referater:bestyrelsesmode:2022_10-12

Bestyrelsesmøde 12/10-2022 - Referat

Referent: Matilde
Fremmødte: Stefan, Rode, Hanehøj, JAcob, Lee, Frederikke, Giovanni, JoJo, Shun, Mikkel, Bastian, Matilde, Bella, Fie, Freddy, Iben
Afbud:
Udeblevede:

Dagsorden

  1. Formalia
    1. Valg af referent Matilde
      0. Valg af ordstyrer Stefan
  2. Godkendelse af referat fra sidst
    1. Godkendt.
  3. Foreningens målgruppe
    1. Der er folk der bruger meget energi på at gejle folk op til aktiviteter (druk og hamring), og det kan nogle gange få folk til at føle sig udenfor, og ikke velkommen i foreningen.
    2. Vi vil gerne være en forening hvor vi ikke kun er druk og hamring. Vi har også prøvet at lave flere drukfri arrangementer. Det har været et mål (om det så er gået godt er en anden ting), men vi vil hvert fald rigtig gerne være en forening med plads til alle.
    3. Vi vil gerne have aktiviteter for alle.
    4. Man skal ikke få at vide at man ikke kan være i foreningen bare fordi man ikke har lyst til at folk råber og larmer og er mega fulde.
    5. Man skal selvfølgelig aldrig drikke hvis man ikke har lyst.
    6. Der skal være plads til alle slags arrangementer. Hvis der laves et ikke smadre arrangement, så skal folk ikke dukke op og smadre. Men der må også godt være plads til hamringsevents.
      0. RKG behøver ikke være alle sociale foreninger på én gang, så det er okay at nogle events er for nogle folk, andre caterer til en anden gruppe.
    7. Man skal aldrig få at vide at man ikke er velkommen. Vi skal støtte hinanden og bakke hinanden op hvis man siger at man føler sig presset til noget og det ikke er rart.
    8. Vi skal kommunikere dette når vi omtaler foreningen til evt nye medlemmer, og vi skal huske at vi viser hvordan man er i foreningen, så vi skal behandle hinanden pænt, og så skal de nye nok følge efter.
    9. Og det er helt fint nogle gange at have lyst til det ene, og nogle gange har lyst til noget andet.
  4. Siden Sidst
    1. Opfølgning på beslutninger taget på sidste møde
      1. Ingen ting at følge op på.
    2. Action items
      1. Se den opdaterede liste i bunden.
    3. Beslutninger siden sidste møde
      1. Der er givet 500 kr til pynt til førsteårsfesten.
      2. Vi har lånt en soundboks til C? som stadig står dernede (Stefan fikser det)
    4. Arrangementer
      1. Førstårsfest
        1. Det gik godt <3
        2. God mængde af pizzaer bestilt.
        3. Det var lækkert at der ikke var så meget oprydning tilbage til dagen efter, da der kun var 3 tilmeldt til dagen efter.
        4. Det er altid lidt svært at få folk til at være der til oprydning. Vi skal tænke over hvordan vi ordner dette.
        5. Vi løb tør for sodavand.
        6. Vi omsatte for lidt mindre end sidste år, men der var også lidt færre folk der kom til festen.
        7. Vi havde ikke plakater oppe, men ellers fejlede PR ikke noget.
        8. Der var mange rus inde i køkkenet, vil vi gerne sætte stole foran døren?
          1. Vi bliver nødt til at lade folk kunne få vand.
          2. Vi har ikke lige en god løsning.
        9. Vi havde to rus fra hver tur, plus 5-6 fra RKG, og det var alt for mange. Måske skulle man have lidt færre folk?
          1. Måske kunne man være 2 fra hver tur, og så er dem fra RKG bare vejledende støtter man kan spørge om hjælp (wiki)
      2. DM i Programmering
        1. Vi plejer at servere øl i kantinen efter DM i programmering
        2. Det var nice at der var nogle til at stå i baren
        3. De drak crazy meget øl.
        4. Vi skal sørge for at der er en klar aftale om hvem der står for at skænke øl, hvem der står for rengøring af lokale, og hvem der står for rengøring af fadølsanlægget.
          1. Der var faktisk en klar aftale, nogle af os vidste det bare ikke.
        5. Vi skulle have fået nogle fra RKG til at melde sig til at rydde kopper op.
        6. Arrangementet varede meget længere end det plejer, og derfor havde vi ikke rigtig erfaring med eventet.
        7. Til næste år: husk et team til oprydning af kopper og anlæg. Kantinen/NetCompany må stå for resten af oprydningen.
        8. Stefan står for at anlægget bliver gjort rent, eller at oplære nogle andre i det
