordi folk blev meget fulde på turen. Der var for meget druk på natteløbet, så måske vi skal lade være med at tage hornet med. Folk drak dog godt nok vand på vandposten (udover Ida).
         2. Der blev også spillet meget academy, som måske ikke bør foregå allerede, inden man ankommer til hytten.
      2. DIKU Gala d. 14/3
         1. Gala gik godt og lavede et stort overskud. Der er styr på bogføringen i RKGs regnskab, men det skal huskes, at overskuddet er Galas penge, så RKG ikke bare bruger af dem.
      3. Fest i Valhal d. 4/4
         1. Det gik fint, og folk hyggede sig. Der var færre folk end nytårsfesten (lidt under den halve omsætning), men det var stadig en fin mængde mennesker.
         2. Der var dog ikke rigtig nogen på antikaos. Der skal være styr på vagtskemaet, også på antikaos, nogle dage før.
         3. Det var fint med et mindre anlæg bare med kabel til at forbinde Soundbokse. Det kan overvejes at få højttalere fastmonteret på væggene (i en fremtidig bestyrelse, når vi kommer tilbage i Kantinen).
         4. Gorm kom med frugt i starten af festen, så vi kan godt overveje at have nogle snacks til DIKUBar.
      4. FUTur d. 11/4-13/4
         1. Det gik rigtig godt og var et fedt tema, og rus gjorde det godt. Vejret var også godt, fordi turen først lå nu, så det var virkelig rart at kunne være ude.
         2. Aftensmad første aften på hytteture burde være tidligere, fordi nogle bliver altid fulde allerede inden maden.
         3. Der var dog ikke nogen, der vækkede folk om morgenen.
         4. Det gik også rigtig godt økonomisk med et overskud på 823 kr., fordi vi fik et sponsorat på 2950 kr. fra SCIENCEpuljen.
         5. Der bør informeres ordentligt om transport, hvis folk kører i biler. Der var flere biler, så folk ikke skulle gå, men det bør måske aftales ordentligt, hvem har bil med.
            1. I andre hytter fungerer offentlig transport fint. Generelt bør vi skrive, at der er fælles afgang, og hvis man ikke kan nå det, så kontakter man os, så vi hører, hvordan folk har tænkt sig at ankomme.
   3. Status på sponsorat-ansøgninger
      1. Immeo
      2. IDA
      3. PROSA
         1. Seb og Julie var til møde med PROSA i dag. PROSA vil gerne sponsorere Caféen?-medlemskaber til alle PROSA-medlemmer på DIKU, og/eller at de på samme måde betaler deres RKG-medlemskaber, så de får flere medlemmer, og vi får disse flere penge udover de 45 kr. pr medlem fra lokalstøtteordningen.
            1. Vi overvejede alligevel at opkræve medlemskab på 20 kr. for alle, der køber noget i DIKUBar osv., næste år, hvor dette så ville blive gratis for PROSA-medlemmer, men vi vil stadig få pengene fra PROSA.
            2. Vi får ikke direkte noget ud af, at de ville give medlemskort ud på Caféen?, og vi er ikke sikre på, at Caféen? overhovedet vil gå med til det.
         2. De snakkede også om muligheden for at sponsorere vores Tour de Frebar, hvor det koster penge for dem at have en stand til IT-karrieredag. Vi tilbød dem derfor at komme forbi os med en stand i Logisk Have inden Tour de Frebar.
            1. Generelt opfordrede vi dem til at komme ud med flyers til vores arrangementer, fordi det er nemmere end at høre et helt oplæg fra dem.
         3. Vi har spurgt om at få sponsoreret fodbolde og tænker i hvert fald at svare med et ønske om mere merch. Vi vil gerne foreslå noget, der hjælper med at få flere RKG-medlemmer til at blive PROSA-medlemmer, og så vi får noget ud af det.
            1. Vi foreslår PROSA enten at betale de indmeldte RKGs medlemskab, at de giver første hotdog til første maj til PROSA-medlemmer, at de giver en øl til en fest, eller at de faciliterer en beer pong-turnering for PROSA-medlemmer (og vi nævner ønsket om merch).
