Bestyrelsesmøde 2025-11-10 - Referat

Ordstyrer: Mark
Referent: David
Fremmødte: Mark, Lasse, Vic, Konrad, David
Afbud: Sofus

1. Formalia
   1. Valg af ordstyrer
      1. Mark
   2. Valg af referent
      1. David
2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde
   1. Det tager den tidligere bestyrelse sig af at godkende.
3. Godkendelse af referat fra evaluering
   1. Det tager den tidligere bestyrelse sig af at godkende.
4. Godkendelse af referat fra generalforsamling
   1. Det har vi godkendt, så det bliver delt med foreningen, måske (også) på en ny platform.
5. Overdragelse af bestyrelse
   1. Lokaleadgang
      1. David får opdateret vores adgangsliste hos ADK, så vi har indsamlet kortnumre til det i vores nye bestyrelses-Drev.
   2. Adgangskoder
      1. Vi er i gang med at få opdateret vores adgangskoder til alle vores bestyrelseskontoer.
      2. Det vigtigste er bestyrelsens mail, så den har vi lige kigget på sammen. Vi har kigget hurtigt på vores andre kontoer.
      3. Det vil være fedt, hvis flere vil hjælpe med regnskabet. Vi har lige kigget overordnet på, hvad regnskabet indebærer.
      4. Især vil det være godt, hvis vi kan deles mere om at købe ind til arrangementer. Det vil være smart, hvis vi tæller vores lager noget oftere, så det også er nemmere at købe ind. Lasse vil gerne hjælpe med at købe ind til julefrokosterne.
      5. Vi har også givet admin-adgang til vores Facebook-gruppe med aktive medlemmer, og vi får Seb til at overdrage adgang til Facebook-siden. Til purge til julefrokosten tænker vi at slette medlemmer fra Facebook-gruppen, men på Discord gør vi bare folk til inaktive medlemmer.
      6. Vi har også ændret admins på vores wiki.
   3. Bank og betalingskort
      1. Sofus og David har allerede adgang og kort, men hvis en anden gerne vil hjælpe med regnskabet, får de selvfølgelig også adgang. Det vil Vic (Victoria Christensen) gerne, så vi får skaffet adgang til hende.
   4. MitID Erhverv
      1. Vi vil gerne ændre til MitID Erhverv, så vi ikke har en privat foreningsrepræsentant, og så flere kan have adgang.
   5. Overdragelsesmiddag
      1. Vi skal have valgt en dato for overdragelsesmiddag for den gamle og nye bestyrelse, hvor vi spiser sammen og giver tegninger og bobler til hinanden. Vi vil gerne vente, til Jäger-drengene er hjemme fra udveksling, så vi prøver at oprette en gruppe.
      2. Vi kan nok godt være hos Vic eller Mark.
6. Forventningsafstemning
   1. Vi vil gerne fortsætte med månedlige møder, hvor vi sørger for at få styr på kommende arrangementer. Generelt vil vi gerne fortsætte, som vi plejer, og ellers snakker vi løbende om, hvad burde gøres bedre.
   2. Vic vil gerne få styr på vores Instagram. Mark vil gerne få styr på lageroptælling og den slags, hvilket er nice for David, fordi det er meget arbejde oven i regnskab og indkøb, som der forhåbentlig også kommer hjælp til. Lasse vil gerne prioritere vores interne arrangementer, men forskellen på vores arrangementer bør gøres mere klart.
7. Næste møde
   1. Næste bestyrelsesmøde bliver torsdag d. 4/12 kl. 17. Der har Lasse mulighed for at være ansvarlig for selv at lave mad.
   2. David har oprettet et event, hvilket vi fremover også kan deles om at gøre.
8. Siden sidst
   1. Beslutninger siden sidste møde
      1. Vi har valgt at flytte værgeaften til fredag d. 28/11, hvor flere forhåbentlig kan deltage. Eventet er opdateret, men når vi melder ud om den nye dato, vil vi gerne lave noget indbydende PR for at få så mange som muligt til at deltage.
   2. Evaluering af arrangementer
      1. Generalforsamling d. 9/11
         1. Det gik godt, og folk var engagerede. Det var godt, at vi var forberedt på debatten om bl.a. vores vedtægtsforslag. Vi blev dog lidt distraheret af Worlds.
         2. Fremmødet var cirka, som vi plejer, bl.a. fordi det er lidt uklart, hvilke af vores arrangementer af obligatoriske. Kun 0. Møde og N. Møde er egentlig obligatorisk ifølge vores vedtægter, men vi plejer også at sige, at GF er obligatorisk.
   3. Status på sponsorat-ansøgninger
      1. Immeo
      2. IDA
         1. IDA holder fast i, at de gerne vil sponsorere vores værgeaften, hvor de åbenbart gerne ville have givet det hele, men vi tænker at beholde aftalen med Prosa i stedet. Vi kontakter så IDA til et kommende samarbejde i stedet.
      3. PROSA
         1. Vi har informeret Prosa om, at vi har flyttet værgeaften, så vi håber, at de kan den dag, og at de rent faktisk svarer os den her gang.