  5. Kommende Arrangementer
    1. EvalNar
      1. Stefan havde glemt at der skulle laves ting.
      2. Turen bliver på fredag, og det bliver mega fedt!
      3. Der er kun 12/27 tilmeldte, hvordan får vi flere?
        1. Hane laver memes.
        2. Igen (for andet år i træk) kan de ansvarlige ikke komme. Vi prøvede at undgå dette ved først at uddele ansvaret til vores sommer møde, men det virkede ikke.
        3. Vi køber ind til lidt for mange, så hvis der er nogle der kommer til :)
        4. Stefan skriver ud om deadline for tilmelding 13/10 kl 22:00
      4. Det bliver mega hyggeligt <3
    2. RKG lokale oprydning
      1. Det er på tirsdag 18/10 kl 13
      2. Fælles morgenmad kl 11 matilde skriver ud om tilmelding
      3. Iben står for at købe nogle plastic kasser inden
    3. FUT-FUT-tur
      1. Hanehøj og Casper er i gang med at planlægge FUT-FUT tur
      2. Det er vist ikke lavet som et RKG event - måske skal vi lige ændre det?
      3. Det bliver den 19/11 wuhuu
      4. Forhåbentlig har Casper styr på det
    4. Halloween bar
      1. Kantinen er booket.
      2. Gruppen (Hanehøj og resten af bestyrelsen) skal tage sig sammen, wuehe
    5. Eksamensfrebar
      1. Kantinen er booket
      2. Casper og Kröll er ansvarlige
    6. Værgeaften
      1. 3 november jubiii
      2. JoJo, Gio og Freddy er ansvarlige
      3. Der er næsten booket lokale (det gamle bibliotek)
      4. Kan vi få penge til mad?
        1. Hvor mange penge er det? ca 3.500
        2. Vi vil gerne funde pizza, men så skal det også på PR (så der kommer mange folk)
      5. Vi skal have bestilt en masse soda osv ind (til både halloween fest og værgeaften)
      6. Kunne man lave en fane under dikubar sheetet, så man kan skrive sig på at rydde op og være på poster
      7. Gruppen sender beskrivelse osv til RKG bestyrelsen, som så vil lave et event
      8. Bestyrelsens oplæg
        1. Det skal ikke vare over en halv time
        2. Og det er den nye bestyrelse (med hjælp fra den gamle)
    7. Generalforsamling
      1. Det bliver torsdag den 27 oktober
      2. Det meldes ud i aften
      3. Bestyrelsen sætter en dagsorden
      4. Er der pizza? Ja det er der sikkert, vi ser på det Fiben
    8. Julefrokost
      1. Vi skal have meldt en dato ud
      2. Cafeen? har den 10, og Kantinen har den 16 (så den 17 er udelukket)
      3. Men biorevy har kantinen weekenden før, så det bliver nok nødt til at være den 10
    9. Hyggegrupper
      1. Vi har mange hyggegrupper der ikke har fået afholdt deres arrangementer
      2. Hvis folk har lyst så skal de bare give en gas og holde nogle lækre arrangementer
      3. Lad os lige minde folk om det til generalforsamlingen
  6. Vedtægter
    1. Paragraf 8 (hyttebumser)
      1. Lad os slette paragraf 8, fordi vi ikke længere skal vælge hyttebumser
    2. Førsteårsfestreglen
      1. Om vi skal have reglen eller ej? Vi vil gerne have det op med medlemmerne
    3. Tillidsrepræsentanterne skal med i vedtægterne, sådan at vi binder hinanden op på altid at have dem
    4. At man kan blive smidt ud hvis man bryder code of conduct, og at det ikke behøver ske på GF
    5. Ændring af regnskabsår til august til august , i stedet får januar til januar (så det følger studieåret i stedet for kalenderåret)
    6. Hvornår generalforsamling skal ligge (det skal op til diskussion hvornår det skal ligge) Freddy står for det
  7. Regnskab
    1. Vi er ret tæt på at have regnskabet færdigt
    2. Vi har gode 1,2,3 kasserer <3
    3. Det ligner at vi kommer til at gå i overskud i enden, men ikke vildt meget i overskud
    4. Vi har fået lorte mange penge i sponsorater, sygt godt gået
    5. Vi håber/tror at vi ender med at få et overskud på 25.000 (men det vides ikke helt endnu)
    6. Vi får et overblik over hvad der bliver brugt/tjent på forskellige ting (fx dikubar) på RKGF
    7. Vi kommer fremover til at køre regnskabet sådan at alle penge går ind gennem foreningen, så regnskabet ikke bliver misvisende miav
  8. Status på sponsorat ansøgninger
    1. SCIENCEPuljen
      1. De er måske gået bankerot
      2. Stefan er ikke længere i SCIENCPuljen