      4. SCIENCEpuljen
         1. Vi fik som nævnt sponsorat til FUTur.
      5. Caféen? Puljen
6. Kommende arrangementer
   1. Filmaften d. 24/4
      1. De ansvarlige har nogenlunde styr på filmaften. De køber popcorn igen. De vil være i et bedre mindre auditorie (nok auditorie 3).
   2. 1. Maj d. 1/5
      1. De ansvarlige er NP og Oliver. Som medansvarlig har Shun dog ikke rigtig hørt noget. Der er blevet lavet begivenhed, men de mangler stadig at lave PR og inkludere resten osv.
      2. Shun har dog forberedt et skilt til sine ShunDogs.
      3. Caféen? har dog også åbent på 1. Maj i år, og de tilbyder også grillmad osv., så vi er bange for, hvor mange der så kommer til vores arrangement.
         1. Vi modtager køleskabe på dagen til GeoRevy, så vi kan forhåbentlig låne et til at sætte udenfor igen, indtil revyen skal bruge det. Vi kan også sætte vores priser lidt lavere end Caféen?s. Vi nøjes dog med at sælge flaskeøl og ikke fadøl, for det er en investering, som vi måske ikke får solgt.
         2. Vi prøver af at afholde vores arrangement alligevel i år, men der skal lige styr på planlægningen. Derfor tager Ida tovholder-rollen, og Shun og Tobias hjælper hende.
   3. Tour de Frebar d. 9/5
      1. Der er kommet styr på alle de barer, der skal besøges, og ruten er næsten færdig. Tidspunkterne, vi må besøge nogle af stederne, er ret faste. De ansvarlige finder snart ud af resten til et internt møde.
      2. Der købes øl til salg, inden vi stiger på bussen, igen. Vi tænker at tillade svage shots igen til at tage med i bussen, men vi opfordrer bare ikke til det. Vi skal lige have tjekket lageret, men vi vil nok ikke til at lave en Drinx-bestilling.
7. Senere arrangementer
   1. Karaoke d. 6/6
      1. De har fundet dato og booket Kantinen for en sikkerheds skyld, men de vil måske være i det gamle bibliotek eller udenfor. Det bliver nok kl. 19-agtigt. Tovholderen Shun har styr på det og er i kontakt med de medansvarlige (siden allerede for en måned siden).
   2. Temafest d. 20/6
      1. Tovholderen Shun håber på, at det igen kan blive udendørs. Det er muligt, at der kommer mange flere i år, fordi Roskilde ikke er allerede dagen efter.
      2. Temaet er ikke valgt endnu, men det kunne måske være festival/pre-Ros.
   3. RKGården d. 28/6-6/7
      1. Vi har fået plads i Clean Out Loud.
      2. Der er måske 1-2 pladser tilbage i campen. Seb skriver lige til dem, der kun måske kommer, for at få det afklaret. Det er meningen, at kun aktive medlemmer kommer med.
      3. Vi ved ikke, om vi køber en Cool Locker igen. Vi brugte den ikke meget sidste år, fordi vejret var koldt, og det er måske lidt svært at deles om den, når vi har hver vores drikkevarer.
   4. 2. Nar d. 11/7-13/7
      1. De ansvarlige er David og Seb. Der er styr på det for nu, og vi skriver nok ud til de medansvarlige til næste møde. Det er nok sjovest, hvis rus bare kan deltage og ikke er med til at planlægge turen.
      2. Stavnsbo er booket, og vi husker det med at skrive ud om samlet afgang jf. evalueringen af FUTur.
8. Revy-samarbejde
   1. Vi har haft svært ved at fylde barskemaet til GeoRevy d. 1/5-3/5 ud, så vi skriver ud igen. Vi har fået lidt flere folk på skemaet nu.
      1. Vi vil gerne lade bartenderne til revyerne drikke en flaske Jägermeister og tilhørende Red Bulls til Jägerbombs på RKGs regning, fordi vi har et overskud, og det virker til at kunne lokke flere til.
