Bestyrelsesmøde 2026-03-02 - Referat

Ordstyrer: David
Referent: Lasse
Fremmødte: Mark, Lasse, David, Sofus, Konrad, Vic, Nasrudiin
Afbud: Markus

1. Formalia
   1. Valg af ordstyrer
      1. David
   2. Valg af referent
      1. Lasse
2. Godkendelse af referat fra sidst Godkendt og sendt ud.
3. Overdragelse af bestyrelse
   1. Bank og betalingskort
      1. Markus har endelig fået bankadgang, kort burde som minimum være
   2. Overdragelsesmiddag
      1. Lækker mad. Det må Kipp godt gøre igen.
      2. Alternativ underholdning. Måske mere RKG tema.
4. Næste møde
   1. 15/04/2026 kl 8:00 (!) om morgenen.
5. Siden sidst
   1. Beslutninger siden sidste møde
      1. Vi har givet Kroll lov til at se vores korrespondence med skat.
      2. Vi har godkendt at låne bordfodbold til Cafeen?.
      3. Vi har godkendt at stille bar til kandidatmiddag.
      4. Vi har godkendt nye priser på drikkevarer. Næsten ingen har ændret sig.
      5. Vi har godkendt at karaoke og academy-aften har byttet dato.
   2. Evaluering af arrangementer
      1. 1. Nar d. 6/2-8/2
         1. Det var hyggeligt. Stille og rolig tur. Ikke super mange med. Folk hyggede sig.
         2. Dag 2 var lidt kedelig siger nogen.
         3. Mange af dem der deltog har søgt som tutor.
      2. KemiRevy d. 19/2-21/2
         1. Den gik rigtig godt, bemandingen var god. Det var fedt der var så mange
         2. Vi har talt op og kreditnota, så vi skal bare have sendt penge.
         3. Vores overskud var 5700, og deres overskud var 5025.
         4. Det har klart hjulpet at vi skrev det på til værgeaften og 0. møde og på eventlisten. Det fungerer godt.
   3. Sponsorat-ansøgninger
      1. Vi har et møde med redbull om LAN men også generelt om RKG samarbejde.
6. Kommende arrangementer
   1. Filmaften d. 11/3
      1. Der er ikke blevet lavet meget PR. Der er dog en FB begivenhed.
      2. De har rykket det en uge (Det var før d. 5/3).
   2. Kandidat middag d. 20/3
      1. Vi skal have bestilt udstyr ASAP.
      2. De skal bare have standard øl og sådan. Vi skal stille bar som til DIKUs julefrokost.
         1. Der behøves ikke 4-5 bartendere et par stykker er fint.
         2. Vi skriver ud, ellers finder vi nogle.
      3. Der er fri bar til eventet.
      4. Vi vil helst sætte op dagen før, men efter er også ok.
   3. SCIENCE LAN d. 20/3-22/3
      1. 2 møder indtil videre. Der er 2 møder de to følgende mandage.