         2. Vi vil nok gerne dele vores lokalstøtteordning fra Prosa med i hvert fald Kantinen i år, fordi det er tiltænkt alle studerende på DIKU. Umiddelbart er Kantinen vigtigere for alle studerende, så vi foreslår, at Kantinen tager pengene fremover.
      4. SCIENCEpuljen
      5. Caféen? Puljen
9. Kommende arrangementer
   1. BioRevy d. 20/11-22/11
      1. Vi fik udfyldt vagtskemaet i baren i går. Olivia er ansvarlig, og David hjælper hende med at købe ind den her gang. Det burde blive en okay revy, men vi skal gøre vores bedste for at komme af med de drikkevarer, som er næsten på dato.
      2. Generelt vil vi gerne sætte fokus på, at flere hjælper med revyerne, så vi vil flytte vagtskemaerne til vores primære event-liste, så de er en endnu mere central del i RKG. I det hele taget kan vores aktivitets-Drev godt ryddes op.
   2. Værgeaften d. 28/11
      1. Vi skal have styr på bedre PR til den nye dato. Vi laver en god plakat med QR-koder.
      2. Vi er gået i gang med en præsentation af RKG til værgeaften, som forhåbentlig bliver mere spændende i år.
      3. Derudover skal vi have styr på legene, hvor vi godt bare kan genbruge nogle af posterne fra sidste år eller fra hytteture. Vic vil gerne lave en oversigt over lege, hvor vi kan opfordre vores medlemmer til at skrive sig på posterne.
   3. Intern julefrokost d. 6/12
      1. Det vigtigste manglende er (stadig) PR. Vi fik fastslået beslutningen i går om, at de nye førsteårsstuderende ikke inviteres med.
   4. Kantinens julefrokost d. 12/12
      1. Vi fandt 6 personer i går, som gerne vil stå i baren til Kantinens julefrokost. Mark vil gerne være hovedansvarlig for opsætning osv.
      2. Vi finder lige ud af, hvor meget der er brug for dem alle, ift. hvem får billet refunderet osv., men det lød umiddelbart til at være en mulighed med Kantinen.
   5. DIKUs julefrokost d. 12/12
      1. Vi fandt ikke internt nogen bartendere til det arrangement i går, men måske vi kan flytte nogle af folkene fra Kantinens julefrokost til at stå i den. Vi skriver dog først til biologi.
10. Senere arrangementer
    1. Nytårsfest d. 9/1
       1. Vi skal have fokus på at få udfyldt vagtskemaet til baren og især oprydning, helst inden juleferien. De ansvarlige får holdt et møde hurtigst muligt, så de også kan lave PR i god tid.
    2. BarioKart-turnering og evt. 0. Møde d. 10/1
       1. Vi tænkte at holde 0. Møde samme dog som vores hygge-arrangement igen, fordi det fungerede godt sidste år. Det er dog samme dato som Prebens skifest, men der er ikke mange andre gode mulige datoer, så vi holder 0. Møde kl. 15. Folk kan så enten blive til BarioKart eller tage til Prebens.
    3. HKDFØPEAA d. ??/??
       1. Det bliver efterhånden nok i blok 3 og stadig en academy-aften i stedet, men vi lader det være op til Shun, som er tovholder.
11. Platform for mødemateriale
    1. Vi har overvejet at droppe vores wiki til fordel for Drev eller Discord, men de virker ikke til at kunne være lige så organiseret som vores wiki. Wikien virker mere officiel og er smart til primært vores møder.
    2. Vi vil derfor gerne fortsætte med vores wiki til bestyrelsesting, men vi rydder op, så det er mere tydeligt, at planlægning af arrangementer osv. foregår gennem Drev og Discord for vores medlemmer. Vi vil gerne flytte brugbare ting til Drev i stedet.
12. Indkomne punkter
    1. Vi har ikke modtagen nogen indkomne punkter.
13. Evt.
    1. Samarbejde med Red Bull
       1. Red Bull prøver at komme mere ind i universitetsmiljøet, så vi vil gerne forsøge at få en aftale med dem igen, ligesom vi tidligere har haft. Vic vil gerne undersøge (måske efter skitur), om vi kan få en kickback-aftale eller generelt samarbejde med dem igen.
14. Lukket punkt
15. Arbejdskvarter

• [ ] Fix ruskursusgruppen.dk med links til Facebook, Instagram, wiki, Google Calendar og appen.
• [ ] Skriv til PROSA om at få udbetalt lokalestøtteordningen. - David
• [ ] Indsend ny liste til ADK. - David
• [x] Sæt bestyrelses-Drevet op.
• [x] Sæt bestyrelses-mailen op på vores telefoner.
• [ ] Find dato for overdragelsesmiddag. - Konrad
• [ ] Ryd op på vores aktivitets-Drev. - Konrad
• [ ] Lav en masse PR for værgeaften. - Mark / Vic laver instagram
• [x] Udsend ark med legene til værgeaften til vores medlemmer. - Vic / Konrad
• [ ] Planlæg møde for nytårsfesten. - Vic / Mark
• [x] Ryd op på vores wiki ift. bestyrelsesting og med arrangement-ting på Drev i stedet.