    2. DIKU Trivselspulje
      1. Vi har endelig fået penge til T-shirts (pga en misforståelse)
    3. Det kunne være virkelig nice hvis vi opdaterede wiki siden med retningslinjer til hvordan man søger sponsorater
  9. RKG medlemskaber
    1. Vi skal lave en purge (gerne live stream)
    2. Stefan gør det før GF
  10. Rengøring efter fester
    1. Status: vi har snakket med en person som virker optimistisk, og som vil komme med et konkret tilbud
    2. To be continued…
  11. Næste møde
    1. Det er ikke os, sååå deeet….
  12. Indkomne punkter
    1. Ingen indkomne punkter (de er blevet taget tidligere på mødet)
  13. Evt.
    1. Køb af kantinens automater
      1. Stefan har snakket med Kantineforeningen om at købe dem fri for automaterne
      2. Det blev præsenteret sidste mandag
        1. Primært var Kantinebestyrelsen bekymret for at overdrage automaterne, fordi der er meget usikkerhed i den aftale
        2. Men der blev fremstillet mulighed for at RKG kunne lease automaterne (og derfor få lov til at få lagerlokalet)
      3. Vi vil gerne fremstille et foreslag på RKGF så vores medlemmer kan godkende at vi stiller foreslaget til Kantinebestyrelsen
      4. Vi ved i enden af måneden om DIKU gerne vil sætte os sammen med Kantineforeningens vådrum
      5. Stefan har en masse drømme, og han snakker i lang tid om dem… snakke snakke
      6. Hvis vi har baren stående mere fast i kantinen, kan vi nok ikke komme udenom at betale moms
      7. RKG er villige til at skrive ind i vedtægterne at vi har aftalen, og at automaterne går tilbage til Kantinen hvis aftalen bliver brudt
        1. Men det kunne også løses med en leasing aftale (eller leje - vi er forvirrede over ord)
        2. vi skal vel stadig have nogle regler/aftaler for vådrummet hvis vi skal dele det, enten af den ene eller den anden grund
        3. Hvis vi køber automaterne så bliver det måske ikke så meget et problem at holde styr på hvad der går ind og ud af vådrummet
        4. Kunne man have en iPad lignende ting hængende på døren, hvor man registrerede hvad der forlod lokalet
      8. Vi kune godt lige få QR koder med indbygget besked (fx “DIKUBar”) Mikkel ser om det kan laves
    2. Nøgleboks
      1. Jaja, men hvad koster det?
      2. De koster 350 for en forsinkringsgodkendt nøgleboks
      3. Så den skal skrues i væggen i materialelokalet
      4. Det er godkendt at Fiben må beslutte om vi kæber den, vi vedtager det i chatten bagefter
    3. Wiki skrivedag
      1. Vi tager det op på RKGF om det kunne være fedt, og hvornår det skal være, og hvordan det skal organiseres.
    4. Mere oprydning
      1. Vi skal have opdateret hvor mange der er behov for om aftenen og dagen efter
      2. Men lad os kigge på det når vi har fundet ud af om vi kan få rengøring?
      3. Vi skal lave lister med hvad der kan udføres om aftenen. Det varierer hvor meget der kan nås, fordi nogle gnage bliver folk fulde osv.
    5. Hane behøver ik at godkende referat
    6. Folk i baren
      1. Der er ofte bartendere der ikke lige står i baren lige nu, og som går om bag baren og laver drinks osv
      2. Vi melder lige lidt ekstra ud om at man ikke skal gå bag baren når man ikke står i baren
      3. Den baransvarlige bestemmer, og de har altid ret skal meldes ud til Halloween baren
      4. Bare spørg om lov.
  14. Lukketpunkt

Action items

  1. [ ] Hane og Mikkel skal skrive wiki om 1. Nar
  2. [ ] Lee skal sørge for at Tour de Frebar arrangørerne får skrevet en wiki
  3. [ ] Stefan skal søge om penge til lydudstyr og kroketsæt
  4. [ ] Matilde skal lave liste over hvad man skal gøre som DIKUbar ansvarlig
  5. [ ] Listerne til DIKUbar skal opdateres (Matilde)
  6. [ ] Matilde står for at følge op på wiki ting (kig i referatet)
  7. [ ] Stefan undersøger mulighed for pantskur
  8. [ ] Stefan skal smide folk ud der ikke har betalt kontingent (event)
  9. [ ] Lee laver et sheet over medlemmer og aktiviteter
  10. [ ] Hane skal stå for RKG skjorter
  11. [ ] Matilde - undersøge muligheder for at SCIENCE gør rent efter fester
  • referater/bestyrelsesmode/2022_10-12.txt
  • Last modified: 2022/10/12 19:34
  • by matildebro