      2. På begivenheden er der 88 der enten har trykket deltager eller interesseret.
      3. De har haft møde med IDA, mangler møde med Red Bull.
      4. Mark har skrevet til Steel Series
      5. Der skal være møde om LAN kabler osv.
      6. Mark og Sofus skal vide hvor mange penge de har i budget.
      7. Fri-bar er nok ikke muligt, men masser af sodavand og drikkevare er muligt.
         1. Det bliver foreslået at de bare kan stille store flasker sodavand frem i bølger.
      8. Sciencepuljen skal også søges. De får kun 1×50 kr. pr. mand så man kan ikke søge til flere ting.
         1. Der bliver søgt for Drikkevarer og snacks + brunch.
      9. Vi har også prøvet at søge DIKU om LAN.
         1. Vi ser på det senere.
      10. Vi satser på bygningen har nok strøm til at det går.
      11. Vi har endnu ikke tjekket internetstikkende.
      12. Overnatning og opbevaring af ting:
          1. Der bliver lavet et vagtskema så der altid er en person i hvert rum.
          2. Vi bliver nok nødt til at gribe ud til nogle flere, så der er nok mennesker til at der altid er én i hvert rum.
          3. Der er ikke mange der har købt endnu, men vi skal skrive ud. Der er cap på 60 personer.
   4. HKDFØPEAA d. 27/3
      1. Det er den 27. Der skal købes mange øl.
7. Senere arrangementer
   1. Temafest d. 10/4
      1. Der kommer påsketema.
      2. Bar ansvarlige er fundet.
      3. PR skal laves snart.
      4. Alle baransvarlige er med til at lukke og sætte op.
   2. Oprydningsdag d. 15/4
      1. Vi skal have lavet en plan. Men vi kan godt vente til det på dagen.
      2. Vi skal have reklameret meget for det. Hvem går hvorhen og hvem skal bruges til hvad.
      3. Der er mad og drikke til dem der kommer. Gratis drikke hele dagen. Snacks osv.
      4. Vi skal bruge MANGE hænder. Vi kan godt nøjes med at gøre rent.
      5. Nogle af tingene skal bare flyttes til et andet lokale til sommer.
      6. Vi skal finde ud af på dagen hvem der står for at printe sedler med ordensregler i kantinen.
         1. Reglerne skal være mere konkrete. Enten skal du bruge kantinen ordentligt eller også slet ikke bruge den.
   3. FUTur d. 17/4-19/4
      1. Vi har valgt tema.
      2. Der er møde igen næste uge. Arbejdsgrupper nedsat.
      3. Dem der står for mad skal lave budget snart, så vi kan søge sciencepuljen.
      4. Det bliver godt.
   4. IT Karrieredag d. 24/4
      1. Samme historie som kandidatmiddag, vi skal stille bar. Der skal bestilles udstyr.
      2. Vi skal bruge samme mængde mennesker som kandidatmiddag, det er dog oveni tutoruddannelsesdagen.
         1. Der skal først serveres øl fra 17. De kan godt sætte op.
         2. Vi vil gerne finde nogle der ikke er tutorer.
   5. Karaoke d. 24/4
      1. Det spiller.
      2. Vi har haft møde, mere eller mindre alt er planlagt.
      3. Der er tema.
   6. GeoRevy d. 30/4-2/5
      1. MBK revy.
         1. Der er talt, vi skal bare lige have alkohol op. Palleløfteren virkede ikke i går.
         2. Vi skal lige finde sækkevognen, for at det bliver nemmere.
         3. Køleskabe burde komme onsdag.
         4. De står selv for business. Øllene er vores, så folk skal sende til os når de køber øl.
      2. GeoRevy
         1. Vi kommer til at tælle efter MBK revy. De drikker meget. Vi regner med at vi har nok øl til geo også.
         2. Geo er kun 2 akter, vi sælger nok ikke lige så meget som Kemi eller MBK.
         3. Vi har allerede ok mange frivillige meldt til Georevy. Der er 2 måneder til.
   7. 1. Maj d. 1/5
      1. Der er nok ikke holdt møde. Vi skal have et event ud relativt snart.
   8. Tour de Frebar d. 22/5
      1. Det bliver godt.
      2. Der er holdt møde og valgt tema.
      3. Der er lidt problemer med at mange barer er lukkede den dag. Det er for tæt på eksamener på HUM.
         1. Vi ved det ikke er eksamensperiode for science, så vi kan skrive til A-vej etc.
      4. Vi skal snart have skrevet til barer indenfor denne uge så vi ved om det kan lade sig gøre.
8. Fritagelse for oplysningspligt til Skat
   1. Vi kan ikke gøre så meget. Vi får nok ikke fritagelse for oplysningspligt.
   2. Vi mener at vores medlemskreds er hele science minimum. Den køber Skat ikke. Det koster penge at klage.
      1. De siger at når vi sælger til ikke medlemmer (som i revy eller galla etc.), dermed kan vi ikke blive fritaget oplysningspligt.
      2. Vi kan prøve at blive fritaget for selskabsskat, hvis vi er almennytig organisation.
         1. Hele KU er ikke stort nok til at aktiviteter inden for KU kun kan betegnes som almennyttig
         2. Hvis vi kan overbevise SKAT om at vi er nyttige for langt flere, så kan vi måske gøre som cafeen og blive fritaget.
   3. Hvis vi åbner op for at det er en forening for alle, så risikerer vi at blive overtaget af andre studier.
   4. Vi skal nok tage det op til generalforsamling. Det haster dog ikke nok til en ekstraordinær.
   5. Vi har mistet penge, vi skal nok betale skat.
9. Overtagelse af Kantineforeningen
   1. Tirsdag d. 17 marts er der generalforsmaling. Det skal være midt i marts pr. vedtægterne. Kl 17.
   2. Jo flere RKG medlemmer der er, jo nemmere bliver det at få punkter igennem.
   3. Vi vil gerne have lavet skilte om rengøring i kantinen.
   4. Vi vil gerne have driften ind i RKG, Kroll har sendt dokument til David om Kantineforeningen som underforening af RKG.
   5. Mark påpeger, at hvis vi skal stå for den, så skal kantinen ikke have deres egne indkøb, vi ville stå for at sælge i kantinen.
      1. Kantinen har nuværende minimalt overskud.
      2. Hvis vi overtager salg, så får vi væsentligt mindre arbejde ift. regnskab.
      3. Hvis vi overtager salg, vil vi også lægge penge til indkøb af inventar (såsom kaffemaskine).
   6. Kantinen kommer nok til at være et udvalg i RKG - dermed skal man ikke være medlem af RKG for at være medlem af kantinen.
   7. Vi vil gerne ændre Krolls forslag om at kantinen er separat regnskab. Det er ret meget arbejde for os.
   8. Vi kan evt. også bare sige vi lukker for salg, dermed bliver regnskabet sindsygt nemt at drive. Dette indebærer også at lukke kantinens mobilepay.