   2. Den større udfordring er, at Kröll stopper som ansvarlig for revyerne efter den her sæson. Vi skal derfor have styr på, hvem kan overtage, for vi vil rigtig gerne fortsætte samarbejdet med revyerne.
      1. Der er en del arbejdsopgaver udover bare det, som bartenderne laver, fordi der skal bestilles drikkevarer, tælles op, tælles ned, laves regnskab, sendes kreditnota til revyerne osv., så der skal gerne flere folk til at overtage det. Udfordringen er også at modtage udstyr fra Carlsberg, der kommer lidt, som det passer dem.
      2. Tobias, Sune og Mark vil gerne overtage ansvaret. De tager fat i Kröll og prøver at få det overdraget, og de prøver at få ansvaret allerede for DIKUrevy, så de kan være med til at lære det i praksis.
9. Priser for salg til Kantinen
   1. Kantinen er gået med til vores forslag om priser på drikkevarer til dem. Formuleret lidt bedre end til sidste møde er aftalen, at vi får 1 kr. fortjeneste pr. genstand, samt at Kantinen betaler halvdelen af panten, som vi vurderer ca. dækker den mængde pant, der forsvinder.
10. Samarbejde med Kantinen til arrangementer
    1. Den nye Kantinebestyrelse er ret lille, så de er usikker på, om de kan afholde bl.a. Kantinens traditionelle julefrokost, fordi det er dyrt at bestille mad. De vil derfor høre os, om vi kunne være interesseret i at samarbejde med Kantinen om at afholde en fælles (ekstern) julefrokost.
    2. Til julefrokosten vil RKG så stå 100% for baren og få indtægterne derfra. Der kan så komme flere frivillige fra RKG til at hjælpe med at lave mad, så vi kan gøre det på den gamle hyggelige måde, og de frivillige får formentlig deres billet gratis.
    3. Vi vil gerne hjælpe med at holde Kantinen og den traditionelle julefrokost i live, så vi er åbne for samarbejdet. Vi sætter det på som et kommende arrangement til N. Møde.
    4. Kantinen kører selv deres intromiddag videre. Det er også besluttet, at pynt efter fester gerne må blive hængende efter fester (ved aftale med den pyntansvarlige, som er okay med at lade alt hænge som udgangspunkt).
11. Indkomne punkter
    1. Vi har ikke modtaget flere punkter.
12. Evt.
    1. KUA-dag
       1. Der har været snak om, at den nye KUA-dag/velkomstfest i Universitetsparken er blevet rigtig dårlig, så vi kan overveje at give noget feedback videre fra os og/eller nogle tutorer. Studenterrådets bestyrelse har møde på torsdag, hvor det kan tages op.
       2. Vi er usikre på, om Studenterrådet overhovedet har hørt vores kritik af, at vi som tutorer skal hjælpe til med afholdelsen af et arrangement med alt for få boder og ingen ting planlagt osv.
       3. Det blev ændret fra KUA-dag, fordi folk blev for fulde til at dukke op dagen efter til immatrikulation, og til næste år vil de ændre det igen.
       4. I tutorernes kontrakter er de også kun forpligtet til at hjælpe med velkomstprogrammet, som vist ikke inkluderer immatrikulationen, så vi har også mulighed for at boykotte immatrikulationen. Vi bliver i så fald nødt til at tage det med til alle tutorerne, og måske de nye hellere vil have os til at tage til det.
          1. Det er svært tage stilling, før vi kender programmet for immatrikulationen, så vi venter med at tage stilling til det. Hvis det er stort set det samme, så tager vi kritikken op og stemmer om det. Hvis vi ikke konkret ved noget før august, må vi tage det op alligevel (måske på 2. Nar).
    2. DIKUBar til Caféen? Festival
       1. Vi er blevet spurgt, om vi igen vil have en bar og stå for barskemaet i en bar til Caféen? Studiestart Festival d. 5/9-6/9. Det vil vi gerne.
13. Lukket punkt
14. Arbejdskvarter

• [ ] Fix ruskursusgruppen.dk, links til Facebook, Instagram, wiki, Google Calendar, appen.
• [x] Seb skal underskrive NemTilmeld-aftale.