Bestyrelsesmøde 2025-08-13 - Referat

Ordstyrer: Seb
Referent: David
Fremmødte: Seb, Konrad, Mark, Ida, Sofus, David, Andreas
Afbud: Sune, Tobias, Julie, Mikkel

1. Formalia
   1. Valg af ordstyrer
      1. Seb
   2. Valg af referent
      1. David
2. Godkendelse af referat fra sidst
   1. Det er allerede godkendt og delt.
3. Næste møde
   1. Næste møde bliver tirsdag d. 9/9 kl. 17.
   2. Vi prøver at vælge en ansvarlig for mad til næste gang, så vi ikke ender i kaos med en manglende plan for mad igen og bestiller pizza ligesom i dag. Sofus vil gerne stå for mad til næste møde.
4. Status på overdragelse af bestyrelse
   1. Betalingskort
      1. Sofus fik sit betalingskort, men Tobias har nok givet op på at få sit, siden han skal på udveksling.
5. Siden sidst
   1. Beslutninger siden sidste møde
      1. Vi har ikke fået sendt den defekte Soundboks 3 til reparation, men vi prøver at få lov til at indlevere den direkte til Soundboks hovedkontor i stedet, så den forhåbentlig lige kan nå at komme til at fungere til studiestarten.
   2. Evaluering af arrangementer
      1. RKGården d. 28/6-6/7
         1. Det var en stor succes med den bedste mulige placering på Ros. Vores camp bliver større og større.
         2. Det fungerede fint (for dem, der var med i det) at deles om alkohol, men det er svært for os selv at få det hele fragtet ind på pladsen. Man kan godt stadig deles om et Cool Locker, som fungerede godt, når det var varmt.
         3. Vi har kun fået depositum for vores ene lejede pavillon tilbage, selvom vi fik at vide, at vi ville få for begge, så vi prøver at skrive til Ros.
         4. Det var lidt nederen for kun 3 personer at være tilbage til den sidste oprydning, så det skal vi have planlagt bedre, hvis vi skal være i Clean Out Loud igen.
      2. 2. Nar d. 11/7-13/7
         1. Det gik fint. Aktiviteterne blev planlagt lidt i sidste øjeblik, men folk virkede til at hygge sig.
         2. Kun 18 deltog, hvoraf kun én havde en bil, så det var lidt svært at få alting transporteret til hytten. Ret mange tog hjem tidligere fra turen.
   3. Status på sponsorat-ansøgninger
      1. Immeo
         1. Vi kan overveje at kontakte dem igen ift. muligt sponsorat af mad til Værgeaften.
      2. IDA
         1. Vi har ikke fået sat et møde med dem op endnu, da der ikke er kommet styr på planen for studiestart, ift. hvornår vi har barer osv., men det prøver vi at nå nok i næste uge.
      3. PROSA
         1. Seb var til møde med dem, hvor de fik styr på, at de gerne vil betale for kontingent til vores medlemmer, som er medlem af PROSA.
         2. Der skal bare lige styr på det praktiske ift. indmelding med eller uden betaling for vores medlemmer. Det kan gøres gennem NemTilmeld med to billettyper, hvoraf den ene type er betalt, hvor man vedlægger sit PROSA-medlemskab på en eller anden måde, så man kan få det gratis. Det gør vores medlems-regnskab meget nemmere.
      4. SCIENCEpuljen
         1. Vi skal have søgt SCIENCEpuljen for 2. Nar.
      5. Caféen? Puljen
6. Kommende arrangementer
   1. Immatrikulation d. 22/8
      1. Tutorkoordinatorerne har stadig ikke helt fået styr på planen for immatrikulation ift. mødested, evt. DIKUBar om aftenen i pavillonen osv., så der bliver nok snakket om det til tutorernes stormøde i morgen. Det er tutorernes arrangement, så de får bare lov til at stå for det, selvom de bruger RKGs udstyr.
   2. Studiestart i uge 35
      1. Accenture har tilbudt at sponsorere en isvogn i studiestarten, så vi kan overveje at tage kontakt til dem ift. mulige sponsorater, men de svarer vist generelt lidt langsomt.
      2. Resten af planen for studiestarten står tutorerne for.
   3. Caféen?s Studiestart Festival d. 5/9-6/9