   9. Ekstern julefrokost mener vi at vi skal holde ved lige. Vi kan også hente mad, så det er mindre arbejde.
   10. Vi hører nok Prosa om vi kan få omkostningen for at få fikset kaffemaskinen op.
       0. Skilte om rengøring i Kantinen samt viskestykker
   11. Vi har snakket om skiltene.
   12. Firmaet der leverer viskestykker kan ikke finde os.
       1. De har skrevet til DIKUs administration, men de kan ikke finde ud af hvad det er for en bygning.
       2. De burde have leveret i dag. De har ikke ringet. Vi ved ikke om vi nogensinde får viskestykker igen.
10. Minecraft-server for SCIENCE
    1. Vi åbner den på dagen for LAN.
    2. Vi skal have plakater op på Frederiksberg for både dette og LAN.
       1. En dynamisk QR kode kunne være en løsning.
       2. De skal nok laves inden onsdag hvis David skal hænge op.
11. Foreningsmesse i februar
    1. Den var hyggelig.
    2. Der kom ok mange, vi reklamerede for LAN.
    3. Vi snakkede kun om LAN.
    4. Det var et dårligt sted at afholde det, dårligt tidspunkt, og ikke mindst intet PR.
    5. Vi vil hellere have foreningsmesse ind i studiestart igen. Det giver meget bedre mening.
12. Dialogforum på DIKU
    1. Vi er et af 2 institutter hvor den øverste ledelse mødes med repræsentanter for foreninger på DIKU.
    2. Vi kan få gode ressourcer fra dem, så vi vil gerne have repræsentanter med.
    3. Vi har lige nu kun én fra RKG. Rode skal erstattes.
    4. Vi vil gerne finde 2 repræsentanter der rækker mere end ét udvalg.
    5. Sofus vil gerne, det vil Konrad også.
       1. Vi spørger også lige Markus. Ellers er 2 fundet.
13. Møde med Carlsberg
    1. Vi har haft møde med ny repræsentant i Carlsberg.
    2. Hun kommer med til revyer og deltager. Nok. Hun virker nice.
    3. Vi har set nogle slides om de nye ting de laver i Carlsberg.
    4. Vi har snakket om at få rabat med hende. Vi får rabat på alt vi køber baseret på hvor meget vi køber.
    5. Vi har fået aftale om spiritus. Vi har fået enormt meget rabat. på vodka, gin, og hvid rom kan vi spare sindsygt mange penge.
    6. Vi kigger på nye priser til efteråret.
    7. De laver månedens øl, det kan være vi kan købe det til en DIKUbar. Vi køber 2 fustager og får en gratis.
    8. Her er nogle ideer fra Carlsberg:
       1. Tu-banko
       2. Tuborg-sprød (de sælger ud for sprød ophører).
       3. Carlsberg experience - VR headset, så skal man konkurrere i at skænke fadøl. Kunne være internt.
    9. Vi vil gerne have flere breezere nok. De sælger ret godt.
14. Førsteårsfesten og hvervning
    1. Vi havde lidt svært ved at værge nye til RKG i år.
    2. Problemet var mest af alt at vi ikke kunne kommunikere med rus.
    3. Hvad hvis vi spørger til hytteturene.
15. Indkomne punkter
    1. Der er ikke noget.
16. Evt.
    1. RKGs projektor virker ikke. Kantinens eneste fungerende projektor er forsvundet.
       1. Vi behøver ikke en selv, der er i lokalerne.
    2. Vi vil fremover have et tre dages vindue til at sende rettelser til referat.
17. Lukket punkt
18. Arbejdskvarter

• [ ] Fix ruskursusgruppen.dk med links til Facebook, Instagram, wiki, Google Calendar og appen.
• [ ] Tour de Frebar skal lave en gruppe.
• [ ] Indkald til regnskabsmøde.
• [ ] Nemtilmeld til FUTur
• [ ] Strips på pantposer og stack dem bedre.
• [ ] Opdater RKG kalender for filmaften
• [ ] Prik til Kipp vedr. PR til filmaften
• [ ] Få styr på HKDFØPEAA
• [ ] Lasse skriver til temafest vedr. pyndt
• [ ] Lav en event, PR, evt. plan til oprydningsdagen. Vi giver mad og drikke. Der skal laves klare ordensregler for kantinen
• [ ] Få styr på bar til MSc Dinner 20/3, Find bartendere (fri bar), bestil udstyr ( køleskab og øl)
• [ ] Bestil udstyr til IT karrieredag
• [ ] Lav et heads up til 1. maj holdet om at der skal laves et event
• [ ] Indkald til kantinens generalforsamling inde i RKG's kanaler (gør først 3/2/2026)
• [ ] Vi skal have forberedt plakatter til Frederiksberg
• [ ] Skriv i bestyrelsesmessengerruppen vedr. Dialogforum - David