      1. Vi har næsten fået udfyldt vagtskemaet for vores bar til festivalen. Der er også mulighed for vores interesserede medlemmer at stå i andre barer.
      2. Vi burde også have nogle til at stå for bannerfesten, så bl.a. nogle holder øje med banneret og undgår, at fysikerne stjæler det igen. Det tager tutorerne også til stormødet i morgen.
   4. Førsteårsfest d. 12/9
      1. Der bør komme info ud meget tidligere, når førsteårsfesten nu ligger meget tidligere. De ansvarlige bør få gang i PR med et event hurtigst muligt, som skal deles på Facebook og gerne siges af tutorerne til holdtid osv.
      2. De anvarlige kan også vælge at beslutte et tema i god tid, så rus skal planlægge mindre. Tutorerne bør finde kandidater til de ansvarlige rus i løbet af introugen og rusturene, og så kan vi skrive til dem først om mandagen efter, så andre ikke hører om det og føler sig snydt i løbet af rusturene.
7. Senere arrangementer
   1. EvalNar d. 13/10-15/10
      1. Det plejer at være vores nok hyggeligste hyttetur, hvor vi evaluerer det sidste år som forberedelse til GF og ellers bare hygger ved at lave sjove videoer osv.
      2. Der mangler en tovholder, men der er et par interesserede i at hjælpe. David vil gerne være tovholder, så der kan blive bestilt hytte.
   2. Intern julefrokost d. 6/12
      1. Til sidste ordinære GF var flertallet imod, at vi lader rus komme med til vores interne julefrokost, men til forrige bestyrelsesmøde ville vi gerne lade dem komme med. Vi vil gerne holde fast i beslutningen fra GF, men vi kan godt nå at tage det op til næste ordinære GF for en endelig beslutning.
8. Revy-samarbejde
   1. Vi får lavet et ark over baren til alle revyerne ligesom vores event-liste, så det er nemmere for vores medlemmer at skrive sig på barer.
   2. Vi (vores revy-ansvarlige) venter med at skrive til den næstkommende revy, BioRevy, om de stadig gerne vil have RKG i deres bar.
9. Code of conduct jf. ekstraordinær GF
   1. Til ekstraordinær GF blev vi enige om at rykke datoen for reglen ift. seksuel aktivitet med nye studerende til at være et tidspunkt efter den (tidligere) førsteårsfest, så det bliver 2-3 uger efter studiestarten. Vi ændrer reglen til at være mandagen efter førsteårsfesten, dvs. præcis 2 uger efter første mandag med undervisning og 3 uger efter mandagen i introugen.
   2. Med vores kontingentår fra august til august er det også nemmere evt. at udelukke medlemmer for et helt studieår ved brud på vores code of conduct.
10. Æresmedlemskab jf. ekstraordinær GF
    1. Til ekstraordinær GF blev vi enige om at kontakte Tobias (Maltzes ven), om han gerne ville være en aktiv del af RKG, men vi mener, at han selv bør kontakte os (dvs. kontakte RKG/bestyrelsen mere officielt), hvis han gerne vil være med.
11. Indkomne punkter
    1. Vi har ikke modtaget nogen indkomne punkter.
12. Evt.
    1. Oprydning i RKG-lokalerne
       1. Vi kunne holde en oprydningsdag igen efter studiestarten/hytteturene.
       2. Vi skal dog måske have flyttet alle de ting, som vi ofte/nemt skal kunne tilgå, til kun at være i lokalerne i hesteskoen under renovationen. Vi har stadig ikke helt fået information, så vi venter til, at vi ved mere.
       3. Vi mangler måske stadig en fungerende forstærker. Lasse købte XLR-kabler til os for nylig, så vi prøver at spørge ham, om han vil undersøge, hvad der skal til for at få vores udstyr til at virke igen.
13. Lukket punkt
14. Arbejdskvarter

• [ ] Fix ruskursusgruppen.dk med links til Facebook, Instagram, wiki, Google Calendar og appen.
• [ ] Lav RKGården regnskab.
• [x] Skriv til Roskilde Festival ift. depositum af nr. 2 pavillon.
• [x] Lav NemTilmeld til kontingent (0 kr. for PROSA-medlemmer, 49 kr. ellers).
• [x] Skriv til ansvarlige for fremtidige events.
• [x] Lav revy-oversigt i event-Excel.
• [x] Ændr Code of Conduct.